20 ефективни техники за управление на времето
Продуктивност / / January 06, 2021
1. Правило 1-3-5
Работните ви часове през деня са ограничени и правилото 1-3-5 ви позволява да го прекарате най-разумно. Същността му е следната: за един ден можете да направите само една голяма задача, три средни и пет малки. Общо девет са случаите, нито повече, нито по-малко. Правилото ще помогне за постепенното изчистване на развалините, като сте навреме и не преуморявате.
2. Правилото на трима
За тези, които не са в тон с числата или не могат да правят по девет неща на ден, Крис Бейли, автор наМоята продуктивна година", изобретен правило на три. В него се посочва, че правенето на трите най-важни неща всеки ден е достатъчно, за да бъдете продуктивни.
Вместо да пръскате енергията и вниманието си върху няколко десетки елемента от контролния списък, просто изберете трите най-важни задачи за деня и се съсредоточете върху тях. Изберете още три на следващия ден и т.н. Това ще ви държи фокусирани. Същото правило може да се приложи за определяне на цели за седмицата, месеца или годината.
3. Метод 10 минути
Имате ли някаква задача, на която сте не искам да започвам? Кажете си: "Ще правя това само за 10 минути и след това ще отида да си почина." Най-вероятно през това време ще бъдете въвлечени в работа и вече няма да можете да спрете.
4. Помодоро
Това система изобретен от Франческо Чирило, за да улесни подготовката за изпити. Помага за фокусиране на хората, които лесно се разсейват. Това е и добър начин да контролирате колко време отделяте за определена работа.
Ето как работи Pomodoro: взимате таймер и го настройвате на 25 минути. След това се съсредоточете върху работата си. Когато изтекат 25-те минути, почивате 5 минути и след това повтаряте отново. След четири цикъла ще имате голяма почивка от половин час.
5. Метод 90/30
Метод 90/30 използван от писателя и блогър Тони Шварц, съоснователя на Buffer Лео Видрич, литературния критик Бенджамин Че Кай Вай и предприемача Томас Опопонг.
Същността му е следната: работите усилено в продължение на 90 минути, след това почивате половин час и след това повтаряте цикъла. В този случай първите 90 минути, които отделяте за най-важната задача, която трябва да свършите през деня, а следващите сегменти, които отделяте за по-малко важни въпроси.
Според изследваниятаОмагьосаният свят на съня от специалиста от Йейл Переца Лафи, 90 минути е оптималното време, през което човек може ефективно да се съсредоточи върху една задача. И половин час е достатъчен за пълноценна почивка, което се потвърждава от изследваниятаСън и будност неврофизиолог Нейтън Клейтман.
6. Метод 52/17
Това е частна версия на предишния метод. Не е по-различно освен с цифри: работите 52 минути, а след това почивате 17 минути. Според експериментаПравилото от 52 и 17: Случайно е, но повишава производителността випроведено от службата за набиране на персонал The Muse с помощта на приложението DeskTime, тези времеви слотове ви помагат да останете продуктивни и да избегнете преумора. Затова използвайте метода 52/17, ако смятате, че не сте достатъчно силни, за да работите 90 минути направо.
7. Ядене на жаби
Методът е измисленЯжте тази жаба: Брайън Трейси обяснява истината за жабите мотивационен лектор и автор на книги за саморазвитие Брайън Трейси. Той нарича „жабите“ неприятни и трудни задачи, които трябва да изпълните, въпреки нежеланието ви. Направете едно нещо от самото начало на деня - изяжте жабата. И тогава ще ви бъде по-лесно: ще изхвърлите този камък от душата си и ще си осигурите добро настроение за целия ден.
8. Блокове от време
Списъците със задачи имат такъв неприятна характеристика: те абсолютно не дават представа колко време отнема този или онзи бизнес. „Купете хляб“ и „Краен отчет“ заемат един ред в списъка, но тези задачи са несравними по сложност и важност.
Календарът е много по-добър от списък със задачи: той ви позволява да контролирате визуално времето. Виждате голям блок и осъзнавате, че задачата не е лесна. Така че опитайте техниката “времеви блокове»: Поставете ги в календара и разпределете време за всеки според сложността на задачата. И докато правите тази или онази задача, не се разсейвайте от другите.
9. GTD
GTD (Първи неща) Дали системата за производителност е изобретена от бизнес треньор Дейвид Алън. Основните му принципи са следните:
- Запишете всичките си дейности и идеи на едно място, така наречената Входяща кутия („Входяща кутия“).
