Тайните на бизнес имейл кореспонденция
Работа и обучение / / December 25, 2019
Какво е е-мейл? В съвременния бизнес свят, той е:
- Лицето ви. То се осъществява чрез имейл, можете да създадете позитивен имидж в очите на контрагента или развалят първото впечатление.
- Вашата работа инструмент. Много от комуникация с външния свят се осъществява чрез имейл. Така че добре във владение на инструмента, можете да опростите живота си страхотно.
- Мощен отвличане на вниманието. Външния свят се опитва да се свърже, за да отвлече вниманието и заблуда заблуждава чрез електронна поща.
От тези позиции и поглед към работа с електронна поща. Да започнем с един прост.
писма декорация
Аз използвам Mozilla Thunderbird клиент за електронна поща, така че аз ще говоря от неговия пример. Създаване на нова писмо и си отиват от горе до долу на списъка с полета.
Кома. Copy. Ск
Може би някой не знае, но "до" в Mozilla може да бъде променено на "Як" или "Ск".
- кого: Напишете основната дестинация или няколко дестинации, разделени с точка и запетая.
- копие: Напиши за това кой трябва да прочете писмото, но от които не очакваме реакция.
- Ск: Напиши за това кой трябва да прочете писмото, но трябва да останат анонимни за останалите получатели. Особено подходящо да се използва за масови писма на бизнес писма, като например известия.
погрешно в разпределението на масата, за да посочите получатели от поле "Copy" или "да". Няколко пъти в годината получавам писма, в които получателите изброени 50-90 в "копие". Налице е нарушение на неприкосновеността на личния живот. Не всички ваши получатели трябва да се знае кой друг, върху което работите подобна тема. Е, ако това е запознат с всеки други хора. И ако в списъка на конкурентни компании, които не знаят един за друг? Най-малко един трябва да бъдат подготвени за допълнително обяснение, тъй като най-много - край на сътрудничеството с един от тях. Не бъдете толкова.
правилно масовото изпращане изпратено до името си, както и всички получатели да поставите в полето "крият копието."
предмет
Значението на сюжетната линия, често писмено (понякога разумно) в техните корпоративни блогове професионални услуги изпращания. Но често има реч за продажба на писмата, в които сюжетната линия решава проблема с «имейл трябва да се отвори."
Ние също така да обсъди дневния бизнес кореспонденция. Тук е темата решава проблема на "писмо и на неговия автор трябва да бъде лесно да се идентифицират, а след това да се намери." И си старание, за да се върне при вас под формата на карма многобройни писма от отговор, само с представки Re: или FwdСред които ще трябва да се намери правилният писмото по този въпрос.
Двадесет писма - е в размер на един ден кореспонденция на средно управленско. На предприемачи и собственици на бизнес не говорят, те имат редица писма понякога надминава 200 и повече на ден. Ето защо, още веднъж: не изпращат имейли с празен тема.
И така, как правилно да се формулира сюжетната линия?
Ние сме в "небето" се препоръчва за външни букви пишат на сюжетната линия: "Небето .". В интериора - само съдържанието на сюжетната линия в трите пет думи без представки.
Грешка номер 1: Само името на компанията в сюжетната линия. Например, "небе" и всичко останало. На първо място, със сигурност сте един от компанията да комуникира с контрагента. На второ място, няма смисъл тема не допринася, защото името на вашата фирма, и така може да се види от адреса. На трето място, предполагам, как ще изглежда вашата собствена кутия с този подход към комуникациите? Подобно на това.
Той е удобен за гледане на такива теми?
Грешка номер 2: Наперен маркетинг заглавие. Това е страхотно, ако знаете как да пишат такива заглавия. Това е само дали използването е подходящо да се тези умения в бизнес кореспонденция? Не забравяйте, с цел бизнес сюжетната линия: не продаваме и да осигури идентификация и търсене.
погрешно | правилно |
Неща, за да си купят оси на разумна цена! | Търговска оферта за доставка на оси |
Ние трябва да се бърза да се консултира интерес! Родион е на път! | За да се хармонизират на акта на интереси проверка с Альона Ивановна |
ВНИМАНИЕ! Порфирий Петрович решен тайната на Разколников, и решаване на проблемите ни | Предложението на консултанта: психологическото приспадането |
»
Текстът на писмото
Има много ръководства за писане на текстове за различни поводи. Например, много полезна информация Максим Ilyahova, Александър Amzin и други майстори на словото. Съветвам ви да прочетете статиите си най-малко да се увеличи общата информираност и подобряване на цялостния стил на писане.
В процеса на писане на писма, ние трябва постоянно да се направят няколко решения.
