Правилото на трите часа: как да планирате работния си ден, за да свършите повече

Повечето стратегии за управление на времето не са универсални – те са подходящи за един човек, но напълно безполезни за друг. Оливър Беркман, плановик и автор на времето книги „Четири хиляди седмици: Управление на времето за смъртните“ сигурен: има едно правило, което ще бъде ефективно за всеки.

Това е правилото за три часа.

Отделете три часа всеки ден за предизвикателни или творчески задачи. Първо влезте график точно такива неща, а останалото време запълнете с дейности, изискващи по-малко усилия.

Как работи правилото за три часа?

Човек е в състояние да се занимава с работа, която изисква максимално психическо напрежение и концентрация, не повече от три до четири часа на ден. Същият закон важи и за творческите търсения.

Ето защо, когато планирате график за деня, си струва да започнете с най-трудните задачи. Не от тези неща, които ви се струват неприятни, но те няма да отнемат много енергия. И то с проекти, изискващи сериозни усилия. Обикновено се потапяте в такива въпроси с главата си, тревожите се много, ако нещо не се получи, и се радвате, когато видите своя

успех.

Не винаги е възможно да се отделят три часа подред за такива случаи в графика. Да, и не е необходимо - мозъкът ще се умори и ще изисква почивка. Опитайте се да планирате два периода от час и половина с почивка между тях, което ще ви позволи да се възстановите. Важно е да не разделяте активното си работно време на много малки интервали, защото няма да имате време да се потопите напълно в задачата всеки път.

Ето какво да правите най-много продуктивен Период:

• Помислете върху задачата, планирайте.
• Активно пишете, рисувайте, набирайте, рисувайте диаграми, анализирайте информация и правете изводи - с една дума, вършете основната си работа.

В началото може да ви е трудно да работите с максимална ефективност цели три часа, дори и с почивка. Искам да се разсея, да пия кафе, да проверя пощата и социалните мрежи. Не трябва да правя това. Фокусирайки се върху задачата, вие тренирате мозъка и се научавате да не губите фокус. С течение на времето ще се отървете от желанието да се разсейвате - през цялото определено време ще бъдете страстни към работата.

Може би три часа на ден няма да са ви достатъчни. Затова си струва да освободите още един в графика си - резервен. Но само един.

Ако всеки ден отделяте три до четири часа на основния бизнес и не си позволявайте бъди разсеян, ще можете да изпълнявате повече задачи, отколкото със стандартния осемчасов график.

Останалото време може да бъде запълнено с неща, които са ви по-лесни.

Защо не трябва да отделяте повече време за важни задачи

Нашата граница на внимание и ефективност е четири часа на ден. Още на петия час концентрацията пада, вниманието се разсейва. Ще ви бъде по-трудно да имате предвид всички подробности, неволно ще започнете да се разсейвате или просто да „увиснете“. Това ще увеличи броя на грешките.

Всеки от нас може да се напрегне и да работи ден-два или дори седмица, потапяйки се в задачата за 5-6 часа. Има обстоятелства, при които няма да се получи иначе - спешни или отдавнашни случаи ни карат да търсим резерви. Но не можете да работите в този режим дълго време и още повече постоянно. Ефективност ще започне да пада и ще отделяте повече време за същите задачи. Следващият етап ще бъде емоционално и физическо прегаряне.

Както показва опитът, три до четири часа е оптималният период, за да се потопите в задачата, да положите максимални усилия, за да я изпълните, но не преуморете.

Според този принцип построена техния работен ден, много известни учени. Чарлз Дарвин, автор на трудове за естествения подбор и произхода на човека, сядал да работи три пъти на ден. Два етапа продължиха час и половина, третият - час. Анри Поанкаре, френски физик и математик, работеше два пъти по два часа на ден. Може би именно този вид рутина е помогнала на тези хора да останат продуктивни за дълго време.

Защо може да бъде трудно да се приложи правилото за три часа

В началото може да се почувствате справедливи бъди мързелив. Какво може да се добави към работния график още една или две или три основни задачи. Например вземете следващата илюстрация, напишете план за друга презентация, изслушайте материалите на нова професионална конференция.

Това е трик на нашата психика: свикнали сме да бягаме през цялото време, да бързаме, да се стремим изпреварвам някого. В противен случай няма да имаме време, ще изостанем и ще загубим. И така, ще почиваме, когато сме напълно изтощени.

Оливър Беркман нарича това състояние на патологична продуктивност. И съветва специално да развиете важно умение: след три-четири часа работа върху сериозна задача, преминете към по-прости неща. Ще се върнете към трудните отново на следващия ден, когато възстановите силите си. Ако не сте успели да направите нещо днес, ще го завършите утре и ще го направите по-бързо.

Какво да правим в оставащите часове

За повечето от нас един активен работен ден не продължава три-четири часа, а двойно повече. Бенет Гарнър, автор книги „50 ощипвания, за да промените живота си“, съветва запълнете останалото време с неща, които също трябва да се свършат, но те няма да изискват прекомерни усилия.

През тези часове можете:

• Четете съобщения в месинджъри и отговаряйте на тях.
• Анализирайте имейл.
• Планирайте телефонни разговори и срещи и ги провеждайте.
• Направете график за следващите дни и уточнете план До края на месеца.
• Потърсете информация за следващи задачи.
• Подредете работния си плот, поставете завършени и текущи проекти в папки, изтрийте ненужните файлове.

Как да приложим правилото на трите часа

Можете да улесните процеса на планиране. За да направите това, първо разделете всички работни задачи в две колони предварително:

1. Основните проекти са тези, които ще завършите за три часа.
2. Допълнителни задачи са тези, които ще бъдат извън тричасовия период.

Когато композирате работен график, първо изберете задачите от първия списък и насрочете време за тях. В оставащите часове поемете задачи от втора категория. Те могат лесно да бъдат заменени или преместени в дневния график. А някои са лесни за прехвърляне към следващата седмица или следващия месец.

Основното предимство на тричасовия метод е, че след като изпълните основната задача за деня, ще знаете със сигурност, че сте постигнали сериозен напредък.

Това ще ви помогне да не се притеснявате, ако нямах време да направя нещо от допълнителния списък.

С течение на времето ще видите, че такава тактика ви позволява да изпълнявате всички приоритетни задачи навреме. Ще се уверите, че държите най-важните неща под контрол, като същевременно избягвате пренапрежението и прегарянето.