Как да помогнем на нов служител да се адаптира по-бързо
разни / / November 07, 2023
Прости съвети, които значително ще опростят този процес.
Кога всъщност започва адаптацията?
Важна, но не очевидна информация за всички: адаптацията на новодошъл започва не в първия работен ден, а в деня, в който той приеме предложението. От този момент започва взаимодействието му с компанията: отдел „Човешки ресурси“, служба за сигурност и т.н.
И на този етап начинаещият вече започва да формира представа за яснотата на вътрешните процеси, истинския тон на гласа. Това означава, че всички служители, с които трябва да общува, трябва да бъдат максимално отворени и готови да отговорят на всякакви въпроси.
Външният вид и информативността на предложението за работа, между другото, също има значение. Колкото по-изчерпателна е информацията, толкова по-лесно ще бъде човек да се подготви за първите си работни дни.
Например имаме пълноценен брандиран документ, който отразява нашите ценности, предимства и позициониране. Всички условия на работа и допълнителни индивидуални „кифли“ също са описани подробно: заплата, график, доброволно здравно осигуряване, възможности за обучение за сметка на компанията, корпоративни събития и т.н.
Как да се подготвим за новодошъл предварително
Помислете през първите дни на служителя до най-малкия детайл. Запишете времева линия за въвеждащи срещи и незабавно ги насрочете календар. Например:
- приветствена презентация от HR;
- процес на регистрация в отдел "Човешки ресурси";
- опознаване на екипа;
- определяне на KPI за изпитателен срок;
- междинни срещи с HR и на четири очи с мениджъра;
- обобщаване на резултатите от изпитателния срок.
Освен тези основни дейности, разбира се, могат и трябва да се добавят и други. Например, ежемесечно провеждаме срещи на най-високо ниво – в буквалния смисъл на думата – на новодошли с основатели на бизнес, където те се опознават на кръгла маса и обменят въпроси.
Обикновено всички там споделят предишния си опит, говорят за своите хобита и интереси, образование и изобщо всичко друго. Говорим и за формирането на агенцията от момента на нейното основаване и обсъждаме планове за развитие и много други.
Освен това по време на тези срещи обясняваме, че вратите на всеки служител, включително топ мениджърите, новодошлите са отворени и могат да се свържат директно с нас по всяко време с въпроси, предложения, коментари, заявки.
Защо тясната комуникация между новодошлия и HR е важна?
На нашия служител за целия изпитателен срок е назначен личен мениджър Човешки ресурси, който отговаря на всички въпроси, свързани с правила, графици за работа и събития и документация. Можете също така да дойдете при него с всяка нестандартна заявка.
Не знаете към кого да се свържете? Елате в отдел "Човешки ресурси".
Със сигурност или ще Ви отговорят, или ще Ви насочат към правилния специалист. Освен това служителят ще може да споделя обратна връзка с мениджъра по човешки ресурси за това как се справя на новото място.
В резултат на това затваряме две задачи наведнъж. Първо, премахваме основни и административни въпроси от прекия ръководител. И второ, ние предоставяме на новодошлия двама относително независими куратори - неговия шеф и HR.
На какво друго трябва да обърнете внимание, когато се подготвяте за освобождаване на новак?
Каквото и да се каже, те се посрещат с дрехите си, така че новодошлият веднага отбелязва комфорта и функционалността на офиса и конкретно работното му място, мощността и модерността на предоставеното оборудване, наличието на места за обяд и кафе паузи.
Така че не забравяйте да се погрижите предварително да подготвите всичко необходимо - от компютър до комплект канцеларски материали. Например винаги се интересуваме с какво оборудване е свикнал да работи даден служител. Подготвяме и брандиран пакет за добре дошли (дневник и канцеларски материали) и мислим за местоположението на работното място.
Освен това предлагаме подробни обиколки на офис и говорете за полезни места наоколо още на етапа на финалните интервюта.
Как плавно да потопите начинаещ в процеси и задачи
Много е важно да не хвърляте новодошъл „в открита вода“ и да го придружавате през целия процес на адаптация.
През първите седмици е важно мениджърът или менторът да говори за всички системи и процеси, които съществуват в компанията. В нашия случай за всяка позиция или блок от позиции има отделно ръководство, което отразява цялата тази информация.
Той също така съдържа описание на това как и къде се записват задачите, стандартни времена за изпълнение на проекта и входни данни за процеса на документооборот.
Отделно всеки новодошъл преминава обучение за работа с нашата CRM система, в която се изпълняват проекти.
Всички тези дейности се извършват така, че до края на изпитателния срок той да няма останали административни проблеми и действията му да бъдат възможно най-организирани и да не се дублират.
Когато новодошъл отлично разбира цялата вътрешна кухня, в бъдеще той вече няма да се разсейва от процедурни и бюрократични проблеми при изпълнението на основните си задачи. Това означава, че работи по-бързо и по-ефективно.
Какви цели трябва да си поставите?
Дори на етапа на наемане е важно да се определи зоната на отговорност и задачите на конкретен служител. Голяма грешка е да започнете да правите това едва след пускането му. Предварително подготвените и прозрачни KPI за пробния период ще ускорят максимално процеса на адаптация.
Отделете време за това и запишете какви резултати и в какъв срок очаквате от новия служител. Например, нашите мениджъри обмислят ролята и нивото на отговорност за всяка позиция предварително на етапа на наемане и всичко това се записва в Miro. По този начин избягваме хаотичното потапяне в задачите, което означава, че значително опростяваме работата на начинаещия.