учтивост въпрос. В началото на писмото може да се замъгли в учтивост или обич в духа на "Драги ми Rodia, за двама малко повече от месец, тъй като аз не съм говорил с теб в писмен вид, от който тя е страдание, а дори и друга нощ не спа, Аз мисля. " Много любезен и много скъпа, както по време, като писане на този пост, както и в рамките на един човек му четене. Кореспонденция след бизнес, помниш ли? Не писмо писане на състезание, а не на Разколников, майка и бизнес кореспонденция.
Ние уважаваме вашето време и получател!
Представяне и приличат на обстоятелствата на любовта има смисъл само в първото съобщение изпратено след заседанието на мимолетно по време на изложението. Ако това е продължаването на сътрудничеството или текущата кореспонденция, в първата буква в деня на писане: "Здравей, Джон", във втория и по-късно: "Джон ...".
обжалване. Винаги съм се занимава с въпроса, който да се превърне в писмото, ако броят на получателите. Наскоро написах писмо, адресирано до трите момичета на име Анна. Не се съмнявам, аз написах: "Скъпи Анна" Никога не скочиха. Но такъв късмет не винаги.
Какво става, ако получателят на три, или дори седем, и те не носят същото име? Можете да видите списък на имената: "Добър ден, Родион, Пулхерия, Avdotya и Пьотр Петрович." Но това е дълъг и отнема време. Възможно е да се напише: "Уважаеми колеги".
Аз за себе си използването на правило за прилагане на името на този, който стои в полето "До". А за тези, които са в копието не се прилага най-малко. Това обикновено е в същото време позволява да се определи по-точно един (!) Писмо до адресата и целта на това писмо.
цитат. Често кореспонденцията е разговор с въпроси и отговори - с други думи, диалог. Добра практика не да изтриете историята на кореспонденция и напишете своя отговор на върха на цитирания текст, който, се върнете на тази кореспонденция в рамките на една седмица, беше лесно да се чете на диалога от горе до долу в низходящ дата.
По някаква причина, настройката по подразбиране в Mozilla трябва да "Поставете курсора след цитирания текст." Препоръчвам го да се промени в менюто «Инструменти» → «Настройки на профила» → «Подготовка и насочени." Тя трябва да бъде така.
Целта на писмото. Бизнес писма са два вида:
- когато ние просто информира събеседника (например, доклад за извършената работа през последния месец);
- и когато искаме нещо от събеседника. Например, той се съгласи да приложената фактура за плащане.
Като правило, насърчаване на писма много пъти повече, отколкото на отчитане. Ако искаме да постигнем нещо от извора, че е много важно да се каже за това в писмо в обикновен текст. Призивът за действие трябва да бъде придружено от съобщение от името на и отидете на последното изречение в писмото.
погрешно"Порфирий Петрович, знам кой изсече една стара дама".
правилно"Порфирий Петрович, аз изсече една стара дама, моля, приемете моите арест на мерки уморени да страдат!".
Защо кореспондент задължително за да си мислите, какво да правим с това писмо? В крайна сметка, това може да отнеме и грешно решение.
Подпис на текст. Тя трябва да бъде. Особено всички клиенти за електронна поща ви позволяват да персонализирате autosubstitution подпис например класическия "С уважение ...". В Mozilla това се прави в менюто «Инструменти» → «Настройки на профила".
За да напишете или да не пиша контактите в подписа - един личен въпрос. Но ако по някакъв начин са свързани с продажбите - задължително е да се пише. Дори ако сделката не се извършва въз основа на комуникация в бъдеще, можете лесно да намерите в контактите на подписа.
И накрая, още една особеност на основния текст на съобщението за тези анкетирани, които не харесват (не може, не искат, не разполагате с време), за да отговори на вашите имейли. Посочва се в неизпълнение на тялото на съобщението. Например, "Порфирий Петрович, ако не идват да ме арестуват преди 12:00 Петък, аз считам себе си за да бъде помилван." Разбира се, срокът трябва да бъде реална (не е необходимо да се изпратят на примера в петък в 11:50 часа). Получателят трябва да е физически способен да прочете и да реши за Вашето писмо. Това "по подразбиране" ви освобождава от Ваша отговорност за липсата на реакция на събеседник. Както винаги, с използването на този чип трябва да се подхожда разумно. Ако човек е в срок и редовно отговаря на вашите имейли, този ултиматум е, ако не им навреди, малко участък или да доведе до решение да не се отговори на писмото точно сега, и да ви накара да чакам за петък.
прикачени файлове
Писма често с прикачени файлове: автобиография, бизнес предложения, оценка на разходите, рисунки, сканирани документи - много удобен инструмент, и в същото време източник на популярни грешки.
