Как да превърнем «Google Spreadsheets" в отлично ГДД-система
Продуктивност Уеб услуги / / December 23, 2019
През 2001 г. книгата се появи по рафтовете на магазините "Как работи за: изкуството на стрес продуктивност"Оторизирана от Дейвид Алън (David Allen). В експертната си върху управлението на производителността и времето показа колко важно е да има доказана система за личния живот, бизнеса и други цели.
Алън въведена система, наречена GTD, Което е помогнал на голям брой хора да внесат ред в делата си. Като един вид обвивка може да се използва за различни услуги като Wunderlist, Todoist, Trello и Evernote, но често те са твърде сложни или не достатъчно функционални. Тези услуги нямат средства очевидно, но достоен алтернативни - «Google Spreadsheets".
Предимства пред други приложения
1. Добра визуализация = по-добро разбиране
Разстройство, физическо или цифров - е истинският проблем с физиологични последици. Един от най-големите - загуба на ефективност. Когато погледнете списъка на проектите, които заемат много място за текст и всички видове инвестиции, на мозъка ви започва да изпаднат в паника. Поради това, трябва да стане по-малко продуктивни.
«Google Spreadsheets", от своя страна, - набор от редове и колони. Дори когато пред очите си 35-проекти, всички от тях са прости елементи от таблицата: познатото, компактен и в същото време пълен с информация.
2. Лесно е да се влиза и редактиране
Добра система за производителност - е този, който е лесен за въвеждане на информация. Нищо не трябва да пречи на добавянето на проекти и задачи, както и тяхната промяна.
За да добавите нещо на масата, достатъчно, за да кликнете върху клетката и въвеждане на текст. Все още няма кърлежи, опции и бутони - просто въведете текста всичко, което е необходимо.
Ако е необходимо, някъде, за да добавите колона, обединяване клетки, и така нататък - разнообразие от възможности.
3. гъвкавост
Всеки производителността на системата трябва да бъде достатъчно гъвкава. Трябва да познавате сортиране и филтриране на съдържанието на базата на променящите се приоритети. «Google Spreadsheets" ви позволява да създавате филтри на базата на различни критерии.
Някои хора, които се придържат към ГДД и други системи, използвани във всеки контекст задача. За всеки от тях прикрепен етикет, като "@ телефон" или "@ компютър", можете да видите Само тези случаи, които са осъществими, където и да сте, и с инструментите, които имат от вас по силата на ръка.
В «Google Spreadsheets" Много е лесно да се поддържа потребителски филтри с по няколко критерия. Вие сте свободни да се обадя тези филтри, както искате, което ускорява търсенето за тях.
4. Простотата и ширината на способност
Едно от основните предимства на масите - тяхната простота. И тъй като те са лесни за използване, те осигуряват достатъчно възможности. Те са подредени с лекота и да общуват с друга информация.
Можете да създадете клетка с обикновен текст, и можете да напишете формула, която комбинира няколко вида данни за функцията. Вие решавате как трябва да бъде свързана вашите данни.
5. Cross-платформа
Всички по-горе се отнася за всяка програма за създаване на електронни таблици: Microsoft Excel, LibreOffice, OpenOffice Calc, Apple номера, и така нататък. Във всички - едни и същи основни принципи на редовете, колоните и формули. Но «Google Spreadsheets" работят изцяло в облака, с бърза и надеждна.
Вие сте свободни да се работи с всяка операционна система, от всяко устройство. Достатъчно е да имате връзка с интернет и инсталиран браузър.
примери за употреба
Вашият GTD-документ може да съдържа произволен брой листове. Представете си, че те са седем.
- проекти. Алън определя проекта като задача, която се състои от повече от две стъпки и изпълнението на който изисква до 12 месеца. В списъка, можете да направите нищо - дори и на проекта може да бъде заменен моторно масло.
- Предстоящи бизнес. Списък с нещата, които можете да направите още сега. Можете да определите приблизителните дати и изпълнението приоритет.
- очакване. Нещата, които ви очакват добро представяне от други хора. добавите проекти и запис, ако е необходимо, за последен път сте разговаряли с тези хора.
