Как да управлявате електронна поща: 10 съвета от персонала TED
Продуктивност / / December 23, 2019
TED сътрудник Майкъл Makvoters блог на компанията, споделя 10 съвета, с които той държи, за по пощата.
Кой друг, освен редакторите и мениджърите на Тед да се говори за методи за борба с претоварен поща. Според тях, компанията получи стотици писма всеки ден, и брояч входящите имейли, някои служители отдавна надхвърлиха хиляда.
Майкъл Makvoters, UX-архитект TED, оферти за 10 решения на проблема.
В бъдеще, няма да имате повече време, отколкото е сега
Майкъл забеляза, че много отложи работа с електронна поща за по-късно, защото те мислят, че в някакъв момент в бъдеще те ще имат повече време да го направят. Не бъдете. Вашата оценка заетостта вероятно ще остане в следващата седмица, месец, година. Може дори да се радвам за това. Но същия период от време ще бъде за поста. Така че започнете работа с него в момента.
Опитайте се да се започне на чисто
Ето два начина да направите това:
- Отделете малко време и да се занимава с почистване на поща в няколко етапа. В зависимост от това колко съобщения имате, трябва да се десет обаждания до тяхното почистване. Ако се има предвид силно, се прекъсне работата на няколко 15-минутни сегменти.
- Отиди на разорен. Маркирайте три или четири часа и да направи от вашата папка "Входящи" идеал за чистота и ред.
Отделете малко време всеки ден
Според Майкъл, това е най-трудната част от плана. Трябва да се работи с пощенските си по няколко пъти на ден. Той съветва да отделят 15 минути на всеки четири часа и се занимава само с папката Входящи.
Ако писмото не е много важно - Премахване
Изкушаващо е да изпрати всеки малко важно писмо до дадена папка, за да се справят с него по-късно. Но ако писмото не заслужава вниманието ви точно сега, да го изтриете.
Отписване от пощенски всеки ненужен
Аз често страда от факта, че само премахва съобщението от безинтересна за мен писма. Майкъл също получи повече категорично:
Ако изпращането не се интересува от вас, не само за премахване на писмото, но се откажете от нея.
В долната част на всяка буква има бутон "Отписване" или от абонамент. Използвайте го по предназначение. И колкото повече, толкова по-добре. Можете също така да използвате услугата Unroll.me, което описахме тук. Той ви otpishet от нежелани пощенски списъци автоматично.
Ако съобщението все още е в папката "Входящи", прочетете това
Ако писмото е тествано, а вие не се отпишете и да го изтриете веднага, а след това да го прочетете. Ако това е кратко, прочетете веднага. Ако дълго, изпрати писмо до предварително създадена папка "Четене" и се върнете към него, когато ще има повече свободно време. Майкъл казва, че ако сте честни със себе си, минималния процент от всички писма ще попаднат в тази папка.
Отговорете на кратки писма е по-добре да се
Ако ви изпрати имейл, изисква бърза реакция, моля, отговорете... веднага. Не чакайте. След изпращане на отговор, премахване на писмото. Ако писмото е копие, изпратено до друг получател, а той не трябва да се знае отговор на въпроса си, го премахнете от получателите.
Съобщенията за пренасочване към колеги, ако те са в състояние да реагират по-адекватно
Пренасочване на съобщения с малко обяснение и да го изтриете от пощенската си кутия.
Engage сортиране
Всеки имейл услуга позволява на потребителите да създават папки. Това е най-добрият инструмент, за да се справят с претоварен поща. Аз създадох папка за работа, снимки, изследвания и други неща. Майкъл оферти за вършене папката "Проекти", "Други", "отговор по-късно." Основното нещо е, че да се чувствате комфортно.
Изберете правилното приложение
За мен, това приложение е станала пощенска кутия. Майкъл също го избрали. Но много опции. Можете да въведете в търсенето на Layfhakeru дума "поща", а името на операционната система, за която търсите клиент. Обещавам, че ще се намери нещо подходящо.
доведе до
Ако не можете да прочетете статията (кажи ми защо), ето кратък списък с всички стъпки:
- разглобявате папката "Входящи" в продължение на няколко подхода.
- Реши какво да прави с буквата, веднага след като става въпрос.
- От време на време, ангажирани в почистването на поща.
- Отписване от нежелани писма.