Как да се създаде добра система за управление на задачите
Продуктивност / / December 23, 2019
Посветен на всички, които са страстни за живот, тя има амбициозен план, и обширни интереси на голям брой ежедневни задачи.
По едно време за управление на задачите тема Очарова ме с глава. Започнах събиране техники и съвети. Всеки взех нещо, което работи изключително за мен. Опитах се да се приложат на практика всички превишението е отрязана. Резултатът е една система, която искам сега да присъства на вашето мнение. Но не забравяйте - единственият идеалната система, тя може да бъде само този, който е удобен за вас.
- Тя трябва да бъде лесно.
- Тя не трябва да отнеме много време, за да работи с него.
- Да не се намесва, и по-добро подпомагане в планирането, както в деня и годината. задачи по планиране и текущо управление трябва да бъдат обединени.
- Трябва да помогне на напомняния, винаги да е на една ръка разстояние и ви позволява да си водите бележки.
- Тя трябва да обхваща всички области на живота ми.
- Тя трябва да помогне да се "оглежда" всички настоящи и бъдещи предизвикателства. В тази структура трябва да си поставих.
- Благодарение на системата, трябва да се знае точно какво и кога да направя, системата трябва да бъде достатъчно гъвкава.
Система за управление на задача се състои от 3 основни елемента: структура Работни групи (папки, папка дърво, контекстни), правила за управление на задачи и инструменти, че всичко това помага.
Аз спокойно мога да кажа - Опитах всичко по темата на програмата. На Windows точно всичко от Лидер Задача и Essential PIM, за малко известни, като Кронос. На Mac всички имащи способността да се синхронизира между устройствата. Остатъкът Сухият - една програма. Тя се нарича My Life организирана. Разработчици сътрудници и umnichki. Има една програма за дълго време, и всяка нова версия е угодно повече. За мен е огромно предимство в този софтуер е възможността за конфигуриране на системата, за да отговаря на нуждите ви напълно. В този случай, нищо сложно за него. С други думи, тази платформа ви позволява да създавате проблеми на структурата и да се придържа към правилата на управление. Е, разбира се синхронизират с всичките ви устройства и различни платформи. Единственото жалко е без версия Mac (IOS е). По-подробно запознаване с My Life организирана Оставям с вас. От себе си просто препоръчвам.
Също така, аз използвам Evernote за съхраняване на бележки и насипни материали. мениджър Mind за планиране. Календар - родом от Mac. Microsoft Project - за планирането и управлението на големи проекти, най-вече за работа.
В много техники, като например ГДД и пъргав резултати, оферта за разделяне на задачите в папки според сферите на живота. Хареса ми идеята, но за себе си определено, че няма да имам повече от 5 папки най-високо ниво в дадена папка време за бележки + + Входящи. Преди бях само на 2 папка - професионалния и личния.
Текущата ми структура най-високо ниво:
- Входящи.
- работа
- развитие
- къща
- Ironman
- уебсайт
По мое мнение, най-гениални въвеждането на ГДД е станал Inbox папка и правило - не се държи на задачата в ума. Започнах да следвате това правило стриктно. Задачи, дори малки, идеи, бележки, само една мисъл, която може да дойде по-удобно - всичко се записва. Първоначално всички получите в пощенската си кутия. В края на деня, в който може да се направи от запушване и разпространява всички папки.
Папка "Работа", "Развитие" и "Къща" се намира в структурата на време. Също така, не повече от 2, запазени за районите, или проекти, които заемат по-голямата част от времето, или имат по-висока стойност в момента. Към днешна дата, това е папката, свързани с подготовката за Ironman и папката проект на моя сайт. Входящи Аз не вярвам в топ пет.
В действителност, има и друга папка. Тя се нарича «Редовен неща». Тази папка съдържа всички редовни задачи. Там са всички неща, които трябва да бъдат свършени дневни, седмични и месечни. Такива случаи включват: анализ на папки Входящи, изглед Някой ден папка, определянето на цели за периода и и т.н. По това време, организиране на редовни задачи в отделна папка ми помогна да свикне с новото ред. Това е добър инструмент, за да се организира и да се развиват навици за работа със системата. Само не забравяйте да сложите напомняния за задачи. Като опция - да направи проблем от този вид в календара.
