Как стилът на бизнес кореспонденция помага да се направи правилното впечатление на адресата
разни / / May 04, 2023
Представете си: хрумва ви страхотна идея, решавате да я споделите с вашите шефове или клиенти, изпращате писмо или съобщение до месинджъра. А от другата страна четат и си мислят: "Е, какъв глупак го е написал!" Или: „Каква скука!“ И решават да не разглеждат предложението ви.
И не си скучен. И идеята беше добра. Просто сте пропуснали стила и сте създали грешно впечатление за себе си.
Какви са стиловете на писане
Стилът на кореспонденция може да бъде измерен по скала от разговорен до официален.
Движейки се по него, ние подчертаваме определени качества, опитвайки различни образи. Колкото повече вляво, толкова повече се набляга на откритост, искреност, динамика. Колкото повече вдясно, толкова по-забележими са качествата, свързани с нашата позиция, позиция, статус: консерватизъм, солидност, рационалност.
Различните ситуации изискват различни стилове. Ето вариантите.
"приятел" | Просто човек от улицата. Може би той е весел и мил, но адресатът не го вижда като професионалист, на когото може да се довери важен въпрос. | Ще бъде подходящо в приятелска кореспонденция, където нашите работни качества не са важни: основното е човекът да е добър. |
"Колега" | Все пак човек, но вече с определена тежест и авторитет. | Подходящо е да разкажете за вашето предложение на момчетата от вашия екип по проекта. Те ще разберат, че сте техен, но в същото време сте и професионалист, когото си струва да слушате. |
"служител" | Преди всичко носител на власт, но все пак „с човешко лице”. | Полезно е да изпратите оферта "нагоре". Благодарение на него лидерът ще види вашата сериозност, задълбоченост, опит. |
"изпълнителен" | Влиятелен функционер, на когото всичко човешко вече е чуждо. | Може да е полезно да кандидатствате с оферта към „инстанции“, публична служба или голям клиент с официална корпоративна култура. |
Ако ви липсва стилът, лесно е да развалите всичко. Например, ако пишем на колеги по същия начин, както се обръщаме към длъжностни лица („Изпращам предложение за намаляване на прекараното време за да изпълним нашите производствени цели”), тогава те най-вероятно ще решат, че искаме да покажем нашето превъзходство, да се издъним. И проблемът няма да се реши.
И ако се обърнем към шефа в стил „Приятелю“ („Има тема как да си свършим работата по-бързо“), тогава той може да си помисли, че му пише несериозен човек, който едва ли може да предложи нещо добре.
Как стилът на кореспонденция зависи от комуникационния канал
Можем да изпратим нашата оферта както по имейл, така и чрез съобщение до пратеник. Важно е обаче да запомните, че последният канал е по-„човешки“, неформален. А стилът, който ви кара да изглеждате като делови човек в имейл, може да изглежда помпозен, неестествен в месинджър. Следователно, когато преминавате към този комуникационен канал от пощата, си струва да направите корекция на скалата с половин стъпка.
Как езикът влияе на стила на общуване
Как да поддържаме желания стил в писмо или съобщение? Преди всичко си струва да обърнем внимание какви думи и фрази избираме.
"приятел" | "Колега" | "служител" | "изпълнителен" |
Разговорни изрази, жаргон: „Има тема“, „Яко“, „Поправете задръстванията“ и т.н. | Активни обороти: "Предлага се." | Пасивни завои: „Беше предложено“. | "Бюрократични" думи: "Предоставено", "Извършва се", "Дадено", "Присъствие". |
Неофициални призиви: „Момичета“, „Момчета“, „Маша, пейте“. | Лични местоимения: "Ние предлагаме." | Липса на лични местоимения: не „Ние предлагаме“, а „Фирмата предлага“. | Официални уводни фрази: „Ние информираме“, „Ние Ви информираме“. |
Да напишем "Нашите момчета са страхотни хора" - ще бъдем "Приятел". Посочваме, че „За нас работят отлични специалисти“ – ще станем „Колега“. Ако напишете "Във фирмата работят професионални специалисти", получавате "Служител". Е, ако "Членовете на екипа се отличават с наличие на професионализъм" - ние ще действаме като "Длъжностно лице".
Кога стилът на общуване позволява използването на емотикони и кога не
В съвременната кореспонденция ние формулираме мисли не само с помощта на думи. В хода на смешни или тъжни лица, сърца и дори изпражнения - емотикони. И те също влияят върху стила на автора и впечатлението за него.