грешка: Огромно количество инвестиции. писмата идват често с прикачени файлове до 20 MB. Като правило, тя сканира, което някои документи в TIFF формат, с резолюция от 600 dpi. Кореспондентът на писмото почти сигурно виси за няколко минути в напразен опит да изтеглите предварителен преглед на прикачените файлове. И не дай Боже на опит получател да прочете това писмо на вашия телефон ...
Лично аз незабавно да изтриете тези съобщения. Не искам вашето писмо се появява в кошницата преди да сте прочели? Проверете размера на прикачения файл. Препоръчително е, че тя не повече от 3 MB бъде.
Какво става, ако повече от?
- Опитайте да зададете на вашия скенер в друг формат и резолюция. Така например, в PDF или 300 dpi сканиране получава съвсем разбираемо.
- Помислете за програма като WinRar архиватор или 7zip. Някои файлове компресират много добре.
- Какво става, ако огромна привързаност и сгъстяване, че не работи? Например, почти празна счетоводна база тежи 900 MB. Ела на помощ на съхранение на информация в облака: Dropbox, Google Drive, и други подобни. Някои услуги, като Mail.ru, автоматично се превръщат огромна инвестиция в позоваване на облак съхранение. Но аз предпочитам да управлява собствената си информация, съхранявана в облака, така че автоматизирането на Mail.ru не добре дошли.
И още една препоръка, не е съвсем ясно за инвестициите - тяхната име. Тя трябва да бъде разбираем и приемлив за получателя. След като ние сме в компанията приготвя оферта за име... нека да бъде Фьодор Достоевски. Получих писмо от ръководителя на проекта за одобрение от НК, както и прикачения файл е файл с име "DlyaFedi.docx". С управителя, изпрати ме това, диалог, подобно на следното:
- Уважаеми мениджър, вие лично сте готови да се подходи към този уважаван човек и му се обади в лицето Fedor?
- Там, уважаван като човек, всичко с името ми се обади.
- Защо сте прикачен файл, наречен "DlyaFedi"? Ако аз сега ще му пратя, мислите ли, че ще купуват нашите оси в това ръководство?
- Отивам след това да се преименува ...
Защо се готви бомба със закъснител - потенциалния срив клиент - или сами създавате допълнителна работа, като преименувате файла? Защо не веднага името на прикачения файл е вярна: "DlyaFodoraMihaylovicha.docx" или още по-добре - "KP_Nebo_Topory.docx".
Така че, с имейл като "лицето" е повече или по-подредени. ход Нека към електронната поща Преглед като инструмент на ефективна работа и говорят за това отвлича компонент.
Работа с писма
Е-мейл - е мощен отвличане на вниманието. Както при всяко отвличане на вниманието, по пощата трябва да бъде водена от затягането на правилата и графика за изпълнение.
Най-малкото, трябва да изключите всички уведомления за пристигането на пощата. Ако ви за електронна поща е настроен по подразбиране, ще получите сигнал и звуков сигнал, и примигна икона до часовника, и ще се визуализира на писмото. С една дума, направи всичко, за първи път откъсне от упорита работа, и след това да се потопите в бездната на непрочетени имейли и писма непосетени - минус един-два часа на живот.
Някой мощна сила на волята ви позволява да не се разсейваме от уведомлението, както и обикновени хора, то по-добре не е да изкушава съдбата и да ги изключите. В Mozillla Thunderbird се извършва чрез менюто «Инструменти» → «Настройки» → «Основна» → «Когато нови съобщения."
Ако няма уведомления, как да се разбере, че това е писмо?
Много просто. Вие сами, съзнателно заделят време да прави разбор на електронна поща, отвори клиента имейл и ще видите всички непрочетени съобщения. Това може да стане два пъти на ден, например на обяд и вечер или по време на престой, да речем, в задръствания.
Хората често питат как времето за реакция и спешни писма? Отговорът е: не е нужно спешни писма по пощата. Освен ако не сте работили в поддръжка на клиенти отдел (в този раздел работен график по електронна поща).
Ако има спешни писма, подателят ще ви уведомим по други канали - телефон, SMS, Skype. След това можете съзнателно да влезе в програмата за електронна поща и лечение на спешни имейл. Всички гурута на управление на времето (например, Глеб Архангел с неговите "правене на нещата") декларират стандартната отговор по имейл в рамките на 24 часа. Това е обичайното правило за етикет - да не се чака от отговорите събеседник мигновени по електронна поща. Ако има спешна писмо да нотифицира на бързи канали.
Така че, ние прекратихме уведомлението да се включат клиент за електронна поща на вашия график.
Какво да правим, когато отидохме до пощата и се дейности с титлата "правят това, за" е-мейл? Къде е началото и в края на тази работа?
