6 съвета за ефективна работа с електронна поща
Работа и обучение Продуктивност / / December 23, 2019
Електронната поща е една от най-добрите средства за комуникация и, може би, единственият, който се използва от всички потребители, без изключение. Можете да харесва или не харесва посланиците използвате Skype или чат Facebook, но имейл адресът, който има със сигурност.
Всеки ден ние да стигнем до вашата пощенска кутия, а не само на съобщения от приятели и колеги, но и десетки рекламни имейли, съобщения, просто спам. За да не се удави в огромния брой входящи съобщения, че е важно да се развива и прилага уменията на ефективна работа с електронна поща.
авторско право Shutterstock
График имейл проверка на времето
Ако смятате, че прекарвате твърде много време на обработка на пощата, както и броя на имейли в пощенската си кутия все още не намалява, а след това се опита по-твърда план, докато проверявате пощата си кутия. Обикновено започваме да проверявам пощата си, да намерите интересна връзка в писмото, отидете на сайта, а от там до другия... и след половин час отзоваване и се връща в анализа на буквите. В резултат на това време е минало, а случаят не помръдна.
Така че, опитайте се да се изолират за определен ограничен период от време на работа с електронна поща. Честота и продължителност на всеки от тези интервали може да се настрои за себе си сами, в зависимост от обема на неговата кореспонденция. Може би това ще бъде един час сутрин и един час в края на деня, може би предпочитате да отидете до пощенската си кутия на всеки час в продължение на пет минути. Най-важното нещо - Опитайте се да се придържа стриктно към установения график за себе си и да не се разсейва от нищо излишно. Знанието, че Времето ви е ограничено, Неминуемо ще доведе до повишаване на ефективността на обработка на пощенски приходи.
Всяко действие писмо средства
Основното правило е, че трябва да се прилага, когато разбор поща - всеки отворено писмо изисква от вас да никакви действия. Ако сте отворили писмото, а след това в никакъв случай не е възможно да я оставите отново в входящ. Или трябва да реагират веднага на писмото или да го изпратите на някой, който е по-добре да се справи с този проблем, или да план за себе си Google Task задача или календар - във всеки случай, в резултат на действията си писмо трябва да бъдат изтрити или преместени в архива, на е напусне папката пощенска кутия. Предмет на това просто правило пощенската си кутия в крайна сметка паднаха.
авторско право Shutterstock
Филтри и етикети
Ако получите на дневна база на голям брой писма, техният анализ ви изисква много време и усилия. Защо не се използват ресурсите на пощенските услуги, особено след като в повечето услуги, тази функция е налице и добре изпълнени?
Става дума за създаване на филтри за автоматична обработка поща. Вместо да се налага да кликнете ръчно на всяко съобщение, както и всяко кликване - това е и времето и усилията, само веднъж конфигурирате необходимите филтри. Например, всички съобщения с адреса на роднините си, автоматично се поставят в семейството на папка и маркирани като важен маркер. Всички съобщения за пресата отиват в отделна папка без да минава през папка пощенска кутияИ нотификации от социални мрежи едновременно летят в количка за пазаруване.
По този начин, можете да се разпространява посланието на основните теми и да се подготви адекватно за тяхното лечение. Вече няма да е ситуация, при която мозъкът ви разбор адрес превключва от офиса на вътрешните работи във въпросите и веднага след това върху разпределението на забавление, а след това обратно.
Възможности за различни филтри има огромна сума и аз съм сигурен, че след изграждането на автоматична система за филтриране, ще спестите дни и месеци от времето си. Освен това, чрез присвояване на етикети или разпределителните папки, лесно можете да намерите на буквите в архива (помните тази папка пощенска кутия ние напълно празна?).
търсене ползване
Много от потребителите, особено за начинаещи, да съхраняват цялата си електронна поща в пощенската си кутия, защото те смятат, че те никога няма да ги намерите не повече при архивиране. Ако се създаде система от филтри и етикети, както са описани в предходния параграф, архива ви вече е поръчан и е много по-лесно да се движите. Но не забравяйте и за лентата за търсене. Така например, в търсачката на Gmail е толкова съвършен (който ще съмнение!) За всяко писмо няма да има затруднения.
използват марката
Много пощенските услуги имат функция за маркиране на съобщенията със специални маркери (в Gmail е звезда). С тяхна помощ лесно е да се осигурят необходимите послания, които изискват вниманието ви и да ги поставят в отделна папка. В Gmail, можете да изберете набор от марки и доста гъвкав, за да ги използвате. По този начин, един-единствен поглед към съдържанието на вашата пощенска кутия ще бъде достатъчно, за да изберете буквите според тяхната важност.
Използвайте клавишни комбинации
Използването на горещи клавиши може да се ускори обработката на пощата, така че си струва да се разходите за няколко часа, за да ги учи. Но преди това, да погледнем в настройките (в Gmail е Настройки - Общи - връзки) И се уверете, че са включени. След това, трябва само да кликнете върху клавиатурата пред въпросителен знак и ще бъдете подканени с всички горещи клавиши Gmail.
Email е чудесен инструмент за комуникация, но това не означава, че трябва да се даде на този процес половина от живота си. Максимална автоматизация на всички процеси, бързи отговори, или препращането на съобщения, насрочване на времето си заедно с други съвети тази статия ще ви позволи да достатъчно бързо, за да се справят с произволен брой букви и спасяване повече време за по-приятни занимания.