Използвайки емоции, ние някак си казваме на адресата: „Ние сме отворени, модерни!“ Ето защо емотикони подхождат на живите и динамични „Приятел“ и „Колега“. Когато използвате втория стил, по-добре е да използвате "класическите" опции: усмивка, сърце, ръка с вдигнат палец. „Бъди“ също може да си позволи креативни емоджи като дяволчета и кака.
Е, сериозният „Служител“ и „Колега“ ще бъдат обезпокоени от емоджи: за каква солидност и баланс можем да говорим, ако съобщението е пълно с лица.
"приятел" | "Колега" | "служител" | "изпълнителен" |
😈 💩 🤮 😜 | 😊 👍 🔥 ❤️ |
Нека вземем два примера с помощта на емотикони.
1. Искаме да зарадваме нашите колеги с добра новина:
"Страхотна новина! 🔥 Нашият отдел спечели първо място в конкурса „Навреме на работа“. 👍Наградата е голям шоколадов будилник. Ела в HR. Всеки получава парче! 😊»
Трябва да изглеждаме отворени, живи, демократични и затова използваме стила "колега». И емоджитата се вписват идеално тук.
2. Обръщаме се към ръководството със сериозно предложение:
„Добър ден, Иван Юриевич! 😊 Предлагаме да обсъдим възможността за използване на нашето оборудване за увеличаване на производствения капацитет на вашата компания. 🔥»
И тук снимките не са на място. За нас е важно да изглеждаме сериозно, професионално, задължителен е стилът „Служител” – а емоджитата не пасват с него.
Трябва да сте особено внимателни в ситуации, свързани с негативизъм. Често използваме емотикони, за да покажем, че сме разстроени. Но ефектът може да бъде обратен.
Да приемем, че сте написали това: „Добър ден, Маргарита! Току-що разбрахме, че фабриката не може да изпрати поръчката ви навреме. 🤷♀️ Много съжаляваме! 😢»
Ще повярва ли Маргарита на огорчението ни? Не е факт. За мнозина емоджито все още е нещо несериозно, „играчка“. И Маргарита може да си помисли: „Ето ги измамниците! Пишат, че съжаляват, но сами рисуват лица. Те не съжаляват!"
Как структурата на изречението влияе върху стила
За да се "вместите" в избрания стил, трябва да обърнете внимание и на това как са построени изреченията в нашия текст.
Винаги има "герой" в конструкцията - този, за когото или за какво говорим. Обикновено той прави нещо: строи, мисли, пише, чете... И можем да разкажем на читателя за това по различни начини.
Нека да разгледаме как работи, използвайки примера на ред от стихотворението на Агния Барто.
Най-подходящият дизайн за бизнес кореспонденция: „Бикът върви, люлее се“. В него „героят“ е в субекта (ние го подчертахме) и неговите действия са посочени глаголи (маркирани с удебелен шрифт).
Този дизайн е подходящ и за "Приятел", и за "Колега", и за "Служител". Например: „Мениджърите обсъждат проект в заседателна зала“ или „Счетоводството е изчислило заплатите“.
Ако трябва да подчертаем тежестта и солидността си, можем да добавим 1-2 изречения с различен дизайн: „Велът изпълнява ходене и люлеене.“
Тук „герой“ все още е субект, но действието му вече се обозначава със съществително. „Разходки“ е станало „ходене“, „клатене“ е станало „люлеене“. Примери за такива предложения: „Мениджърите обсъждат проекта в заседателната зала“, „Счетоводството е изчислило заплати».
Моля, обърнете внимание: в този случай ние плащаме за допълнителна "тежест" и солидност с яснота. С такива изречения нашето писмо става по-трудно за четене, така че е по-добре да не злоупотребявате с тях.
Това обаче не е границата. Има по-формална конструкция: "Ходенето и люлеенето се извършват от бик." В него действието се обозначава не с глагол, а със съществително, а „герой” не е предмет. Примери за изречения с тази конструкция: „Проектът се обсъжда от мениджъри в заседателната зала“ и „Заплатите са направени от счетоводния отдел“.
Такива изречения са много трудни за четене. Те са свързани с читателя с езика на бюрократите - чиновника. Следователно те трябва да се използват само ако трябва да направим писмото изключително официално. Например, в страхотен иск, искане - така че адресатът да почувства: това е, шегите свършиха, след това съдът и затворът.
Избирайки този или онзи стил, ние излъчваме допълнително съобщение до адресата. Ето защо е по-добре да използвате този инструмент съзнателно, тогава той ще се превърне в ефективно средство за въздействие.
Прочетете също🧐
- 13 неща в бизнес кореспонденцията, които просто ме вбесяват
- Как да защитите имейл комуникациите: 6 съвета
- Етикет на дистанционния работник: как да се подготвим за онлайн среща