Как да се спре притока на входящите задачи и установяване на ред в делата
Продуктивност / / December 23, 2019
Преди няколко дни, с един познат, беседа по темата за натоварвания за управление. Той зададе въпроса - "Всеки ден аз получих задачи повече, отколкото мога да постигнете. Броят на очакване задачи от всички увеличения и се увеличава и хаос се увеличава. Как да го спрем? "Въпросът е от значение за много хора. Много от тях са запознати с чувството на безпомощност опит от хора под натиска на входящите задачи и все по-нарастващата, списък със задачи. Ето 5 стъпки за излизане от хаоса.
№1 съвет - Просто спирка ...
1. или по-скоро... Стоп входящия поток. За да се разбере работния механизъм, е необходимо да се започне да се спре. Вие няма да бъдете в състояние да реши проблема, докато те продължават да дойда при вас порой. Така че спрете потока. Не приемам нови задачи и да си починете. Това спиране не само ще ви позволи лесно да се разглоби актуалния списък, но и да се съсредоточим само върху това. Като цяло, заседателна зала 1 - събира всички задачи в един списък, както и не се предприемат нови, все още не са пуснати неща в списъка. Забележка - списък със задачи е "право", когато знаете всичко, което трябва да направите е да се чувствам някакъв контрол и доволен от себе си. Последната точка е най-важното. Това не е шега. Трябва да си възвърне чувството на удовлетворение.
И разбирам - светът не ще се срине и компанията не ще се срине, ако се оттегли за няколко дни.
2. Разходите за времето Rate. Следващото нещо, което да направите, е да се прецени колко време ще е необходимо за всяка задача. не е необходима висока точност на оценката. Гласувайте "на око". Основното нещо, което бихте могли да се разбере - колко време трябва да бъдат похарчени, за да завършите всички задачи в списъка. Тя може да се случи, че според предварителните оценки, целият списък, ще се наложи на 2 месеца от нетната работно време. Ако тези задачи не са разпределени във времето, така че наистина може да ги изпълни, а след това в списъка е абсурдно и изисква оптимизация.
3. Оптимизиране списък. Не е проста работа. За една причина - да се оптимизира го необходима сериозна и критична оценка на техните случаи.
- Дайте на другите всичко, което те могат да направят без теб. Има съмнения? Смятате ли, че можете да го направите по-добре? И все пак даде и да напомня на контрол.
- Група на вашите задачи. Отделете време да се обработи за електронна поща и телефонни обаждания. Смятате подобни неща в един ред. Това спестява време.
- Сложете всичко, което може да бъде направено по-късно. Дори неща, свързани с клиентите могат да се прехвърлят. Просто го организира. Присвояване на контакти с клиенти по-равномерно. Промяна на датите, когато това може да бъде направено. Безплатен си пространство за маневриране.
- Премахване на всички, които загубила своето значение. Безмилостно убие задачи, целесъобразността на което е съмнително.
4. Изпълнение на задачи, за. Подреди списъка на задачи от най-малкия до най-големия. Това означава, че на първо отиват най-краткия път бизнес. Уверете се, всички неща, които се нуждаят от по-малко от 30 - 40 минути. Направете ги последователно до края. Забравете за всичко останало. Когато краткосрочния проблем, okinte изглед на списъка. Със сигурност той е станал по-реални и може да работи с него. Може би дори можете да възобнови притока на задачи. Във всеки случай, да планират всички останали задачи, така че да са почти 100% вероятност от тях са в състояние да изпълняват по график. И дори да създадете сами резерв от време, за да 15-20% от времето, необходимо за решаване на проблема. Кой по-добре, отколкото недовършени римейк.
5. Кажете "не" усилено планиране. Във всеки случай не строго да ограничава времето и срока за изпълнение на задачата. Сега твърда планиране е твой враг. Стриктно планиране ефективно в ситуация на относително стабилен контрол. Сега всичко е много нестабилна. Така че си дайте време и на дела на свободи. Не карайте с мозъка си в рамка. В противен случай можете да се върне на мястото, където можете да започнете. Имате нужда успокои, измерена за изпълнение на задачата от списъка своевременно. За пореден път - в ред. Не пипайте задача, докато не завършите предишния. Една задача в даден момент.
Най-важното - да разбере и приеме факта, че не може да си позволи да спре и да си взема нещата в ред.
Пет от тези стъпки са доказали своята ефективност в практиката. Те са ефективни, за да се "погасяването на пожарите" и "безпътен отломки", но работата трябва да се изгради, така че не се появят, че такива ситуации. Смятате ли, че трябва да направя, за да не доведе до крайност?