Ако имейл е претоварена, може би проблемът не е технология

Има огромен брой статии по темата за подобряване на различни системи за електронна поща. Но така или иначе, без значение какво правим, от време на време, ние започваме да мислим, че нашите в-мейл, че не е правилно, че това нещо не е достатъчно, за да бъдат продуктивни - и ние отново се ровя в настройките. Въпреки това, Джошуа Лиман (Joshua Лиман), уеб разработчик, казва, че е не е-мейл не работи правилно, и себе си.

Джошуа предлага да се прилагат в своята работа с електронна поща и в трите правила. Те ще ви помогнат да се справи с два пъти повече, и работа с електронна поща няма да доведе до отрицателни емоции.

Изключване на известията

Когато се появи на десктопа постоянно предупреждение, че имате ново съобщение, че е трудно да се поддържа от друг клиент за електронна поща. Защо конфигуриране десктоп клиент за електронна поща, за да проверявате електронната си поща на всеки 5 минути? Ситуации, в които трябва незабавно да отговорят на писмото, са много редки и обикновено хората предварително обаждане да се каже, че е било изпратено писмото. Всички други съобщения не изискват незабавна реакция и могат да почакат малко. Като общо правило, ако има нещо спешно, нормално хора разговор, но не пиша писмо и чака отговор.

Същото се отнася и постоянно отворени раздели с пощата. Обзалагам се, че ти си просто назад, за да проверите без причина всеки 10 минути. И ако трябва да монотонна работа или подготовката на следващия доклад, интервалът се намалява до 3-5 минути (добре, не се измие кристален полилей).

Направете устна договорка с колеги

Без значение как се организира работата на своята система за електронна поща, най-важното в този куп все още остава човешкият фактор. Имейли редовно плават между адреси. Но в отговор на тези послания се харесват, и всеки има своя собствена дефиниция за спешност. Някой смята, подходящ период от време за отговор на писмото в рамките на 1-2 часа. И кой е той, е от 8 до 24 часа. Т.е. Вашето писмо не отговори, а не защото системата на поща е счупен, а защото някой смята, че е валидно за да отговорите на следващия ден.

И ако с лични съобщения, всичко е много по-лесно, трябва да се обсъдят с колегите тези моменти. Ако знаете, че един колега стандартно време да отговори на писмото - 2 часа, и времето, необходимо за един час реакция, по-добре е да не се губи време и нерви и повикване. Или, като се има предвид всички тези функции, да изпращате имейли с въпроси, които не се нуждаят от спешен отговор по-рано.

Производителността vs. ускорение

Дейвид Леви (Дейвид Леви), професор в Университета на Вашингтон, смята, че в нашето общество често се бъркат с ускоряването на производителността. Всичко е направено бързо, но не винаги по-добре. Вместо да седне надолу и мисля, че е добре, а след това да изпрати кратък, но информативен писмо, което изхвърляме взаимно кратки съобщения, които постоянно ни разсейват и не извършва доста правото информация.

Оказва се, че сумата, която изразходвате повече време в четене на кратки, но безсмислени писма от едно задълбочено.

Непрекъснато подобряване на системи за електронна поща - това е чудесно, но не забравяйте, че регистрацията електронна поща и не реагират на писмото на системата, както и хората. Така че трябва да се научат да използват технологията, по такъв начин да общуват по-ефективно с други хора и да работят по-продуктивно.