Как да се почисти с делата и всичко да върви в крак: Пълен наръчник ГДД система
Продуктивност / / December 23, 2019
Александър Tsyglin
Автор на проекта "господар на производителността».
Какво добро ГДД система?
услуги производителността Проблемът е, че всеки е позициониране като място, където можете да разреши всички проблеми, информация, магазин, за да общуват. Повечето от услугите, които предлагаме да се определят приоритети и да действа в съответствие с тях.
Но малцина могат да се съсредоточат върху изпълнението на важни задачи и не се обърне внимание по време на малките неща: спешна задача, желанието на колеги, приятели или познати. Когато задачата става много, че е трудно да се разбере. Поради това, на практика, е необходимо да се използват няколко услуги за управление на делата. Когато получавате много случаи, ние започваме да се бърка в тези услуги, както и списъци и в крайна сметка престава да ги използвате.
Методи за Първи Нещата Съставено (ГДД) осигурява универсален план за това как да се изгради единна система, в която можете да реши всеки проблем. Ще имате възможност да се отпуснете и да не се тревожи, тъй като ще се уверите, да не забравя нищо. В подходящия момент, системата ще ви предложи какво да правя и какво да се съсредоточи върху.
Така че, защо толкова много се непродуктивен работа?
Хората започват да работят непродуктивен, когато проекти и задачи става много. Смятат, че е трудно да се запази всичко в главата ми, да не говорим за определяне на приоритети. Така че или не правят нищо, или да правят това, което е най-лесният и неща за вършене за отлагане. Има и друг проблем: когато спешните задачи трябва да се реши вчера.
Освен това, човек започва да се уморяват бързо, става раздразнителен. Той е постоянно течаща като катерица в рутина колело, и наистина важни, парични и стратегически проекти остават в кулоарите.
С тази ситуация ще се справят система за изпълнение на задачите, Дейвид Алън е описано в книга, Който бе представен през 2001 г. и се превърна в международен бестселър.
Разкажете ми за основните понятия на ГДД, които трябва да знаете
рутинен - Това са нещата, мислите и тревогите, които да объркат, отвлича вниманието и отпадъци енергия. Докато рутинна не прехвърля на проблема, не е възможно да се контролира. Мисля си за един и същ проблем няколко пъти - това е неефективно използване на творческа енергия, която поражда чувство на неудовлетвореност и стрес.
Целта на ГДД - да освободи главата си от рутина и премахване на вътрешно напрежение.
Оперативна човешката памет - област на мозъка, където има краткосрочната памет. Това е, когато ние обикновено добавите текущата недовършен бизнес, дава на други хора обещания и други мисли, които ни тревожат. За съжаление, има се ограничи количеството на рутина, можете да поддържате мозъка да функционира правилно. Ако паметта е пълна, може да ви разсея от малките неща и да забравите за целите си, което води до стрес.
Инструменти за събиране на данни - че когато информацията постъпва и къде се определи какво трябва да се направи. Например:
- организаторите;
- преносими компютри;
- електронна поща;
- календара;
- записващо устройство.
Cart "Входящи" - едно хранилище за рутинна, че се превърне в делата и задачите. Един от най-важните правила, с кошница от "Входящи" - редовен й почистване.
прости действия - в една стъпка действия, които трябва да извършите по-малко от две минути. На практика това е по-удобно да се вземат тези неща след пет минути.
проект - задача, за изпълнението на които изисква повече от една стъпка. Трябва да оставите напомняне за проекта и опишете първите стъпки за нейното изпълнение. В резултат на това се завърти по проекта в един прост действия, които могат да бъдат извършени през следващите пет минути и да получите крайния резултат.
Проектът трябва да бъде линк към карта или файл, който описва подробностите: Отговорен, срокове, категория (например, "Маркетинг", "Правна част", "Развитие"), препратки към по-малките карти задачи. Такава структура е удобно да се организират в Trello.
списък Контекст - списък на нещата удобни за извършване при определени условия. Например, списъка с бързи команди "пазаруване" е списък с елементи и продукти, които трябва да купите в магазина. В "нарича" може да бъде даден списък на обажданията, които трябва да направите, когато си свободен.
