6 съвета за намаляване на пътните разходи
разни / / June 30, 2023
1. Разработете политика за пътуване
Вашият график за пътуване трябва да включва:
- Списък на разходите, които компанията е готова да поеме. Например храната и подаръците за партньорите се плащат от бизнеса, но служителят плаща за мобилни комуникации и таксита.
- Ограничения за пътуване и настаняване на служители на различни позиции. Да кажем, че четиризвездните хотели са за ръководители на отдели, тризвездните са за обикновени служители.
- Правила за управление на документи. Това са сроковете за издаване на командировка, изготвяне на задачи, редът за подаване на заявления и отчети. Също така е важно да назначите служител или отдел, който ще отговаря за спазването на политиката за пътуване.
Можете да добавите шаблони за документи за пътуване - за служителите ще бъде по-лесно да ги попълнят и броят на неправилно съставените документи значително ще намалее.
За да направите вашата политика за пътуване още по-изгодна, разделете я на няколко части според важността на командировките. Помислете за различни правила и ограничения за тях. Тези пътувания могат да бъдат:
- За поддържане на имиджа. Презентации на конференции, участия във форуми или обучения. Такива събития няма да донесат незабавни ползи, така че цената на билетите и настаняването може да бъде намалена.
- За развитието на фирмата. Работни проверки, срещи и преговори. Такива пътувания са насочени към увеличаване на печалбите, така че можете да похарчите малко повече за тях. Приоритет тук е комфортът на служителите и скоростта на движение.
Кодовата система ще ви помогне да сортирате пътуванията по задачи по-бързо. Задайте номера на различни формати за пътуване, съберете ги в един списък и го прикрепете към вашата политика за пътуване.
Управлявайте лесно разходите си услуга за организиране на пътувания OneTwoTrip за бизнес. С него можете да настроите политика за пътуване на организацията, да зададете лимити за всеки служител и да планирате бизнес пътувания в календара. Платформата работи с 800 авиокомпании и предлага, наред с други неща, групови полети. Трансфер, билети за влакове, влакове, автобуси и aeroexpress - всичко на едно място. Хотелите по целия свят са достъпни за корпоративни клиенти с отстъпки до 35%, а по програмата за лоялност при покупки чрез услугата можете да получите до 5% кешбек.
Връзката с услугата е безплатна. Няма и месечна абонаментна такса, така че нередовните командировки няма да пилеят парите на компанията.
Да научиш повече2. Помислете за различен транспорт и жилища
Самолетът не винаги е най-удобният и изгоден начин за пътуване. Ако няма директни полети до желания град, връзките може да отнемат повече време от пътуването с влак. Освен това наистина е възможно да работите във вагона: много влакове имат Wi‑Fi, двойни купета и дори отделения за домофони. Друг вариант са автобусите. Кратко пътуване с тях няма да навреди на комфорта, като същевременно ще спести достатъчно време и пари поради липсата на трансфери.
Жилищата са същата история. Хотелът е по-скъп, но в центъра понякога е по-изгоден от бюджетния вариант в покрайнините на града: цената на таксито или обществения транспорт ще покрие разликата. Случва се дневният наем на апартамент да е по-евтин от хотел. А стабилният Wi-Fi и пералнята под ръка ще направят дългото пътуване по-удобно.
3. Не удължавайте пътуването си
Колкото по-кратко е пътуването, толкова по-евтино е за бизнеса. Всеки ден работа е необходим компенсират с дневни, а ако пътуването се пада през почивните дни или празниците - също на двойна тарифа.
Затова винаги изчислявайте внимателно времето, необходимо за изпълнение на задачите. Например, ако служител трябва да говори на конференция в четвъртък следобед, не е необходимо да прекарвате сряда и петък на път. Можете да летите сутрин и да излетите вечер - вместо три дни, бизнес пътуването ще продължи само един.
Тази схема работи в повечето случаи, но има и изключения. Да предположим, че всички печеливши билети за желания ден са свършили и остава само бизнес класа. Може да струва повече от дневните и нощувката в хотел. Тук си струва да изчислите разходите за няколко опции, да сравните сумите и да изберете най-добрия.
4. Вземете корпоративна карта
С него командировките ще станат по-комфортни за Вас и Вашите служители. Ще можете да зададете ограничения, така че служителите да не надхвърлят бюджета, когато пътуват. Край на неосчетоводените разходи - ще виждате всички транзакции в личната си сметка. Плюс това, корпоративните карти обикновено имат специални бонуси, като например увеличено връщане на пари или отстъпки за услуги.
Основното е, че ще бъде възможно да се върне ДДС за покупки без излишни нерви. За възстановяване на данъци изисква се само фактура, а ако служителят плаща хотел и транспорт в брой или с редовната си карта за работна заплата, хартията може да не се издава.
5. Дайте избор на служителите
Изглежда, че организирането на полети и хотели сами е правилното решение за спестяване на пари. Но има риск вашият избор да изглежда неудобен за служителя: комфортът ще пострада от това и желанието за работа по време на пътуване вероятно ще намалее. Освен това лицето, отговорно за планирането, ще загуби време, което би могло да бъде изразходвано за решаване на други задачи, които са по-ефективни за бизнеса.
Ако условията на пребиваване и движение ще бъдат избрани от пътуващия по работа, няма да се налага да се притеснявате за тези проблеми. Основното е да му посочите границите и условията на полицата за пътуване. Можете също така да поверите покупките на отговорно лице, като например счетоводител: пътникът ще даде връзки към удобни опции, организаторът ще плати за тях и след това ще сподели билети и подробности за резервацията.
6. Анализирайте доклади от предишни пътувания
Проверете документите на различните служители, вижте дали разходите се различават и потърсете причини за увеличени разходи. Например, някой е избрал полет, който е неудобен за компанията, или е вечерял изключително в скъпи ресторанти. Такива данни ще помогнат да се коригира политиката за пътуване и да се доведе до най-добрия вариант за бизнес.
За да улесните анализирането, струва си да имате обобщена таблица. Разделете документа на колони по категории: билети, настаняване, храна, мобилни комуникации, транспорт по време на пътуване и т.н. Моля, посочете и датата на пътуване и името на командирования служител. В таблицата могат да се зареждат само сумите на разходите, а подробностите да се съхраняват в отчети. Ако забележите аномалия, изтеглете документите, за да видите защо разходите са се увеличили.
Не е необходимо сами да поддържате маса - можете да използвате онлайн услуги, които вече предоставят такива инструменти. Доклади и заключителни документи в "OneTwoTrip за бизнес» се генерират автоматично и можете да ги получите чрез EDI. Анализът ще показва дебити по корпоративна карта, разходи по депозити и последващи плащания по хотелски и пътни сметки, в т.ч. групови билети. Услугата се интегрира с 1C: Счетоводство. Това позволява на служителите сами да избират подходящите опции, а счетоводителят да ги заплаща по удобен за компанията начин.
За комфорт и безопасност при бизнес пътувания, "OneTwoTrip за бизнес» има поддръжка, която работи 24/7. Можете да се свържете с нея по телефона, в месинджъри или в чата на личния си акаунт. Специалистите ще ви помогнат бързо да се справите с проблема и да намерите алтернативни възможности за настаняване или билети.
Насрочете бизнес пътуване