- Сортирайте периодично съдържанието на входящата си поща, като приоритизирате и определяте времето. Поставяйте бележки в папки според тяхното съдържание - „Работа“, „Дом“, „Пазаруване“ и така нататък.
- Провеждане на ревизии - изхвърлете ненужните бележки, зачеркнете приключените дела, преместете материали, които са загубили своето значение за архива.
- Когато всичко е планирано, продължете с изпълнението. Задачите, които могат да бъдат изпълнени за няколко минути, решете веднага. Други могат да бъдат делегирани или поставени в календар.
Можете да разберете всички тънкости на GTD в нашата лидерство.
10. ZTD
Лео Бабаута, автор на блога за производителност Zenhabits, смята, че GTD системата на Дейвид Алън е много сложна и изисква твърде много усилия. Той предлага своята система Zen to Done. За да го следвате, трябва да развиете 10 прости навика.
- Съберете цялата информация във входящата поща.
- Обработвайте всички записи, без да ги оставяте на заден план.
- Планирайте основните си цели за всеки ден и най-големите си цели за седмицата.
- Фокусирайте се само върху едно нещо наведнъж, без да разсейвате вниманието си.
- Създайте прости, кратки списъци със задачи.
- Организирайте бележките си в категории въз основа на тяхното съдържание, точно както в оригиналния GTD.
- Преглеждайте редовно бележките си и се отървете от ненужните неща.
- Опростете. Намалете списъка със своите задачи и цели, пишете кратко и ясно.
- За да се настроите за работа, поддържайте определено ежедневие.
- Правете това, което наистина ви интересува.
11. Канбан
Японски метод за производителност, което ви помага да следите какви неща правите, какво вече сте направили и какво трябва да направите в бъдеще. Kanban визуализира визуално работния процес.
Вземете дъска със стикер (или се регистрирайте с мениджър със задачи като Trello) и нарисувайте върху нея три колони: За да направите, Завършване, Готово След това напишете вашите дела на лепкави бележки и ги поставете в съответната колона в зависимост от това, което правите и какво вече сте направили.
12. Правилото за две минути
то правилото Е неразделна част от GTD, но може да се използва, дори ако не сте фен на техниката на Алън. Ако задачата отнема по-малко от две минути, направете я веднага. Така разтоварвате мозъка си, защото вече не е нужно да си спомняте този случай.
13. Нулева пощенска кутия
Нулевата пощенска кутия е измислена от писателя и експерт по изпълнението Мерлин Ман и работи добре с GTD. Ман го приложи имейли, но по същия начин можете да обработвате дела, документи, бележки и друга информация. Както подсказва името, целта на тази техника е да поддържа входящата ви поща празна.
В оригиналната GTD система Inbox продължаваше да трупа куп записи. Трябва да отделите време, за да ги подредите и е лесно да пренебрегнете нещо важно в опакованата входяща кутия. Ман препоръчва разглобяване на съдържанието веднага щом пристигне. Отваряте входяща поща и решавате какво да правите с всеки елемент: изтриване, делегиране, отговор, отлагане или завършване. Не го затваряйте, докато не извършите едно от посочените действия с всички елементи.
Освен това автоматичните филтри в пощата ще ви помогнат да спестите време, интелигентни папки и програми за сортиране документи.
14. Пресни или пържени
Fresh или Fried се превежда като „Пресен или пържен“. Тази философия е създаденаДоминирайте деня си със системата за приоритизиране „Пресни или пържени“ блогърката Стефани Лий. Според нея, когато се събудите сутрин, мозъкът ви е „свеж“, но с напредването на деня той „кафяв“. Това означава, че трябва да определите часа на вашето върхова производителност и успявате да правите всички най-важни неща на ден през този период. Ето как става това.
- В края на деня, когато сте уморени, отделете 15 минути, за да създадете списък със задачи за утре.
- Преместете най-важните задачи в началото на деня в секцията Fresh. Там се изпращат неща, които не харесвате - самите „жаби“. Те трябва да бъдат направени, докато все още имате сили.
- По-малко спешни, по-малко сложни и по-приятни неща отиват в раздела Пържени - тоест следобед, в зависимост от вашия график. Те ще натоварят мозъка ви по-малко.
- Следвайте списъка си на следващата сутрин. След това направете нова вечер.
Стефани препоръчва FoF на хора, които разберат всяка вечер, че са напълно изтощени, но не са имали време, въпреки че са работили по цял ден.
15. Метод на Айсберг
Рамита Сетхи, автор на „Ще те науча да бъдеш богат“, използва този метод, за да запази информация за по-късно. Работи по следния начин: записвате всички имейли, бележки, статии, списъци на едно място - например в услуга за водене на бележки като Evernote или Notion или като документи. След това разпространете тези материали, като използвате тагове, папки и категории - както искате.