Удобни индивидуални контекст списъци за хората, с които работите и да общуват. Когато се срещате с определен човек, можете бързо да отворите списъка и да реши необходимите въпроси.
Как да използвам календара?
Най- календар че е необходимо да въведете:
- действията, които ще бъдат извършване на определено време (срещи, бизнес срещи, семинари);
- действия, които трябва да бъдат извършени в определен ден (за завършване на проекта от страна на определена дата, за да вземе участие в конференцията);
- информация за конкретни дати (годишнини, рождени дни, празници).
Аз използвам «Google Calendar", който Нося всички тези неща. Тази услуга е полезна, защото:
- Той е на разположение като телефон и компютър;
- на един екран, можете да покажете няколко календара;
- има напомняния на вашия смартфон.
Ако имате нещо доведе до вашия календар, или искаш да следват или да прехвърли на друга дата., Няма нужда да се елементарно календара списък със задачи, които редовно се транспортира всеки ден. За такива списъци, има някои решения.
Ако редовно се нуждаят от определено време, за да се обадя клиенти, доставчици или изпълнители, по-добре е да се използва CRM-система.
Какво списъци трябва да започне?
Списъци на приоритетни действия
Създаване на отчет за седмицата, учат страницата на конкурса, изчистване на папката "Входящи" в пощенската кутия, създаване на задание за дизайнери - всички тези действия да отнеме повече от две минути, но те не може да бъде всеки делегира. Тези случаи се вписват в списъка на приоритетните действия и извършват през целия ден.
Правила за справяне с такива списъци:
- Списъци не трябва да са много, само две или три. Например, "Личен", "Работа", "Семейство". Ако имате списък със задачи за деня, сложи напомняне в календара си.
- В задачите в този списък може да се направи лесно етикет контекста: "По пътя", "пред компютъра", "Четене", "купи", "Обещанията". Задачите могат да имат един или повече етикети. Например, проблемът с "разходи кучето" ще се отнася до проекта "Private" и етикет "Обещания".
- Преди да добавите към списъка на задачите, помислете дали имате нужда да го правя изобщо. Ако отговорът е "да", да реши дали сте или не сте лично извършва тази дейност. В крайна сметка, можете да изпратите съобщение подчинен на глас и да делегира на него. За задачите, които са възложени на вас, ще отбележи "Ангажиран". Тя ще бъде бизнес като от списъка на "работа" и от "личен".
- Преглед на списъци редовно. Направете това, когато е имало свободна минута. Премести нагоре неща, които трябва да бъдат свършени на първо място.
- Почистете списъците най-малко веднъж месечно.
Списък "Някой ден"
В този списък са неща, които не изискват действия. Тя може да бъде:
- книги, записи, видео обучение, които искат да купят;
- полезен уменияКой иска да се учи;
- поставя Искам да посещение;
- неща, които искам да си купя.
В този списък трябва да се периодично да изглежда, като записа и ги превръщат в мишени, по които ще се извършва работа.
Как да съхранявате справочна информация, която е полезна за в бъдеще?
Тази информация не се изисква действие. Основните критерии за съхранение на тези данни:
- Лесно търсене на заглавия, етикети и описание кратко.
- Лесен за поставяне на информацията в хранилището.
- Интуитивен структура за съхранение на информация. Когато нови данни, ще трябва бързо да изберете категория и подкатегория, къде да ги сложи.
- съхранение достъпни от всяко устройство.
Има ли задължителен ритуали ГДД?
Да, няколко.
Събиране на цялата информация в количката "Входящи"
Инструменти за събиране на много информация. Но всичко това трябва да се тълпят на едно място, с която можете и ще продължи да работи.
Изпразване на кошчето "Входящи"
Веднъж или два пъти седмично ще трябва да преразгледа списъка на "Входящи" и натрупаните подреди по папки или етикети. Този ритуал трябва да се превърне в навик, който се формира от интуитивно алгоритъм на действия и системното им повторение.
Трябва да бъде просто стъпка по стъпка план за това как да прекарате почистване веднъж седмично във вашата система работи. Вземи календари, което ще отбележи дните, когато, за да го знаеш. Присвояване на себе си награда, ако, например, най-малко 20, ще бъде в рамките на 30 дни, за да изчистите папката "Входящи" и заличените дните в календара.
