Как и защо да планирате нещата с помощта на система за автофокус, която предполага да се доверите на интуицията

Каква е характеристиката на системата за автофокус

Той е предложен от британския специалист по лична ефективност и автор на книги за управление на времето Марк Форстър. Той смята, че сортирането на задачи въз основа на субективно мнение за техния приоритет е в най-добрия случай безполезно, а в най-лошия дори вредно. Затова Форстър създаде своята система за автоматично фокусиране, за да помогне за постигане на баланс между това, което изглежда най-спешно, и това, което изглежда най-важно.

„Автофокус“ ​​в този случай означава, че обръщаме внимание на задачата, която „вкопчва“ мозъка ни, и чувстваме, че той е готов да я изпълним. Не звучи много ясно и самият Форстър подчертава, че е трудно за обяснение, но лесно за усещане.

Според него системата за автофокус балансира рационалните и интуитивните процеси в главата ни – съзнателни и в безсъзнание. Рационалната част от нашето мислене е по-склонна да обърне внимание на по-спешни задачи, а интуитивната част е по-важна. Когато използваме системата за автофокус, и двете части еднакво решават върху какво да се фокусираме.

Форстър пишече този подход му е помогнал значително да увеличи обема на свършената работа, да намали нивата на стрес и да ускори рутинните дейности.

Как да използвате системата за автофокус

Методът на Марк Форстър включва пет стъпки:

1. Запишете всички задачи, които трябва да свършите, и ги прегледайте набързо, но не предприемайте нищо.
2. Върнете се в началото на готовия списък и го проучете по-внимателно, докато един елемент не привлече вниманието ви.
3. Работете върху избраната от вас задача, докато вече не искате да я правите.
4. Когато спрете да работите по задача, зачеркнете я от списъка си. Ако не сте го завършили, добавете този елемент обратно в списъка, но в края.
5. Продължете да разглеждате списъка и да изберете нещата, които ви „привличат“.

Ако ви е трудно да управлявате дълъг списък, разделя задачите в него на четири категории: нови, повтарящи се, незавършени и стари. Започнете деня с нова задача и когато усетите, че е време да спрете, изберете следващата от повтарящите се и т.н.

Ако не сте изпълнили нови задачи за деня, преместете ги в групата на старите. Повтаряйте процеса ежедневно, за да постигнете напредък във всичките четири категории.

Системата за автоматично фокусиране може да се почувства хаотична и неудобна в началото. Forster формулира няколко правила, които ще ви помогнат да извлечете максимума от него:

• Доверете се на системата. Дори когато изглежда невъзможно да работите без ясен план, продължете да използвате автофокус. Ако се фокусирате върху задачите, които сте избрали по този начин, постепенно ще започнете да зачерквате елементи от списъка много по-бързо.
• Придържайте се към здравия разум. Ако възникне спешен въпрос, незабавно се заемете с него. И преместете задачата, върху която сте работили преди, в края на списъка, за да не забравите и да се върнете към нея по-късно.
• Всеки път поставяйте датата до първата задача, която добавяте към списъка за деня. Това не е задължително, но ще помогне за проследяване на напредъка.
• Записвайте задачи, които трябва да бъдат изпълнени в определено време в календар.
• Преглеждайте списъка всеки път след дълга почивка от работа, например след уикенд или ваканция.
• Включете творчески задачи в списъка, като мозъчна атака или събиране на информация. Често те не се възприемат като пълноценни задачи, но могат да бъдат. И интуитивно ще усетите кога сте готови да ги направите.
• Не добавяйте лични неща към списъка, като обяд или час при лекар. Ако е необходимо, създайте свой собствен списък за тях и го прегледайте отделно от работния.
• Не редактирайте списъка. Същността на системата за автофокус не е да определя приоритетите предварително, а да се вслушва в чувствата ви тук и сега.