Всички останали проекти и задачи са разположени в главната папка.
Толкова е просто и ясно, без обяснение.
В цялата структура на най-важното - простота. Не трябва да има голям брой папки и подпапки. Не повече от 3 нива. В противен случай, системата става ненужно тромави и поради това престава да изпълнява основната си функция - да помогне в работата. В допълнение, обемисти структура изключително лесен за работа с мобилни устройства.
Контексти са много удобно нещо. По същество, контекстът показва индикация специфична или състояние, при което се изпълнява задачата. А задача може да има множество контексти. Както и структурата на папките, е важно тук е простота. Избягвайте вложени контексти. Използвайте тези контексти се използват наистина често и имат голям брой задачи.
- Всички задачи са въведени в системата в момента на възникване. Главата му не опази. Въвеждане на задачи само в папката Входящи.
- Формулировката на проблема, на етапа на въвеждане, трябва да бъде недвусмислено. Ако името не е достатъчно, трябва да се обясни - това имах предвид. Това е необходимо, така че не си спомня какво трябва да направя в този проблем, например, "Игор, в доклада".
- Входящи папка се анализира веднъж на ден. Правя късно през нощта.
- За да предизвикателство е бил преместен от папката Входящи, тя трябва да бъде:
Не забравяйте да:
- ясно заглавие
- Решен приблизителната олово време.
- Началният час на задачата - когато задачата се появява в списъка ми да правя.
Ако е необходимо:
- Бележки и обяснения.
- Подзадачи за извършване на процедурата.
- Краен срок.
- Context.
- Ако проблемът не е целта - да се определи като цел.
- Дата и час на събитието.
- Зависимост от други задачи.
- Не използвам матрица Айзенхауер "Важно е. - спешно" Ако задачата е писано Искам да кажа, че е важно. Ако това е извънредна ситуация - аз или веднага да пристъпи към нейното изпълнение и правоприемници определен период от време.
- Като правило, не съм ограничен до момента на проблема. Отбелязвам колко време ще е необходимо, само за да се оцени времето за планиране. Но не и здраво. Ако времето е ясно определена, то е само, ако искам да си напомняте за твърдостта на проблема с граници, или продължителността на задачи, свързани с други ресурси - например среща е с ограничена продължителност.
- Проблеми с определена продължителност и времето, поставени в календара.
- Член 3. Един от най-ценните правила Agile техники резултати. 3 основни цели се избират всеки месец. За всяка седмица едни и същи цели. 3 Седмични цели трябва да доведат до изпълнението на месечните цели. Всеки ден има 3 основни цели. Тези цели са в съответствие с седмични цели и водят до тяхното изпълнение. Всички други задачи през този ден - са вторични.
- Отново. Всеки ден 3 основни цели.
- Първо изпълняват малки задачи. Това е напълно в противоречие с принципите на управление на проекти, но тя работи перфектно за мен. В този случай, главата е свободна от лека задача, когато майорът.
- Задачи за деня, определени от вечерта на следващия ден.
- Задачите се определят за една седмица в неделя.
- Предизвикателства за месеца се определят от второто число.
- Преглед и анализ на ефективността, а не се извършват веднъж седмично в петък.
- Някой ден папка разгледана в неделя.
- Предизвикателствата в контекста на "Контрол" се гледат всеки ден.
- Ако полученото съобщение изисква отговор или действие от мен, но по-късно бях на поста си като проблем в MLO.
- Ако писмото, изпратено от мен изисква отговор от получателя, сложих копие на адреса MLO. По този начин, писмото също така получава и в системата и получава контекст "Контрол".
- На сутринта на предстоящото преразглеждане на деня.
Това е може би всичко. А просто система. Простите правила. Как да организирате задачите си?
Вижте: Shutterstock