Преглед на списъка с приоритетни действия и списъка на "Някой ден", приоритизиране
Преразглеждането на списъците е важно да се даде приоритет и реалистично изчисляване на силите. Това е необходимо, за да не се зареди невероятно високи цели и да не страдат от осъществяване на своя неефективност.
Унищожаване на допълнителни кошници
Често по време на комуникация с колеги и партньори, нови пощенски кутии, документи, списъци.
Вашата задача - колкото е възможно да се автоматизира всички тези данни се стекоха в папката "Входящи".
Това може да е пощенска кутия, и електронно планиране. За да се автоматизира и сезиране информационни услуги се вписват IFTTT и Zapier. Кошници за събиране на информация трябва да са малки.
Как да работим с кошница от "Входящи" и натрупаната нещо в нейния случай?
На първо място, отстраняване на проблеми, оферта или информация от папката "Входящи" и да отговори на въпроса: "Какво е това? Трябва ли наистина трябва да се направи нещо? "
Ако нямате нужда от нищо друго, вие имате две възможности. Ако това е боклук, че вече не е полезен за вас прасеца му. Ако това е полезна информация, сложи го в архива. Тя трябва да бъде структуриран по категории и тагове позволяват лесно да се намери необходимото.
Ако информацията ви трябва нещо да се направи, има три възможности:
1. Run е необходимо. Ако действието е важно и не трябва да отнеме повече от 2-5 минути.
2. Делегат на някого. Ако действието се развива повече от две минути, мисля за това дали е възможно да се отговаря на някой.
Когато delegiruesh някой трябва да бъде регистриран:
- крайният резултат;
- работен план (път към целта);
- краен срок за изпълнение на задачите;
- дата контрол и резултат да бъде готов за него (междинен или краен).
3. Отлагане за бъдещето. В този случай, въведете:
- желания резултат;
- Скоро след действието, което искате да извършите. Запомнете: не е възможно да се извърши по проекта като цяло, може да отнеме само конкретни прости стъпки, които ще ви донесат по-близо до крайния резултат;
- краен срок. Ако няма точна дата, се съхранява на действието в списъка на "Някой ден".
Можете да изпращате съобщения до себе си, за да ги кача на определения ден. За това е подходящ като Календар «Google", напомняне за желаната дата, както и искане за пост бумерангКой ще ви изпрати имейл, в определено време.
Как да планират работата си?
Цялата работа може да бъде разделен на три стъпки:
- Извършване на предварително планирано. Тя може да бъде като стратегически важни неща, които по-близо до вратата и рутината, които просто трябва да се направи.
- Отидете на работа като неочаквано й вид. Това е, когато през деня пристигнат задачи от колеги, ръководители, писма от клиенти.
- Планирането на бъдещата работа: изготвяне и преразглеждане на списъците на приоритети. Тази позиция не трябва да ви отнеме твърде много време, така че да не се занимават с планиране за планиране.
практика вътрешните работи планиране и цели (възпоменателна книга) се описани в книгата на Дейвид Алън.
Дейвид Алън
Консултант по лична ефективност и управление на времето, методология на производителността GTD автор
За възпоменателна книга нужда 43 папки: 31, означени с номера от 1 до 31, повече от 12 месеца с името. Дневни папки са поставени в предната част, като се започне с утрешния дата. За една папка с номер 31 е папката за следващия месец, следван от папката с останалата част от месеца.
Съдържанието на папката за следващия ден всеки ден прехвърлени към коша, а след това в папката се поставят в последното от ежедневните папки (тъй като тя се прехвърля към следващия месец). Когато освободите папката 31 за текущия месец, тя ще бъде в папка с името на месеца, следвани от папката с дните на новия месец. По същия начин, папка с текущия месец се прехвърля на следващата година, когато той почина.
В отделна папка за това е необходимо за съхраняване на документи, които изискват конкретни действия (формуляр, за да се напълни, писмо се изпраща).
За да работи системата, тя трябва да се актуализира ежедневно. Ако сте пропуснали да актуализира местоположението на деня утре, не можете да се доверите на системата. Те ще бъдат липсва важна информация, която е необходима, за да се разбере по други начини.
