Как да се организира работното си пространство и време в офиса

Всичко започва от работното място.

Г. Карнеги

Работата започва от работното място и организацията му. Разбира се има и изключения под формата на творчески и уникални личности, за които проблемът не е толкова важно. Но дори и те имат своя собствена система от творчески безпорядък, макар че те не признават. Повечето хора работят за редовни маси в традиционния офис пространство, както и следните съвети са предназначени за тях.

десктоп

Правилното работна среда определя съзнанието на прав ритъм. Вие не пази къщата си пълна бъркотия, а вие знаете къде е това. По същия начин, на работното място: всичко трябва да бъде на местата сиИ нищо допълнително, което може да отвлече вниманието от основната задача.

Как започна всичко, когато дойде само за работа? С работен плот. И обикновено има купища документи, разпръснати канцеларски, чаши, някои безполезни suvenirka и прах на компютъра. И това, което е вътрешното състояние на тези работни места? Несъбраните. Ти си толкова, разбира се, няма да се счита, но подсъзнанието вече реши всичко. Какво ще кажете за реалност, като вас. А съзнанието на тази идея се е ускорил, а духът ви е вече не.

Постоянно се запази вашия работен плот в ред. Започнете деня си с кърпичка, прах, се контролира осветлението, запишете на полезна информация за стикерите, измийте си чаша кафе, попълнете си календар - да се работна настроение. Тези прости стъпки ще даде енергия за последваща работа.

Идеалният работното място - инструмент за работа, удобни осветление, необходимо канцеларски материали и семпли мебели за служителя.

Как да работа: изправено или седнало положение? Вие решавате. Аз вярвам, че седи по-добре, но не забравяйте да си вземе почивка: разходка, направете малка тренировкаДишай свеж въздух, за да се издигне до 2-3 етажа на горния етаж. Моят режим на работа: 45 минути - задача, без прекъсване, на 15 минути почивка, след 01:00 часа на непрекъсната работа и на 15 минути почивка. Така изграден работен ден.

Да не забравяме и за собственото си шкафче или архива, тъй като всеки служител е винаги натрупва личното му досие или хартия файл. Също така, в сейф за съхраняване на лични неща, които не искат да парадират. Всеки рафт и шкаф трябва да изпълняват своята функция и не се припокриват с други елементи. Така че това ще бъде по-лесно да се работи с документи и различни аксесоари.

електронно управление на документи

грим архивиране тяхното развитие, документи, проекти, сервизна информация, съхранявана на вашия компютър и да ги изпращате на сървъра на компанията, или облака.

Колко усилия и нерви хората прекарват заради загубена информация! Компютърен срив, затвори, някой случайно изтрити важни данни. Не повтаряйте грешката си и да направи резервни копия. Не позволявайте на обстоятелства вас и вашата работа контролират.

Не инсталирайте ненужни приложения, повечето от необходимите операции се извършват в стандартни софтуерни пакети. Ако владеете добре известно средство за работа, питам за насоки или IT-отдела на неговия монтаж, като причина за нейното ефективно работа в нея.

Друг прост съвет: опитайте да се придържате към електронния му пространство за нещо, което човек. Ако сте доволни от услугите на "Яндекс", изберете ги, ако услуги на Google - работа с тях. Ще разберете, че всички силните и слабите страни на инструментите, и също така ще бъде в състояние бързо да настроите системата си на ново място. Не винаги състезание за пресни програми оправдано.

На работното място, да създадете свой личен прост електронен йерархия. Трябва възможно най-скоро, за да намерите всички ваши стари документи. Това е особено важно, когато се изисква незабавно да реши нещо и сте пропуснали, където се съхранява тази информация.

Всички най-важните документи се сканират. Много работници конфликти между подразделения да възникнат в резултат на някои загубени важни документи.

планиране

Забелязали ли сте, че работата понякога се превръща в каша: много задачи, разговори, срещи, проверка на документи. И вие сте в по стръмнината безкрайно. Струва работа, но това едва ли може да се нарече работа. Зад всичко това не може да види цялостната картина на това, което се случва, и това е един от проблемите на съвременното изпълнение: действия имат резултати, също, но те не са много видими в рутината.

