7 съвета за подпомагане на оцеляването на предприемачите
Съвети Продуктивност / / January 02, 2021
1. Разделете работата на отделни етапи
Бизнес процесите са непрекъснати, редовни и еднократни, мащабни и сравнително кратки. Но всеки от тях може да бъде разделен на етапи или повторения.
Кой точно зависи от спецификата на вашия бизнес. Най-универсалният подход може да изглежда така: „Подготовка“ - „Изпълнение“ - „Мониторинг на резултатите“ - „Обратна връзка“. Може да включите стъпка „Отлагане“ в тази верига и това е напълно добре. Основното е да представите пълната картина и да не забравяте за споразуменията и обещанията.
Техниките за управление на проекти помагат за ефективно планиране. За малките екипи и малкия бизнес са удобни гъвкавите методологии (същата Agile). Някои от тях може да работят за вас:
- Scrum Е едно от най-популярните въплъщения на Agile принципите. Всички задачи се събират в изоставането, работата по проекта е разделена на спринтове, за всяка от които се избира осъществимо количество задачи, като се отчита сложността. Резултатът от всеки спринт е работещ продукт, който се подобрява отново и отново.
- Kanban е интерактивна карта на заетостта. Може да се композира за мен или за малък екип. Нуждаете се от дъска и стикери. Таблото е разделено на три колони, като са посочени основните етапи: „За да се направи“ (За да се направи), „Завършване“ (Извършване), „Готово“ (Завършено). Можете също да добавите колони за неспешни или неспешни задачи. Всяка част от дъската трябва да бъде изпълнена със стикери, които мигрират от колона в колона, докато работите.
- Шест сигма (6 сигма) е техника, при която проектът се разделя на етапи. Всеки етап от своя страна е разделен на пет стъпки: дефиниция, измерване, изследване, разработване и контрол. Подходът работи добре в разработването на софтуер и производството на всякакви размери, от шивашки до шивашки бижута.
2. Определете приоритети и ясни срокове
Решаването на задачите, които идват, не винаги е ефективно и изгодно. Освен това новите задачи се появяват постоянно - а понякога и съвсем внезапно.
Невъзможно е да се разбере необятността, дори и да работите денонощно и напълно да се отдадете на любимата си работа. От друга страна, винаги има изкушението да правите това, което ви харесва, а останалите да изтласкате в далечен ъгъл.
Основният ресурс на вашия бизнес сте вие самите. И този ресурс не е безкраен. Знаейки това ще ви помогне да приоритизирате и честно да зададете строги срокове. Имайте предвид, че правенето на бизнес „за душата“ е лукс. И ако целта ви е резултат и полза, те трябва да бъдат поставени на първо място, а не удоволствие.
Добавените задачи се сортират автоматично. В резултат на това можете да видите какво трябва да се направи днес, утре и по-късно, както и кои задачи вече са просрочени. Сортирайте случаите по дата или по реда, в който са били добавени, и потърсете нужните ви по думи от описанието.
И ако свържете задачи с клиенти и продуктови карти, ще получите не просто комплект електронни стикери, а удобна и разбираема интерактивна система.
Опитайте Workzen
3. Направете списък със задачи
Много действия се повтарят редовно. Това, например, поръчване и получаване на стоки, подготовка на магазин за отваряне, инвентаризация, изчисляване на заплати, обаждания до клиента да каже как напредва работата. Един ден всичко започва да отнема твърде много време.
Често просто няма време за някои задачи, които изглежда не са от най-висок приоритет. Няма време за разглобяване на документи или актуализиране на софтуер, преброяване на салда или намиране на нови доставчици. Неща като това се трупат и отнемат времето, парите и нервите ви.
Изход има: просто сложете всичко в ред. Звучи по-просто, отколкото е в действителност, но може да се направи за една вечер. Направете списък със задачи на плановик или календар и напишете до всяка задача колко често трябва да се изпълнява и колко време отнема.
И процесът на планиране може да бъде оптимизиран чрез дигитализирането му. Това е мястото, където дъската kanban отново е полезна и можете дори да го направите в Google Sheets. В колоната Задачи подредете задачите в низходящ ред по важност с дати или направете списък за всеки ден на отделни листове. Това помага за равномерно разпределение на натоварването или планиране на задачи за дни, когато има по-малко друга работа.
С такава таблица винаги ще сте наясно колко рутинни задачи вече са изпълнени и какво е изтеглянето ви в момента. Дори да не сте на работа, винаги можете да отворите таблото със задачи от телефона си.
