Как да помогнем на нов служител да се адаптира, ако работата е отдалечена

С началото на пандемията на коронавирус пазарът на труда се промени драстично. Интервютата преминаха в онлайн формат, компаниите преместиха служители на отдалечено място и за да кандидатствате за работа, вече не е необходимо да идвате в офиса.

В една непозната реалност отдавна установените методи за адаптиране на служителите престанаха да работят: сега новодошлите може да не се появяват в офиса със седмици или дори да живеят в друг град.

Как онлайн адаптирането се различава от обичайното

На пръв поглед изглежда, че работата от разстояние е чудесен вариант за начинаещ. Не му се налага да общува с бъбриви колеги, да губи време, за да впечатли „старата гвардия“ или да поддържа някакъв имидж. Всъщност цялата комуникация ще бъде делова и по-рядка.

И точно това е основната трудност на онлайн адаптирането. Новият служител се оказва без връзка с обичайния си офис живот. Той не готви в общ котел с корпоративни ценности: не говори с колеги по време на почивките, не общува ненужно с хора от други отдели и пропуска общите

дейност. И такъв човек едва ли ще има привързаност към уютен офис на красиво място. Така че е много по-трудно да мотивирате нов служител и да го/я задържите за дълго време.

Освен това в офиса и на отдалечено място инструментите за адаптация са значително различни.

А компаниите или използват неработещи схеми и не се справят с адаптирането на новодошлите към отдалечено място, или като цяло забравят за включване, когато става въпрос за отдалечено служители. Последните са оставени сами вкъщи и не им се предлага никаква помощ или насоки. И тогава хората бързо напускат компанията, без наистина да разпознаят никого.

Кои са основните задачи на онлайн адаптацията

Има две неща, които трябва да имате предвид, когато правите дистанционно въвеждане.

1. Важно е служителят да се почувства като част от екипа, дори и да не е в офиса. За това е необходимо постоянно да поддържате връзка с човека и своевременно да помагате при възникващи проблеми. И в нови условия всеки ги има.
2. Необходимо е служителят ясно да разбира какво се очаква от него и на какво самият той може да разчита. По-добре е да предоставите най-пълната информация за условията на работа, задачите и възможностите в първите дни.

От една страна, това ще помогне на новодошлия да избегне комуникационните дефицити и да се почувства по-добре в екипа, без да се чувства прекалено много стрес заради трудностите. От друга страна, това ще позволи на човек да разбере ясно своите отговорности. Второто предизвикателство е също толкова важно, колкото и първото: проучванията показват, че несъответствието на очакванията и реалността е често срещана причина за напускане. И така, тя беше тази, която беше нареченаПроучване на нацията за търсещи работа 2018 / Jobvite 43% от интервюираните служители от напусналите през първите три месеца на работа.

Кой трябва да участва в процеса на адаптация

По-добре е тези хора да се дефинират предварително, така че всеки ясно да разбира своите задачи и роли. В този случай има вероятност да останат някакви слепи петна. Струва си да привлечете към включване:

• Мениджър човешки ресурси. Организационната тежест ще падне върху него. Той ще трябва да изготви план за адаптация, да инструктира лидера и наставника и да представи новодошлия в компанията.
• Директен мениджър. Той е този, който поставя задачи, контролира работата, дава обратна връзка и решава ключови проблеми.
• Ментор. Може да бъде като едно от колегии лидерът. Менторът помага в ежедневните дейности, запознава със спецификата на работата и компанията, споделя лайфхакове и подкрепя начинаещия.
• Членове на отбора. По правило това са служители на отдела, в който лицето е получило работа. Тяхната задача е не само да участват в съвместни срещи, но и да застраховат и подкрепят новодошлия.

Как да организирате първия си работен ден за начинаещ

Основната задача е запознаване с компанията и служителите, както и определяне на работните задачи за близко бъдеще.