За това не е, то трябва да бъде план задача и дейности за ден, седмица или дори месец.

Най употреби тетрадки или дневници. Да, това е добре, но на хартия - "RAM", целият оборот се съхранява в него, но основната информация се губи в изобилието на страници. Notebook или дневник - това е един архаичен начин на планиране. В дневника не можете да видите цялата картина на събитията, без да осъзнава, когато тя е по-добре да се направи едно нещо, но когато от друга страна, и също така ще бъде в състояние да пропуснете важно събитие. Няма начин да изтегли необходимите данни и извършване на цялостен анализ. Представете си колко да прелиства страниците за да съответства на информацията, която се нуждаете.

Сега има много приложения и онлайн услуги за организацията на работното си време. Повярвайте ми, това трябва да се обърне внимание, ако искате да бъдете продуктивни, независимо от ситуацията и настроението. Задачи списък днес - това е всичко, за ефикасността на задачите и управление на времето.

Аз използвам системата в контекста на планиране среда Outlook Глеб Архангел. Какво ми харесва й: простотата и ефективността на този инструмент, познат заявлението, календар, задачи и комбиниране на електронна поща в едно информационно пространство, интеграция с офис приложения. Тази система за планиране могат да се обучават всеки служител, за кратко време.

Ето някои съвети за организацията на работното време:

• Планирайте гъвкава в контекста, а не твърдо обвързана по това време.
• Научете се да се разбере, че най-важното и това, което не е така.
• Лесно е да се раздели с малки задължения.
• Оценете качеството провежда едновременно, вместо да вземе самото време.
• Кажете на себе си и на другите "не", когато имате нужда от него.
• Започнете деня с трудни и неприятни задачи.
• Кога планирате да работите задачи и проекти, сложи ги срокове.

Мощен психологическа техника - е заличено или завършен задача постави пред него от кърлеж. Това ще ви даде допълнителна вътрешна енергия за постигане на отлични резултати. Вие ще видите, че всичко не е напразно.

Работа с електронна поща

Как да се организира работата с електронна поща?

На първо място, е необходимо да настроите времето за работа с него, за да се намали броят на прекъсванията. Това става най-добре в сутрешните часове, когато задачите започват да се образуват, а в следобедните часове, когато е необходимо да се провери как се развиват нещата.

На второ място, двусмислието на това писмо, не е необходимо да се реагира незабавно. Трябва да обмисля нещата: лечение, изграждане на отговор, за повече информация. Опитайте се да направите така, че субективността е възможно най-малък. Забравете за бърз отговор, всички свикнали да правите в социални мрежи.

На трето място, не претоварване на текста на писмо на информация, която е разбираема само на подателя. Опитайте се да отговорите кратко и сбито, с тегло на всяка дума. В тази дигитална ера, това е много важно: никой не иска да бродят из уникални заключения.

И накрая, не забравяйте за етикет: адрес на получателя, стил на писане, информация по случая, данни за контакт. Научете съставянето писма, анализ на това, което е написано, както и правилата за лечение.

допълнителен инструмент

Какво друго ви помага да заработи по-ефективно, така че е бяла дъска. Един незаменим инструмент, особено когато идва отдел обезумяване или решения на сериозни проблеми с междинни етапи.

В професионалната си дейност на съвета беше закрепване на работната среда. Полезно е от гледна точка на спестяване на хартия на. Вие няма да повярвате колко се харчи за обяснение листове техните идеи и решения.

Чрез визуалното мислене (тя е на всички) хората могат съвместно да изготвят на дъската, обясняващи своите мисли и предлагат най-доброто решение на проблема. Всеки може да види всичко и разбиране.

Бих добавил, че работата ми музика помага. Той има положителен ефект върху представянето ми, особено когато трябва да се работи с монотонна работа на вашия компютър или да регистрират голям набор от документи. И като цяло е добре да започнете сутринта с положителен музика. Но не го включи всичко, не забравяйте: не сте сами, някой ще се намесва само с музиката.

И какви допълнителни инструменти, който използвате в работата си?