4. Делегирайте
Вие сте единственият бизнес лидер, което означава, че времето ви е безценно. Има задачи, които само вие можете да изпълните. Но няма толкова много от тях, останалите могат и трябва да бъдат делегирани. Дори ако можете технически да поправите компютъра сами, да измиете подовете или да приемате поръчки, това ще струва твърде много на вашия бизнес.
Ще стане по-лесно, ако знаете точно колко струвате на час. Например вашата месечна нетна печалба е 100 000 рубли. За удобство, нека си представим, че има 20 работни дни за 8 часа в месеца. Това означава, че печелите 625 рубли на час. Сега сравнете тази сума с разходите за работата на чистачката, куриера и други специалисти, на които биха могли да бъдат поверени някои въпроси.
Задачи, които определено си струва да се делегират:
- трудоемко и не носи радост;
- изискващ груба сила;
- монотонен и рутинен.
Какво точно може да бъде делегирано:
- поддръжка на оборудване;
- доставка, изпращане, опаковане;
- счетоводство;
- правна подкрепа;
- еднократни задачи, които е малко вероятно да бъдат повторени.
Кое е по-добре да не се делегира:
- вземане на важни бизнес решения;
- стратегическо планиране;
- контрол на изпълнението на важни етапи;
- наемане.
Окончателното решение, разбира се, винаги е ваше. Много зависи от спецификата на бизнеса.
5. Опростете комуникацията с клиентите
Вашите клиенти са ваши работодатели. Но често се налага да отделяте твърде много време за тях.
Това се случва по две причини:
- Първоначално предоставяте твърде малко информация или не можете веднага да отговорите на всички въпроси на клиента.
- Имате информация за клиенти в три различни пратеника, бележки на смартфон, тефтер и купчина визитки.
За да получите по-малко същите въпроси, актуализирайте уебсайта си и социалните мрежи, кажете ни повече за вашите продукти и услуги, добавете снимки и видеоклипове. Също така създайте формуляр за обратна връзка, за да се подготвите за разговора с клиента.
Разширено ниво: поръчайте чат бот. Той ще може автоматично да отговаря на съобщения в незабавни съобщения.
Информацията за клиента може да бъде свързана със задачи и поръчки. По този начин, вие винаги ще бъдете напълно въоръжени: в Workzen е лесно да намерите данни за хора, и цени, и срокове, и стоки, и документи.
6. Анализирайте работата си
Ефективността на всеки бизнес не е постоянна. Понякога надминаваме собствените си очаквания, понякога грешим. За да направите крачка напред, струва си да се върнете назад и да анализирате какво е направено и какво не.
Дори да работите за себе си и никой не изисква KPI от вас, трябва да си поставите ясни цели и да постигнете определени резултати. Ако реалността не съвпада с очакванията, трябва да спрете и да разберете какво се е объркало.
Често пъти бизнес представянето пада по ваша вина. Например стоките не бяха доставени навреме, партньорът ви се разболя и по време на празниците имаше по-малко клиенти. Това не са вашите грешки, но следващия път можете да сведете до минимум риска от повторение. Например, намерете няколко доставчици, свържете аутсорсинг компания, поръчайте предварително реклама в социалните мрежи.
Най-важното е да не изгорите и да не бъдете разочаровани от бизнес, който е започнал да запада. Всичко във вашите ръце. Направете изводи, запишете хиляда точки опит и продължете напред.
7. Планирайте ваканцията си
Почивката е изключително важна, особено когато работите за себе си. Ако се посветите на това, което обичате 24/7, ресурсите ви няма да издържат дълго.
По-добре не рискувайте. Планирайте ваканцията си предварително, вземете уикенд, позволете си да се разсейвате от работа на почивка, само ако има сериозна непреодолима сила.
Ами ако трябва да работите, докато другите си почиват? По-добре си. Направете дни на лична свобода в сряда и четвъртък и спестете от пътувания в нисък сезон. Не се опитвайте да работите, когато е малко вероятно приходите да покрият разходите. По-добре да си починете и да натрупате сили, за да ударите джакпота в пика на сезона.
В крайна сметка целта ви е бизнес с цел печалба, а не заради самия бизнес. И за да постигнете това, трябва правилно да планирате работните процеси, постепенно да оптимизирате и усъвършенствате бизнеса си, така че в крайна сметка да имате добро и много почивка.