Чувал съм много за системата за нула пощенска кутия, но за съжаление не срещна един човек да го прилагат. Необходимо беше да се измисли велосипед. Членове на тази тема трябва да Layfhakere. Например, "нула входящо». По-долу ще говорим за системата на нула пощенска кутия в моя интерпретация. Ще Ви бъда благодарен, ако GTD гуру посочи в коментарите, допълни или да се подобри системата е описано.
Важно е да се разбере и да се приеме, че електронната поща - това не е планировчик задача и архив за вашия бизнес. Ето защо, в папката "Входящи" винаги трябва да е празен. Ако дойдете за разглеждане са включени, не спирайте и не се разсейва, без значение какво, докато това се изпуска папката.
Какво да правим с спам в пощенската си кутия? Ние трябва да отидем последователно за всяко писмо, и да го премахнете. Да, просто го изберете и щракнете върху Delete от клавиатурата. Ако не можете да се накарам да изтриете буква, вие ще трябва да реши какво да прави с него.
- Можете да му отговорите на три минути? Трябва ли да му отговорите? Да, имаме, и отговорът ще отнеме не повече от три минути, след това се реагира незабавно.
- Запознайте се с необходимостта, но подготовката за отговор отнема повече от три минути. Ако използвате Scheduler задача, което позволява да конвертирате имейли в задачи, своя имейл в дадена задача и да забрави за известно време за това. Например, аз използвам абсолютно прекрасно обслужване Doit.im. Тя ви позволява да създадете личен имейл-адрес: препратено до него писмо, и тя се превръща в проблем. Но ако не разполагате с планировчика на задачите, трансфер писмото до подпапка "0_Vypolnit".
- След бърз отговор на писмо, превръщайки го в една задача или просто изследване е необходимо реши какво да прави с това съобщение: или да изтриете в определена папка за дълго съхранение.
Ето някои папки за дългосрочно съхранение, които имам.
- 0_Vypolnit. Имам една папка не съществува, но ако не разполагате с разписание, за пореден път, тук можете да добавите букви, изискваща подробно проучване. Тази папка също трябва да се почистват редовно, но с по-внимателен подход в специално отделено време за това.
- 1_Sprav. Тук сложих писмото с основна информация: добре дошли имейли с вход от различни уеб услуги, билети за следващия полет, и така нататък.
- 2_Proekty. Той съдържа архив на кореспонденцията на проекти и партньори, с които има текущи отношения. Разбира се, за всеки проект или партньор ликвидация отделна папка. Партньорът папка фолдна писмото не само от своите служители, но и писма от служители на "Heaven", свързани с този партньор. Това е много удобно: ако е необходимо, цялата кореспонденция по проекта на ръка след няколко кликвания.
- 3_Muzey. Тук съм, за да се къпете тези букви и премахване жалко, както и техните предимства са очевидни. Също така тук мигрират папки със затворена проект на "2_Proekty". С една дума, "Музей" съхранява първите кандидати за изтриване.
- 4_Dokumenty. Има писма с електронни образци на документи, които могат да бъдат полезни в бъдеще за счетоводния отдел, например, действа на равнения от клиентите на билети за пътуването. Folder в голяма степен идентични папки "2_Proekty" и "1_Sprav", но тя притежава счетоводна информация, както и в "2_Proekty" папка - управление. В "4_Dokumenty" - мъртъв информация, както и "2_Proekty" - Live.
- 5_Znaniya. Тук сложих само наистина полезно пощенски списък, към който аз искам да се върна във времето за вдъхновение или търсене на решения.
Има и други настройки в своя имейл клиент, важни за тази система. На първо място, в Thunderbird по подразбиране се проверява "Марк съобщение чете." Аз предпочитам да го правя съзнателно, така че в квадратчето! За да направите това, отидете в менюто «Инструменти» → «Настройки» → «Advanced» → «Четене и дисплей."
От друга страна, използването филтри. Използвах да се прилага активно филтри на подателя адрес автоматично препраща имейлите към съответните папки. Например, писма от адвоката преместени в папка "Адвокат". Зарязах този подход по няколко причини. Първият е писмо от адвокат в 99% от случаите, свързани с който и да е проект или партньор и следователно подлежи на движението в тази папка или партньор по проекта. Второ, аз реших да добавите осъзнаване. Вие трябва да решите къде да се съхраняват по-специално писмо, както и поглед за необработените публикации по-лесни за едно място - в пощенската си кутия. Сега филтъра се използва само за отдалечени папки редовно автоматично съобщения от различни системи, което означава, буквите, които не се нуждаят от решението ми. Филтрите в Mozilla Thunderbird са конфигурирани в менюто «Инструменти» → «съобщение филтри".
Така че, с правилния подход за електронна поща трябва да върви от 10 до 60 минути на ден, в зависимост от обема на кореспонденцията.
О, и още една. Вече сте деактивирали уведомяване за пристигането на нови съобщения? ;)