6 съвета как да управлявате ефективно отдалечен екип
разни / / October 19, 2023
Планирайте задачи, общувайте с вашия екип и наблюдавайте работата.
Нашият стартъп екип работи дистанционно, а служителите са разпръснати по целия свят – от Виетнам до Турция. Изглежда невъзможно да се организират всички: не можете да видите какво правят всички и какво е настроението им. Но го направихме.
Въз основа на моя опит написах ръководство как да подредя всичко, да организирам и мотивирам служителите от разстояние. Споделям го с вас.
1. Договаряйте споразумения и ги осигурявайте
„На брега“ обсъдете правилата с всеки служител:
- От колко часа и до колко работите?
- Когато трябва да сте във връзка.
- Възможно ли е да се решават работни въпроси в извънработно време?
По време на процеса обсъждайте спорни въпроси и записвайте споразумения в базата знания. В противен случай, ако замълчите проблемите, служителят ще започне да изгаря.
От практиката: за нас е важно хората постоянно да се учат и развиват. И ние напомняхме на екипа за това отново и отново, но срещнахме съпротива.
Оказа се, че момчетата не са знаели, че могат да правят това в работно време и че ние плащаме за обучението. Сега всички се учат: посещават курсове по дизайн и дори писане.
2. Планирайте
Заедно със служителите си определете цели за близко бъдеще и насоки за бъдещето. За да направите това, изпълнете мозъчна атака и изберете приоритетни идеи.
Например в началото на всеки месец се обаждаме на редактора и заедно съставяме план за съдържанието за следващия месец. Служителят предлага списък с теми за материали, а аз като мениджър съветвам какво си струва да се вземе предвид и какво е по-добре да се разшири.
За качественото планиране е важно човек да разбира обхвата на задачите и своите ресурси. Ако няма такова разбиране, той трябва да следи своята производителност. Ще ви помогне знак: в едната колона е записана задачата, а в другата - приблизителното време, за което се решава. По този начин служителят ще може да се позове на своя опит и да постави реалистични очаквания при планирането. крайни срокове.
Важно е задачите да имат смисъл и цели – какво правите и защо. Само в този случай служителите ще имат ясно разбиране за работата си и проектът ще има вектор на развитие.
3. Организирайте задачите си
Често стартиращите фирми работят само в месинджъра. Ние също започнахме по този начин, но бързо разбрахме, че Telegram не е достатъчен и подобна комуникация води до хаос и неразбиране кой какво е направил.
Ето защо е по-добре да използвате инструмент за проследяване на задачи и да визуализирате задачите канбан дъска. Ето как да го направите:
- Добавете задачи към виртуалната дъска.
- Разпределете ги в няколко колони, например „Предстоящо“, „В процес на изпълнение“, „В процес на преглед“, „Съгласувано“.
- Назначете отговорник за всяка задача и поставете краен срок.
- Преместете картите през колоните, докато ги попълвате.
Важно е да записвате задачите подробно и на ясен език - така че вашият колега и вие самите да разберете, когато се върнете към него.
За да организирате дъска Kanban, можете да използвате всяка удобна услуга. Например, ние работим в понятие. Услугата се предлага в Русия, безплатна е за малък екип (до 10 служители) и е лесна за използване.
В услугата сме създали филтърна система, за да можете лесно да превключвате между служителите и да виждате кои задачи се изпълняват, кои са готови и кои са закъсали.
Целият екип трябва да поддържа дъската. Всеки е отговорен към задачите си и постоянно ги актуализира. Да, отнема работно време, но всичко е под контрол. В началото служителите може да не са запознати с използването на инструмента. Продължавайте да им напомняте, че това е важно, докато екипът се адаптира.
4. Не превръщайте чатовете в бунище
За да поддържате връзка с малък екип, обикновен месинджър е достатъчен. Например събрахме всички работни чатове в една папка в Telegram.
Организирането на комуникация за голяма компания е по-трудно: броят на чатовете ще расте, те трябва да бъдат по-фино групирани. И тук са полезни корпоративни решения като Hangouts, Pachki, VK Teams или Myteam.
Уверете се, че комуникацията е само бизнес. И да обсъдим планове за петък или снимки на котки, можете да създадете отделен чат - такива наводнения са добри за изграждане на екип.
5. Разсейте илюзиите
Когато всички работят в офиса, настроението на екипа изглежда ясно. Но това е илюзия. Още повече илюзии се раждат дистанционно, защото в този формат има малко лични контакти. Ние не знаем как протича денят на един служител, какви трудности има или колко време отнема тази или онази задача.
Следователно задачата на лидера е не само да изисква отчети за свършената работа, но и да разсъждава заедно с екипа, да разсейва слепите петна и да търси точки на растеж за бизнеса.
За целта редовно извършваме:
- Среща на екипа в края на седмицата. Обсъждаме кой какво е направил, какво се е случило и какви проблеми има.
- Ретроспекция с част от екипа в края на месеца. Разглеждаме резултатите и обсъждаме какво можем да подобрим. Ако имате месечна статистика, това ще помогне.
- Срещи 1+1 по желание. Момчетата могат да се обадят на мениджърите си всеки ден и да поискат съвет. Вярваме, че вместо да се опитвате да решите нещо, в което нямате достатъчно опит, винаги е по-добре да се консултирате с колега. Не оставяйте служителите си на произвола — поддържайте връзка и ги подкрепяйте.
Идеалната продължителност на разговора е: до един час. През това време екипът няма да има време да се умори и спокойно ще продължи да работи.
6. Поддържайте база от знания
Не дръжте цялата информация в главата си: тя отнема силата ви и ви прави незаменим в лошия смисъл на думата. Освен ако не знаете как работи нещо, не можете прехвърлете задачата и отидете на почивка.
Запишете шаблони, инструкции, контролни списъци, запишете полезни контакти и емпиричен опит. Съхранявайте всичко на едно място, за да можете лесно да намирате данните.
Това опростява комуникацията, ускорява работата и ви позволява да избегнете повтарящи се грешки. Служителите няма да се налага постоянно да се дърпат един друг, защото всичко вече е организирано в папки, например в Notion.
Как да се грижите за вашия екип💼
- Какво да направите, ако вашият служител е изгорял
- Как да хвалите служителите, така че целият екип да работи по-ефективно
- Какво е предимството на собственическото мислене сред служителите и как да го създадете в екипа си