Всеки знае, че KPI трябва да бъдат измерими и постижими. Това е, ако си поставите невъзможно или прекалено амбициозно мишена нов служител в самото начало, има голяма вероятност в преследването й той да пренебрегне всички основни знания, правила и процеси, които съществуват в компанията.
И поради това в бъдеще той ще се сблъска с много трудности и критики, което означава, че бързо ще се демотивира и ще изгори.
Вярваме, че основната цел на начинаещия по време на изпитателния период е да се потопи в бизнес процеси, идеално разбиране на позиционирането на компанията, конкурентни предимства, ключ случаи и така нататък. И именно на това разчитаме, когато си поставяме целите за този период.
Каква роля играе наставникът?
Менторът играе една от ключовите роли в процеса на адаптация. Това е старши опитен служител, който ще придружава новодошлия през първите месеци. Или може би по-късно. Обяснете всички нюанси на задачите, помогнете със съвети, подчертайте правилните начини за решаване на проблеми и просто бъдете пример за това как да действате и реагирате в различни ситуации.
В нашата стажантска програма менторът е главният герой. Тъй като за момчетата без опит ние сме първият работодател в живота, ментор = ментор = модел за подражание.
Освен това е много важно наставникът да бъде „зареден“ и доброволно да поеме патронажа над новодошлия, така че не налагайте такава функция на съществуващите служители. Това трябва да е стимул за свръхлоялност и успех.
Първоначално избираме служители, които споделят ценностите на агенцията, като ментори.
Повечето от тях сами са идвали при нас като стажанти, така че няма нужда да им обясняваме важността и стойността на тази роля.
Освен това компанията има оценки и едно от условията за преминаване на ново ниво е добре възпитан стажант или новодошъл. Е, разбира се, имаме и малък материален бонус за най-успешния ментор. Но това далеч не е основната мотивация.
Как да представим служител на екипа
Това е много важен етап. И няма една единствена рецепта за успешна интеграция, защото всичко много зависи от екипа. Така че ще е необходим индивидуален подход.
Ако екипът ви е съставен от активни, екстровертни търговци, организирайте малка игра за опознаване и ги помолете да се представят творчески на новодошлия. Ако отборът се състои от интровертиИТ специалисти, понякога можете просто да организирате една обща официална среща, където момчетата ще обсъдят областите на отговорност и ще обсъдят своите трудни умения. И това ще бъде напълно достатъчно, за да имат удобно работно взаимодействие.
Освен това ние, например, молим новодошлия предварително да разкаже няколко интересни факта за себе си. И ние използваме тази информация, за да подготвим отделна публикация за вътрешния канал на Telegram, където винаги обявяваме освобождаването на нови момчета.
Най-креативните мениджъри също ще се радват да използват тази информация в бъдеще.
Например, ако човек каза, че обича да пее, тогава защо не отидете всички заедно на караоке първия петък?!
Във всеки случай е много важно да предупредите целия екип за пристигането на новодошъл предварително и да им кажете какво планирате да му делегирате. Носете го на всички вътрешни събития – от излизане на кафе сутрин до излизане заедно. Така той веднага ще усети атмосферата на вашата компания, а това ще ускори установяването на връзки с колегите.
Защо е важно да давате обратна връзка?
Всеки знае това, но не всеки все още го прави. Периодът на адаптация за начинаещия е стресиращ. Затова е много важно менторът ръководител и HR редовно „мереха температурата“, интересуваха се от състоянието на нещата и своевременно споделяха своите наблюдения и коментари.
Може би на предишно място служителят просто е бил свикнал да изпълнява определени задачи по определен начин и там е бил похвален за този подход, но при вас това е грубо нарушение. Не трябва да натрупвате негативизъм и да записвате „задръстъци“ преди следващата насрочена среща. Изградете открит и конструктивен диалог от първия ден.
Какво да направите, ако все още не можете да установите връзка
Това също се случва. Дори ако всички горепосочени точки са изпълнени ефективно, съществува риск новодошлият да ви напусне след пробния период.
Може да има много причини: както обективни (не може да се справи с темпото, не е ангажиран в необходимата степен, не е лоялен към компанията, така и колеги) и субективни (все още не отговаря на атмосферата, все още иска пълна дистанционна работа, все още не иска да бъде секретар).
Може би не си подхождате на този конкретен етап от вашето развитие и ще се срещнете отново. Или може би просто трябва да си направите изводи и да продължите напред.
На този етап най-важното е да не разваляте вече изградена връзка и, както при всяка раздяла, да обсъдите всички възможни точки на растеж за съвместна работа по грешки. Както от страна на фирмата, така и от страна на напускащия агенцията на пробация.
Имаме така наречения бот за излизане, който изпращаме на всички при уволнение. Той съдържа доста ясни, прости въпроси, например: „Какви трудности срещнахте?“, „Какво бихме могли да подобрим?“, „Какви бяха отношенията ви с вашия мениджър?“ и други. Ние анализираме и обработваме всеки въпросник. Това обаче не замества личната комуникация.
Как иначе да покажем грижа за служителите💼
- Какво да направите, ако вашият служител е изгорял
- Какво е предимството на собственическото мислене сред служителите и как да го създадете в екипа си
- 10 съвета как един мениджър може да изгради взаимоотношения със служителите