Преглеждайте тази информация на всеки 4-6 седмици и обмислете дали тя може да бъде приложена на практика. Ако нещо е безполезно, изхвърлете го или го архивирайте. Това ви позволява да създадете своя собствена база знания.
16. Автофокус
"Автофокус" изобретенСистемата за управление на времето с автофокус експерт по изпълнението Марк Форстър. Тази система за планиране се вписва творчески хоратрудно се следват GTD.
Запишете всичките си дейности в бележник, без никакъв ред. След това преминете през списъка, изберете тези, за да приключите възможно най-скоро, и ги подредете. Когато спешните задачи бъдат решени, продължете с тези, които сега предпочитате. Ако не сте завършили нещо - преместете го в края на списъка, ще се върнете към това по-късно. И повтаряйте тези стъпки ден след ден.
17. Матрица на Айзенхауер
Тази схема установени от американския президент Дуайт Д. Айзенхауер. Матрицата има четири раздела за задачи: Не спешни и не важни, спешни, но не важни, важни и неспешни и спешни и важни. Разделете задачите си на секции и можете да разберете на какво отделяте най-много време и на кои задачи трябва да се обърне повече внимание.
18. 4D метод
4D е изобретен от Едуард Рей, мотивационен писател и консултант. Методът е предназначен да помогне на хората, които са ужасени при вида на списъка си със задачи и не знаят как да подходят към всички натрупани предмети.
Рей твърди, че трябва да запомните само четири думи за буквата D и тогава няма да отслабнете пред планините работа. Ето ги и тях:
- Направете - Ако ви е възложена задача, най-добре е да я направите сега и веднага да я зачеркнете от списъка.
- Делегат - когато не можете или нямате време да изпълните нещо, но имате относително безплатен асистент, прехвърлете задачата на него.
- Изтриване - Някои неща не са толкова важни. Изхвърлете ги, като ги премахнете за постоянно от списъка със задачи. Ако се опитат да ви наложат ненужни отговорности, научете се учтиво кажете не.
- Забавяне - Когато дадена задача е твърде голяма или не изисква незабавно изпълнение, тя може да бъде отложена. Но определено трябва да й определите ясни срокове, в противен случай тя ще остане мъртва.
Изберете задача, направете едно 4D действие с нея и след това преминете към следващата.
19. Време
Обикновено хората, които се опитват да бъдат продуктивни, следят времето, което отделят за важни неща, и напълно забравят да вземат предвид периодите, в които правят глупости. Този проблем се решава от техниката "Хранене на времето", която е измислена от експерта в областта на управлението на времето Глеб Архангелски. Позволява ви да разберете къде е прекарано времето ви, учи ви да бъдете по-внимателни към това, което правите и по-малко разсейване.
Вземете тефтер и запишете всичките си действия и колко сте ги извършили, с точност 5-10 минути. Записвайте работни моменти, преговори, срещи и дори време, прекарано в YouTube и в игри. Отделете няколко седмици за това. След това прелиствате тетрадката, разпознавате „хронофагите“ си наглед и правите заключения. Може би трябва да гледате по-малко забавни видеоклипове или да пиете кафе по-рядко, или вашият враг са телефонните разговори.
20. Метод на Тим Ферис
Тимъти Ферис е гуруто за производителност, който излезе със своето метод организация на работата въз основа на две правила. Първото е правилото 80/20, или Принцип на Парето, според която 80% от нашата работа може да бъде свършена за 20% от времето. Останалите 20% ще отнемат 80% от времето. Вторият е законът на Паркинсон: работата изпълва цялото време, отредено за нея.
Последствието от това, казва Ферис, е, че не е нужно да работите по-усилено, за да направите всичко - трябва да се съсредоточите по-добре. Позволете ви да работите с пълна отдаденост само 20% от работното време, но можете да повторите всички наистина важни неща. А останалите 80% могат да бъдат посветени на проста рутина, така че можете да се съсредоточите върху приоритетите и да избегнете преумората.
Ако искате да станете най-добрата версия на себе си - присъединете се към Голямото предизвикателство, изпълнявайте задачи и получавайте подаръци. Всеки месец подаряваме iPhone XR, а също така ще раздаваме пътуване до Тайланд за двама.
Участвам!
Прочетете също⏲
- Каква е разликата между производителността и ефективността и кое е по-важно
- 50 златни съвета за подобряване на производителността
- Справяне с прегарянето и възвръщане на вашата производителност