Ако се отива за няколко дни, преди заминаване, ще трябва да проверява папката за дните, през които ще бъдат липсва.
Как да го организира на практика от гледна точка на съвременните системи за планиране:
- Вместо да се възпоменателна книга за използване организатор със списъци на случаи всеки ден и ги поставя в задачите си за деня. Срещи и производства, свързани с времето, необходимо да се напише на първо място и да зададете напомняния в системата за тях предварително.
- Създайте файл със списък на случаи на месец. Това е списък на това, което искате да се свърши през това време. Можете да добавите към него по делото за целия месец. Преразглеждане на задачите трябва да се извършва веднъж седмично. По време на планирането, най-важните неща за разсейване за седмици, за да разберат своите приоритети. Тяхната ще изпълни на първо място, в противен случай цялото време ще отидат за малки и неотложни въпроси.
- Създайте файл с плановете за годината. Тя трябва да бъде преразгледана след един месец. Случаи на този файл се прехвърлят на плановете за месеца.
- Планове за годината въз основа на дългосрочните цели за 3-5 години. Тези случаи са по-добре да се регистрирате или в края на годината или през време на празниците, когато главата е зареден ежедневни задачи.
Тези четири точки, Дейвид Алън нарича естествен системата за планиране. Тази система дава възможност да се движи към важни цели за вас и не си губи времето с рутина.
Има ли универсален план, чрез който можете да планирате всеки проект?
Да, разбира се. Дейвид Алън го модел на физическото планиране изисква. Тя се състои от няколко стъпки.
Етап 1. Целта и на резултатите от картина перфектни
Определя гол или перфектно крайният резултат, представете си, че сте го достигнали.
Опишете с всички критерии за успех (пари, хора, разпознаване). Колкото повече напишете крайния резултат, по-силна е мотивацията, особено в моменти, когато трябва да се извършат определени действия, стига това да не е така.
Етап 2. принципи
Опишете принципите, които ще се придържат към постигането на целите си. Например: "Аз ще се даде свобода на хората, ако те... (да остане в рамките на бюджета, за да изпълни конкретна дума за проект)." Задайте си въпроса: "Какви действия могат да възпрепятстват дейността си? Как мога да ги предотврати? "
Принципите имат яснота и са надежден водач в процеса на управление.
Етап 3. Мозъчна атака
Brainstorm, по време на която записва всякакви идеи, които идват на ум.
Ключови принципи на мозъчна атака:
- не съди;
- не се оспорва;
- не се оцени;
- не критикуват;
- Помислете за количеството, а не на качеството;
- преместване на анализа и организацията на втория план.
Етап 4. Планът на проекта като списък
Организирайте мозъчна атака резултати в списъка на делата. Започнете да планирате от края и проверете стъпки назад. Така лесно можете да направите план и да определи първата стъпка към целта. Един пример за планиране от края:
Target (идеален изход): Мога да говоря испански и да разберат хората.
Затова е: Искам да общуват без преводач по време на бизнес срещи с испанските партньори, както и да общуват свободно с други хора, докато са на почивка в Испания.
Етапи на целта:
- Една от стъпките за постигане на целта: Аз не съм намерил подкрепата на испански език и говори с него два пъти седмично.
- Една крачка от това, издържали изпита на ниво В1 на владеене на езика.
- Една крачка от това, издържали изпита за ниво А1 езикови умения.
- Една крачка от това: I осем пъти през последния месец тренировка испански и изпълнени всички домашното.
- Една крачка от това, записани в курсове по испански език и се изплаща за един месец на обучение.
- Една крачка от това, събрах информация за курсовете испански и направи сравнителна таблица.
- Първа стъпка: Аз определено време в календара, когато ще събера информация за курсове по испански език.
Когато екипът работи по задача и трябва да организира целия план на едно място, удобно за ползване диаграма на Гант. Първата колона в нея - това са етапи по пътя към целта, а втората колона - отговорен. Ще продължи да колони с определен период от време. Клетките ще бъдат със статут на определен етап, като "планирано", "В този процес," "Готово", "Предстояща".
ГДД система и природен планиране може да изглежда трудно. Но когато го изберете за себе си, и да започне да се използва редовно, вие ще се чувствате, че всичко е много по-лесно, отколкото изглежда на пръв поглед.