Как да прекарват по-малко време за електронна поща
Продуктивност / / December 23, 2019
Проверка на електронна поща е много подобна на пристрастяването. Има няколко причини.
- Точно както по времето на секс, хазарт или получаване на лекарства, при проверка на електронна поща в мозъка да се освободи хормон допамин удоволствието.
- Ние постоянно гледам в пощенската си кутия, защото искаме да сме в крак с развитието и се страхуват от нещо липсва.
- Ние направи разбор имейл, за да си почине и да не се занимават с по-трудни случаи.
Но този път е възможно да се извърши много по-добре. Кевин Крус, автор на книгата "15 тайни за управление на времето: Как успешно да управляват хора всичко", Предлага пет съвета, за да се намали отнема на приятел време на половина.
1. Направете анализ на електронната поща във вашия календар
Не се провери електронна поща, и то процеси. Отнасяйте анализирането на съобщения по същия начин, както всяка друга работа. Планирайте го, попълването на календара, а след това се пристъпи към изпълнение. Круз препоръчва да се разглоби поща три пъти на ден: сутрин, обед и вечер.
Кевин КрузВажно е да не сумата, изразходвана по време на работа с пост време. Някой трябва да се направи разбор на съобщения ще отидат три часа на ден, а някой на 30 минути. Основното нещо - да се подходи към този случай умишлено, както обикновено на работа.
2. Да не се изпраща копие от всички писма
Колкото по-малко букви, които изпращате, толкова повече ще получат по-малко в замяна. Така че опитайте да не се поставя толкова много хора в копието на писмото. Включително не отметнете "Отговор до всички".
Някои успя да намали притока електронна поща 50%, когато те самите свикнали да мислят два пъти, преди да изпратите ново съобщение.
3. Филтър мнения
Коригирайте филтрите, за да изложи на различните видове съобщения в различни папки. Така че можете да прекарате времето работите само на наистина важните съобщения и да не се губи от останалите.
4. Спрете да използвате вашата пощенска кутия като списък със задачи
Много хора се изпращат съобщения с различни неща, за по-късно, като се обърна в друга пощенска кутия За да направите списък. Но боли само производителността.
Cruise предлага подход. Отварянето на нов писмо, първо се запитайте дали можете да го премахнете. Ако не, да преценят дали могат да бъдат делегирани на някого. Ако това не е възможно, помислете дали можете да се справят с него за по-малко от пет минути. Ако е така, чудесно. Ако не, сложи писмото по-късно. Но не го остави в пощенската си кутия, и плъзнете папката към календара и изберете конкретна дата и час, когато можете да го направите.
5. Обяви намерението си за другите
Обсъдете това с колегите си, така че ще бъде по-лесно да се придържаме към плана. Кажи на шефа си, че за да подобрят своята работа забраните уведомяване за нова поща и ще се разглоби електронната поща само в определени часове.
Също така се споразумяха за начина, по който могат да се свържат в случай на неотложни въпроси.
Опитвайки се да се намали времето, необходимо за работа с електронна поща, ще трябва да се променят навиците си, и то винаги се оказва, не наведнъж. Бъдете търпеливи и да бъде готов да се признае, че прекарва толкова много време за електронна поща не е необходимо.