- дневен ред. Строителните работи, които трябва да бъдат обсъдени на редовни срещи. Например, ако вие разговаряте с колега седмично лице в лице, а след това се попълнят, че желае да преговаря с него. Също така е възможно да добавите колона с подобни проекти.
- инкубатор. Избройте нещата, които искате да направите, някой ден, но тъй като все още не се знае точно кога.
- Седмичен преглед. Контролен лист от задачи, които изпълнява, когато се обобщят седмица. Това може да бъде да се провери на съществуващите проекти и добавяне на нови, затваряне на "тура", и така нататък.
- завършени проекти. Избягване на двойното завършен проект и да го поставите в списъка и марка, когато тя свърши. Ако проектът просто трябваше да се отърве от това е също да се запише.
проекти
Броят колони в този лист може да бъде различен, но има два основни, на която цялата система почивките: "Проект за самоличност" и "Предстоящи дела."
Проект ID - е уникалния си номер. Присвояване идентификатори се простира отвъд «Google Таблици." Те могат да държите всичките си организационна система. Например, ако съхранявате файлове и бележки, свързани с проекти в другите услуги, можете да използвате същите номера в тях. Това значително ускорява търсенето на файлове и информация, и ви позволява да не се държи много неща в ума.
В графата "Предстоящите случаите" проследяват трите аспекта на всеки проект:
- колко случая добавят в раздела "Предстоящи дела";
- колко елемента, свързани с този проект е да се "Waiting" в раздела;
- като елементи, свързани с проекта, който се намира в раздела "Дневен ред".
формула - проста функция на брой, което потвърждава тези три раздела, и предоставя информация за това как много дейности, свързани с този идентификатор на проекта. В тази графа ви позволява бързо да намерите проекти без задачите, изпълнявани. Последователността на "0 | 0 | 0 "показва, че е необходимо да се добави или действия за проекта или да го отложи.
"Waiting" и "Дневен ред"
В тези страници се посочи името на лицето от него, че имате нужда, а когато попитах за него, то се прилага към всеки проект. Ако редовно се срещне с този човек, а след това се изпраща на "дневен ред". Когато искаш да го види само от време на време, а след това го добавите към "В очакване".
инкубатор
В интервю, Алън заяви, че ако всеки проект, за една седмица не се е преместил една йота, той го изпраща на "инкубатор". Идеята е проста: ако не направя проект на регулярна основа, след което го премахнете от списъка, който е постоянно в ума. Защото на този проект има бъркотия и, като следствие, има психологическа бариера за изпълнението на важни дела.
Всяка седмица поглед в "инкубатор" и или промяна на статута на проекта на "активен" или не я докосне, или изцяло отстранени.
Седмичен преглед
Този раздел ви помага Уверете се, че списъци със задачи, допринасят за подобряване на личните и бизнес живот. Така че трябва да Непрекъснато проверяваме тези списъци и да ги държи ток.
"Седмичен преглед" може да се състои от въпроси и идеи за размисъл. В действителност, този списък с уникални тригери, които напомнят за необходимостта от проекта. Също така, той помага да се провери дали все още отговарят на вашите цели за вашите цели.
завършени проекти
Ако трябва да си припомним резултатите от даден проект, за да помогне на листа. И дори ако знаете какво е изтекъл на проекта - например, можете да го хвърли - че понякога е полезно, за да разберете, когато това решение.
«Google Spreadsheets" полезни функции
бележки
Те могат да се използват по няколко начина. Един от тях - да напише всички възможни предстоящи дела за определен проект. След това можете да ги копирате директно в списъка на "Предстоящи работи", добавяйки, желаната дата на завършване.
Бележките са полезни и за тяхното предназначение. Добавяне на бележки за състоянието на проекта, за да отпразнуват важни събития и добавяне на полезна информация.
За да добавите бележка, щракнете с десния бутон на клетката и изберете "Insert бележка".
Коментари
Коментарите, за разлика от бележките са автоматично форматирани хипервръзки, които понякога могат да бъдат полезни. Брой коментари показва в раздела лист в долната част. В допълнение към коментари, можете да си сътрудничи с други потребители. Те добавят подобни бележки.