8 грешки, които карат списъците със задачи да не работят
разни / / April 22, 2022
Повечето от тях изобщо не са трудни за избягване.
Списъкът със задачи ви помага да планирате деня си ясно и да се съсредоточите върху важни задачи. Но трябва да внимавате: един недостатък - и този полезен инструмент се превръща в хаотично сметище, с което е невъзможно да се справите. Експертите по производителност идентифицираха някои от най-често срещаните грешки в списъка със задачи и как да ги избегнем.
1. Не записвайте нещата
Очевиден момент, но все пак си струва да си припомним: ако държите списъка със задачи изключително в главата си, тогава определено ще забравите нещо. Записването на нещата в хартиена тетрадка, в бележки на телефона или в документ на компютъра ви ще ви помогне да получите ясна картина, дори когато мислите ви започнат да се объркват от умора.
Социологът и мениджмънт треньор Джен Ягер отбелязва, че това също ви позволява да бъдете по-отговорни към задачите. „Различните неща, които ви дърпат в различни посоки, просто изчезват, защото имате ясен план пред очите си“, обяснява експертът.
2. Отнасяйте се към списъка си със задачи като към списък с желания
Разбира се, би било хубаво да приложите идеята, която ви хрумна преди няколко дни, но се запитайте: „Наистина ли искам да направя това днес?“
Експерт и автор по управление на времето книги „Чувствам се спокоен. Производителност и спокойствие в ера на вечни срокове ” Лора Вандеркам смята, че няма смисъл да добавяте към списъка онези задачи, които не планирате да изпълните. „Те също така ще останат неизпълнени, ако не ги изброите. В допълнение, това ще помогне да се избегне чувството за вина “, отбелязва експертът.
Създайте отделен списък за големи неща и проекти, които бихте искали да направите, но по-късно. Експертът по производителност Дейвид Алън нарича това списък „може би някой ден“. Този подход ви позволява да запазите идеите си и да не претоварвате ежедневния дневен ред.
„Не забравяйте, че списъкът със задачи е инструмент за производителност, а не магически списък с това, което бихте искали да постигнете“, напомня Джен Ягер.
3. Добавете твърде много задачи към списъка
Според Лора Вандеркам една от най-големите грешки е да бъдеш твърде амбициозен, когато правиш списък. По-добре е да го направите по-кратък и да приоритизирате задачите.
„Списъкът със задачи трябва да се състои от 3-5 задачи, които ще изпълните днес. Да, имате много повече проекти, които изискват внимание. Но в идеалния случай списъкът със задачи е вид договор със себе си. Обещавате си да изпълните точно тези задачи, без значение какви други неща изникнат “, заключава експертът.
А по-малко важните задачи винаги могат да бъдат разпределени в най-близките дни от седмицата или месеца.
4. Не разбивайте големите неща на малки стъпки
Често в списъка попадат неща, които изискват няколко стъпки да бъдат изпълнени наведнъж. Такива големи проекти трябва да се третират с повишено внимание.
Майк Варди, създател на блога за продуктивност Productivityist, вярва, че без да разделяте големите задачи на малки части, няма да постигнете максималния резултат.
Треньорът по продуктивност Грейс Маршал добавя това със смесен списък от големи, като изграждане на уебсайт и малки неща, като поръчка на нова партида визитни картички, много по-вероятно е да отложим големи проекти след.
„Това се случва, защото когато сме в режим на действие, искаме да поемем прости задачи, които определено можем да решим. Това е като пристрастяваща компютърна игра. Никога не ни се предлага да спасим света от зомбита или да намерим съкровище с една стъпка. Вместо това преминаваме през едно ниво след друго и изпълняваме всички мисии на свой ред“, обяснява Грейс Маршал.
5. неправилно изразен
Блогърът Майкъл Варди съветва винаги да използвате глаголи. Вместо кратки фрази като „Серьожа, имейл“ се придържайте към ясни фрази, например: „Изпращайте данни за продажбите на Сергей по имейл“.
„Представете си, че трябва да прехвърлите отговорностите на някой друг. Ако започнете описанието на задачата с глагол, ще бъде много по-лесно за човек да разбере какво се изисква от него. Вие сте от бъдещето и има този човек. Опростете задачата си и се отървете от неясни формулировки“, препоръчва Майкъл Варди.
6. Отнасяйте се към входящата си кутия като към списък със задачи
Ако оставите имейлите, които идват по пощата, да контролират деня ви, ще губите цялото си време в решаване на проблемите на други хора. „Нека бъдем честни: потокът от съобщения никога не пресъхва. Не е чудно, че се чувстваме така, сякаш нямаме енергия да правим нещо друго“, казва треньорът по производителност Грейс Маршал.
Помислете за вашите стратегически цели – амбициозни проактивни проекти, желания за годината или глобални насоки за развитие. Колко често нещо от това се появява във вашия имейл? Ако е рядко, тогава е по-добре да насочите вниманието си към други задачи.
7. Не отделяйте време за почивка
Периодичните почивки, като разходка в парка или петминутно дихателно упражнение, ви помагат да се презаредите и да натрупате сила. И това е не по-малко важно от изтриването на следващата задача от списъка.
„Много хора намират за безсмислено да добавят нещо „непродуктивно“ към списъка си. Въпреки това, малко почивка помага да се съсредоточите по-задълбочено и по-ефективно върху следващите задачи. Нека почивките са нещо естествено и безспорно за вас. Това ще балансира енергията ви, ще останете фокусирани и ще предотвратите изгарянето“, казва уелнес консултантът и психолог Лий Чембърс.
8. Избройте ненужните задачи
Винаги е хубаво да проверявате какво сте направили. Но това не означава, че си струва да добавите голям брой елементарни задачи към вашия график.
„Въпреки че има ползи от записването на малки дейности и навици, те имат много повече недостатъци. За нас става по-трудно да приоритизираме задачите, списъкът става по-сложен и понякога има токсична производителност, която води до преумора и отлагане. Освен това може да има фалшиво усещане, че успяхме да направим много за един ден, въпреки че всъщност се забърквахме с елементарни неща “, казва Лий Чембърс.
За малки навици и ритуали, като напомняния за приемане на витамини или упражнения, експертът препоръчва използването на специални приложения като проследяващи навици.
Прочетете също🧐
- Как бързо и удобно да планирате една седмица с помощта на списък за изпълнение
- Проста система за планиране за тези, които са уморени от управление на времето, цели и списъци със задачи
- 9 прости списъка, които ще ви помогнат да станете по-продуктивни