Как да се организира една готина събитие по своя собствена
Съвети / / December 19, 2019
Рома Stankevich
Продуцент на събития в съвместна работа "маса».
Искам да се организира събитие себе си. Откъде да започнем?
Помислете за това, идеята на събитието. Тя не трябва да бъде абстрактна идея, но много специфична цел. Ясно се отговори на три въпроса:
Това, което искам да се организира?
Така че можете да определи формата на събитието. Тя може да бъде страна, фестивал, Лекция или филм скрининг. Помислете за това, което публиката го правиш и колко хора искате да привлечете.
Къде е събитието?
Въз основа на размера, да реши какво имате нужда от място. Така например, затворено помещение за 200 души, аудитория за 500 души и открита зона за 70 души.
При приключване на събитието ще се проведе?
Изберете точна дата по-рано, за да имат време да направят всичко навреме. Една малка събитие за 100 души, може да се приготви за месец и музикален фестивал 1000 души - не по-малко от шест месеца. Колкото по-бързо да решите, толкова по-лесно ще бъде да се намери място.
Завършен идеята ще бъде: "Аз искам да се направи
техно парти на брега на морето на 31 август в чест на последния ден на лятото. За партията трябва да бъде най-малко 200 души и двама гост диджей. "Мога да направя всичко от себе си?
Едва ли. Много случаи и през деня само на 24 часа. Ето защо, за да събере съмишленици отбор по-добре, между които трябва да разделите всички задачи. Е, ако плакатите ще рисуват на дизайнера, за насърчаване на проекта - опитен SMM-специалист, и да се създаде оборудване - zvukach.
Не се страхувайте да делегира някои от функциите на другите. Основното нещо, че те се интересуват от резултата и те биха могли да разчитат на. Вие сериозно да направят живота ви по-лесно чрез възлагане на производителя на събитието. Неговата задача - да разреши всички въпроси и спорове, контролира екип и да поемат отговорност за това, което се случва.
Ако не знаете къде да търсите за правилните хора, за да помогне на онлайн услуги:
- EventCatalog.ru - най-голямата база данни за сайтове и изпълнители.
- theGIFTED - Незабавно търсене на работници и интересни герои.
- YouDo - търсене на доброволци или служители за малка такса.
Екипът е, какво да правя след това?
Направете списък на всички случаи. Вие със сигурност ще трябва да обмисли идеята за събитието, се определят в бюджета, да намерите и да се подготвят стаята, покани музиканти под наем оборудване за направа на банери, организира кетъринг (доставка и доставките на храни и пие). Не спирайте, докато до всеки от тях няма да бъде проверена.
Съберете в екип, да се обсъждат плана за действие и да възложат отговорности. Всеки има нужда да се разбере какво казва той. За всички задачи комплект краен срок.
употреба Trello или "Google Spreadsheets"За да работите със задачите. Удобно, когато има достъп до документа в целия екип.
Не забравяйте да си запишете всичко на новия брой на вашите контакти. По-добре да го направи на "Imya_Dolzhnost_Data събитие." Например, "Влад Фотограф 15.07." Така че няма да се объркате.
Страх ме е да забравите нещо. Мога ли да имам груб план?
Възможна. Стандартният план е както следва:
- Подредете срещи с доброволци, екипи и спонсори.
- Подгответе билети, хотел и трансфер до поканените гости.
- Поръчка дизайн и печат на брошури, плакати, маркови тениски и всичко останало, което трябва предварително да рисува и да отпечатате.
- Лизинговите и подготовка на площадката. Помислете за посетителите места, персонал, оборудване и паркинг. Хармонизиране на списъците от гости и организатори от собствениците на сайта.
- Предписват времето на събитието - че в определен период ще се случи. Трябва да знаете точния момент, когато се сервира храната, а когато каза олово.
- Наемете оборудване. Минималният набор от: лаптоп, тонколони, миксер, два микрофона, екран и проектор. В големи събития е полезно за комуникация с екипа на радио със слушалки.
- За да се преговаря с фотографа и видеографиата. Изпишете на заданието, да се споразумеят за условията и да подпише договор.
- Под наем на служителите: охрана, гардероб, сервитьори, чистене. Броят на хората, зависими от събитието. Възможно е да не се налага допълнителен персонал или доброволци могат да бъдат намерени.
- Намери лидера. Това е важно. От това ще зависи от настроението на гостите и общата атмосфера на събитието.
- Помислете през логистиката на как да избави хората, оборудването и храната до мястото на събитието и гърба.
Аномалия - в норма, а не изключение. Представяне на План Б за всяка точка: какво да правя, ако изведнъж се откаже в съда? И ако има проблеми с шума? И ако завали?
Аз не съм сигурен, че може да намери пари за проекта. Какви са възможностите ми?