Запознаване с фирмените ценности

В някои компании на новодошлите незабавно се изпращат куп документи по пощата и им се предлага да се запознаят с тях. В резултат на това човек може да чете длъжностни характеристики и описания на продукти през целия ден, да гледа презентации само за мисията и ценностите на компанията.

Това не е най-добрата идея: важно е служителят първо да опознае корпоративната култура чрез реални примери и едва след това да консолидира информацията с помощта на документи и други материали.

Компанията и нейните ценности се обсъждат най-добре лично. За това е подходящо обучение на Welkam или среща с лидера.

Първият формат е подходящ, когато в компанията дойдоха няколко нови души наведнъж. В този случай е удобно да организирате онлайн конференция, където мениджърът по човешки ресурси или ръководителят на отдела по човешки ресурси ще говори за компанията. Важно е да разчитате на конкретни примери. Така че, ако ценността на организацията са хората, струва си да опишете как се грижат за тях (например се предоставя психологическо обучение).

Първа среща с лидера

Ако не е планирано уелнес обучение, мениджърът трябва да разкаже на новодошлия за корпоративната култура на първата среща. Също така трябва да се обсъди:

• задачите и отговорностите на служителя, колкото по-конкретни, толкова по-добре;
• технически аспекти на работата, например как се поставят и контролират задачите, има ли система за отчитане, какви услуги се използват;
• наредби за планирането и срещи;
• особености на взаимодействието с ръководителя по работни въпроси (къде и кога е по-добре да се пише);
• план за първия ден.

По време на разговор е важно да разберете няколко важни нюанса, за които начинаещите обикновено се тревожат:

• колко време отнема да изчакате отговор на задачите, преди да напомните за себе си;
• колко ясно е регламентиран работният ден и в кои часове и дни не можете да поддържате връзка (на разстояние хората често претоварват, така че е важно да се каже в кое време могат да си починат спокойно);
• как се формира графикът ваканциикога е възможна първата ваканция и за колко дни се дава;
• какви правила се приемат във фирмата по отношение на болничния и отпуските;
• в кои дни и в какви части се изплаща заплатата.

Среща с колеги

Тя може да бъде организирана от HR мениджър или директен мениджър. Необходимо е да поканите други служители на отдела, в който е дошъл новодошлият, включително ментор, ако ролята му не е поета от самия шеф.

Самата среща се прави най-добре в средата на деня, като например в Zoom. Като за начало помолете начинаещия да се представи. Ако е срамежлив, мениджърът може сам да опише новия служител и едва тогава да му даде думата.

Тогава нека разкажат за себе си колеги. Просто ги помолете да говорят предварително не само за трудовия опит, образованието, хобита, но и за тяхната област на отговорност и възможните точки за контакт с новодошлия. Благодарение на това той ще знае с кого и защо може да се свърже.

Среща с управителя в края на деня

Необходимо е да се разбере как е минал първият ден на служителя, какви въпроси е имал и какви трудности са възникнали.

За да избегнете едносрични отговори, можете да зададете допълнителни въпроси, които ще ви помогнат да анализирате по-добре емоциите и мислите на начинаещия:

• Какво ви хареса най-много? Кои неща предизвикаха приятни емоции и кои - безпокойство?
• Колко ясни и удобни са работните инструменти? Какви трудности срещнахте при използването им?
• Как човекът е разбрал своите задачи и отговорности? Може ли да ги опише подробно?
• Как служителят планира да организира работата си през следващите дни? Къде да започна? Какво очаква да постигне?

Как да организирате първата си работна седмица за начинаещ

На този етап е важно да осигурите на начинаещия спокойствие и увереност. Следователно, трябва да съставите ясен график с всички дела и проекти, в които служителят ще участва. Най-вероятно това ще бъдат различни онлайн срещи с участието на лидер, ментор или екип.