Първо се изчисли приблизителния бюджет за събитието и да направи бюджет. Обърнете внимание на всички разходи: Помещения, оборудване, поканени гости, реклама, печат, логистика, кетъринг, екип. Например, цената на поканените гости включват продажба на билети, настаняване, храна, трансфери и такси. Разходи по команда: да плащат сметки за телефон, храна, закупуване подпори.
Когато разберете точно колко трябва да започне да се събират пари. Къде да ги намерим - това зависи от формата на събитието.
Ако се организира нещо социално значимо (фестивал на графити, научно-популярни лекции за ученици), можете да кандидатствате за стипендия, за да започне набиране на средства за Planeta.ru или привличане на доброволци.
Ако се прави с търговска събитие - за спонсор интересуват от PR поглед. Направете красив представяне и ясно да опише това, което се възползва от спонсора ще получи за участие в проекта си и това, което се изисква от него. Просто бъди честен и не обещават това, което не мога да направя. Вие ще имате по-голям шанс за успех, ако целевата аудитория на Вашето мероприятие, за да съвпадне с целевата аудитория на компанията-спонсор.
Ако организирате сватба най-добър приятел - Свържете приятели и познати. Те могат да ви предоставят на подходящо място, технология и управление.
Един добър начин за намаляване на бюджета на търговска дейност - за сделка с изпълнители и работят на бартер. Най-скъпите изпълнители - кетъринг и алкохолно бар. Сложи си условия, да предпише ясни мандат и не се колебайте да попитате за отстъпка.
Какво да търсите, да всичко е в разгара?
Важно всеки детайл, дори и броят на тоалетни и присъствие veloparkovki. Но има пет основни елемента, които определят успеха на всяко събитие:
- Light. Добра светлина - това е, когато на сцената се вижда ясно, светлината на прожекторите не е сляпа, а гостите няма да падне грозни сенки.
- Sound. Проверка на техниката на няколко пъти, настройте микрофона и се договорете със собственика на регламентите на стая на шум на площадката.
- Чистотата. Не боклук, мръсни етажа и неизчистени тоалетни.
- Security. Научете плана за евакуация и провеждане на обучение за екипи и доброволци. Всеки трябва да знае къде изходите спешни мерки, пожарогасители и първа помощ комплект.
- Температура. Никой не може да не бъде твърде горещо или твърде студено - това е необходимо да се провери циркулацията на въздуха и сервизното климатици. Удобни вътрешна температура през сезона топло - 23-25 ° С, на студено - 22-24 ° С Ако прекарвате музикален фестивал, температурата трябва да е по-ниска (20-22 ° C), защото след денс сцена изобщо определено ще бъде горещо.
Кой трябва да бъде координирано действие за да не бъде изхвърлен в полицията?
Трябва да се подготвят две известия: администрацията на града и до полицейското управление (ако събитието е по-малко от 2 000 души). Те могат да се изпращат по пощата или по куриер, две копия на всеки орган. Ако планирате събитие, което ще бъде повече от 2 000 души, трябва да изпрати допълнително уведомление до правителството на региона и на РПУ-.
Съобщението е написано в свободна форма: това е необходимо да се уточни, че желаете да кандидатствате, какво име и цел на събитието, къде и кога ще се проведе, колко се очаква от участниците, които организаторите. Примери актуализации търсят в интернет.
За да сключва договори с всички изпълнители, които ви снабдяват техника, кетъринг, или да дават под наем пространство. Преговаря ясно всички подробности и се уверете, че те са в съгласие. Например, ако се съгласи, че окончателното почистване на помещенията от собственикът на елемента трябва да бъде в договора.
Как да обявят събитието, за да за него най-много хора е възможно?
Дайте му име и лого. Нека дизайнерът ще изготви плакати и разработване на корпоративна идентичност. Направете проста сайт с информация за събитието - например, Тилда.
Изпрати прессъобщение с информация за събитието, какво, кога и къде ще похарчите, който организаторите партньори и заинтересовани страни. Опитайте се да лихвени журналисти. Не пишете прекалено суха и представя прессъобщения до специализирани медии - тези, които имат същата целева аудитория като вашето събитие. Свържете се с редколегията на повечето сайтове могат да бъдат намерени в публичното пространство.
Не забравяйте и за насърчаване на социалните мрежи. Създаване на събитие във Фейсбук, «VKontakte" и страницата за събития в Instagram. Run насочени реклами и дисплеи настроени правилно: тя трябва да показва само вашата целева аудитория на рекламния бюджет не се оползотворяват. Попитайте големите градски общности и блогъри да се говори за вашето събитие на страниците им. Ако не сте добър в SMM, прочетете блог "Netologii" - има много полезни материали за промоция в социалните мрежи.
Всичко е готово. Нещо друго, което трябва да осигури?
Бъдете напълно подготвени. На организатора винаги трябва да бъде зареден с телефон и интернет връзка, зарядно устройство, лаптоп замяна, удължителен кабел, HDMI адаптери за всички възможни конектори, стикери, ленти, няколко запалки, канцеларски нож, тиксо и болкоуспокояващи в случай болка главата.