Освен това трябва да отделите време за:

1. Анализирайте бизнес процесите. Необходимо е още веднъж да се каже за всички организационни точки, разпоредби и стандарти, които са важни за служителя. Колкото по-добре последният разбира механиката на работа, толкова по-бързо ще може да се адаптира.
2. Опишете мотивационната система. Необходимо е тя да бъде напълно разбираема за начинаещ. Той трябва да знае как се изчислява заплатата, какви бонуси може да получи, какви KPI трябва да се свърши.
3. Предупреждавайте за потенциални проблеми. Във всяка работа има пречки, които могат да доведат до безизходица. Ето защо е важно да обсъдим най-често срещаните проблеми и да ви кажем как да действате в тези ситуации. По-добре е да предупредите начинаещия за всички възможни трудности.

Мениджърът свободно разглежда всички тези въпроси в първия ден от работата на начинаещия. Въпреки това е невъзможно да се асимилира толкова голямо количество информация наведнъж. Ще трябва да го повторите няколко пъти, за да не пропусне нищо на служителя. Освен това, начинаещ може да участва в няколко проекта наведнъж. И е важно да се анализира спецификата на всеки един от тях.

Как да организираме първия месец от работата на начинаещ

През този период трябва да изградите работен процес, така че е важно лидерът или менторът постоянно да наблюдава новодошлия и да е във връзка. Това ще ви позволи да контролирате и ръководство служител и не оставяйте сам с проблемите.

Най-удобният начин е да взаимодействате чрез онлайн системи за настройка на проблеми. С тяхна помощ можете да проследявате работния процес и часовете на дейността на служителя (например, когато той създава задачи или по принцип е в системата). Това ще предотврати извънреден труд или, обратно, ненужна небрежност. И също така – да разберете кои задачи създават повече проблеми за начинаещ.

Особено внимание трябва да се обърне на обратната връзка. Тя трябва да бъде конструктивна, ясна и последователна. През първия месец е по-добре да общувате с новак поне няколко пъти на ден, като използвате видео разговори или мигновени съобщения. По време на такива разговори трябва да изясните задачите, да подредите грешките, да помогнете да се справите с трудностите и да успокоите, ако нещо се обърка.

Това не означава, че е необходимо да се следи действията на всеки начинаещ. Основното нещо е ясно да му поставите задача, да дадете всички необходими данни, да установите критерии за оценка и да определите как и кога служителят ще получи обратна връзка за свършената работа.

Как да оценим резултатите от адаптацията

Въпреки че изпитателният период често продължава три месеца, до края на първия служителят трябва напълно да се адаптира към новата работа. Твърде дългият процес на въвеждане е нерентабилен бизнес в крайна сметка реалните резултати са важни.

Ето защо след резултатите от първия месец работа е полезно да се проведе онлайн среща за новодошлия с ръководителя или HR мениджъра. По време на разговора си струва да проведете малка анкета.

• Колко добре работата отговаря на личните очаквания? Кои моменти харесваш и кои те смущават?
• Как е структурирана комуникацията с колегите? Колко бързо и ефективно успявате да разрешите работните проблеми с тях? Какви са проблемите?
• В каква посока човекът планира да се движи в рамките на работата? Какви са вашите лични цели и задачи?
• Ясни ли са основните цели на компанията? Свързани ли са с работните задачи?
• Какви емоции предизвиква работата във фирмата? Колко тревожен или забавен беше първият месец?
• Имахте ли технически затруднения при работа с услуги в рамките на компанията?

Отговорите на тези въпроси ще помогнат да се прецени колко уверен и спокоен е новодошлият, дали е в настроение за работа във фирмата и какви проблеми трябва да бъдат решени.

По време на срещата също е важно да дадете подробна обратна връзка: обсъдете с новодошлия неговите силни и слаби страни и не забравяйте да похвалите. Когато се обсъждат умения, които изискват развитие, трябва да се направят конкретни препоръки. Ако мениджърът смята новия служител за много обещаващ, тогава на последния може да бъде предложено допълнително обучение още на този етап.

Ако разговорът е продуктивен, тогава ще се окаже, че ще увеличи лоялността на служителя и увереността му, че той ще може удобно и ефективно работа за тази фирма.