Стратегически сесии: какво представлява този инструмент и кой може да се възползва от него

Какво представляват стратегическите сесии

Стратегическите сесии са формат за срещи на ръководители, по време на които те обсъждат плановете за развитие на компанията. Този инструмент помага:

• оценява текущото положение на компанията, идентифицира нейните силни и слаби страни;
• намиране на начини за избягване на проблеми или разрешаване на съществуващи;
• дефинирайте план за действие – конкретни стъпки за постигане на целите;
• задайте показатели за измерване на успеха.

Стратегическата сесия е вид мозъчна атака. И така, на срещата обсъждаме проблемите и успехите на отделите, поставяме цели за всеки от тях, рисуваме диаграми и графики на интерактивна онлайн дъска.

За тези цели сме избрали Миро. Този инструмент ви позволява да улавяте мисли и идеи във визуален формат. В същото време всички участници в сесията имат достъп до него от всяка точка на света и от всяко устройство.

След това провеждаме тактическо планиране: ръководителят на всеки отдел разбива задачите си на по-малки стъпки.

Как да проведем стратегическа сесия

Ето няколко стъпки, които ще ви помогнат да се организирате.

Определете честотата на срещите

Няма фиксирани времеви рамки за провеждане на стратегически сесии. Някои компании предпочитат да провеждат тримесечни срещи, докато други могат да ги провеждат на всеки шест месеца или година.

Така че можете да зададете всяка честота на срещите, която е удобна за вас.

В нашата компания стратегическите сесии се провеждат веднъж на тримесечие. След това нарушаваме замисленото цели за някакъв спринт. За да направите това, трябва да решите какви стъпки да предприемете за решаване на големи проблеми, колко време ще отнеме като цяло, кои отдели ще бъдат включени и с колко ресурси разполагат.

След това мениджърите разлагат задачите на ниво отдел, ако е необходимо. И след 3 месеца проверяваме графика.

Поканете правилните хора

Кой ще поканите на стратегическата сесия ще зависи от списъка с проблеми, които трябва да бъдат разрешени. Например, ако провеждате среща за обсъждане на цялостната бизнес стратегия, трябва да се обадите на ръководителите на отдели. Можете също така да поканите ръководители на проекти, които отговарят за ключовите индикатори.

Ако вашата стратегическа сесия е посветена на преглед и обсъждане на някои данни, струва си да я привлечете командакойто е събрал тази информация и разбира нейната важност.

Изберете дата и час, удобни за всички

Когато определяте дата и час, вземете предвид мнението на всички. Избягвайте да насрочвате срещи със служителите ден преди датата им. Може би имат важна среща. среща или има горещи задачи, които не могат да отложат. В резултат на това можете да ги поставите в неудобна ситуация.

Когато давате дата, посочете колко време ще отнеме сесията. Например в нашата компания целият работен ден е отделен за това събитие. И в този случай е важно да правите почивки навреме, давайки възможност на себе си и на колегите си да се отпуснете.

Определете дневен ред

Дневният ред може да включва важни теми, основните етапи на сесията, въпроси, които трябва да бъдат обсъдени. Не добавяйте голям брой точки към него - по-добре е да посочите основната тема. Например, може да навлиза на нов пазар.

Отхвърляйки ненужните въпроси, ще можете да останете фокусирани върху основната задача.

В края на стратегическата сесия не забравяйте да преминете отново през целия дневен ред и да консолидирате постигнатите споразумения.

Помолете участниците да се подготвят предварително

Ръководителите трябва да са наясно с текущите показатели на отдела: нивото на натовареност на подчинените, общия обем на задачите и т.н.

Трябва да имат и актуална информация как и кога ключови показатели - както в краткосрочен, така и в дългосрочен план. Ако мениджърите трябва да обсъдят някои въпроси и проблеми на отдела, те също трябва да изготвят списък с тях предварително.

Преди някои стратегически сесии може да е полезно не само да разпространите дневния ред на срещата, но и да подготвите подробен доклад за напредъка, постигнат по важни задачи. Можете да обобщите целите и свързаните с тях KPI в електронни таблици.

Организирайте среща

По време на срещата трябва не само да разгледате всички въпроси, но и да дадете възможност на хората да говорят честно и да изразят мнението си. Насърчете участниците да го направят, но се опитайте да не прекъсвате другите и се връщайте към прекъснатите.

Често е по-ефективно да прехвърлите провеждането и контрола на сесията на домакина (модератора). Това позволява на директора да премине в едно поле със служителите и да премине от наблюдение на събитието към активно взаимодействие с мениджърите и решаване на проблеми.

Водете си бележки по време на срещата

Трябва да запишете основните моменти, идеи, данни, графики и цялата друга важна информация, която обсъждате в сесията, тъй като тя ще бъде полезна при по-нататъшно тактическо планиране.

Всеки отдел винаги има разбиране колко време е необходимо за изпълнение на определена задача. Това позволява още по време на сесията да се очертаят индикативни условия.

Лидерите обикновено събират информация, докато вървят, но общ доклад трябва да бъде изготвен и след сесията.

В нашата компания модераторът отговаря за това. Тоест той не само организира и контролира срещата, но и генерира отчет за взетите решения.

Поискайте обратна връзка

Благодарение на него можете да видите различни гледни точки и да разберете какво Колеги обърнете специално внимание. И още – да стимулираме взаимодействието им помежду си.

Помолете участниците да пишат за всякакви проблеми. Още по-добре, използвайте приложението за проучване, за да видите техните отговори в реално време. Например, това могат да бъдат въпроси относно общото усещане за ефективността на сесията и различни организационни въпроси, както и желания за бъдещи събития.

За кого е предназначен този инструмент?

Вярвам, че бизнесът не може да съществува без планиране. С тях винаги трябва да се работи - независимо от нишата и формата на вашата работа.

Без собствена стратегия рискувате да приоритизирате погрешно или да пренебрегнете проблемите на определен отдел, като всичко това ще се отрази на крайния резултат на цялата компания. В резултат на това рано или късно вътрешните проблеми ще станат по-големи и по-разрушителни за компанията.

Стратегическите сесии ще ви помогнат да се справите с тях и да установите работен процес. Затова според мен ще са полезни за всякакви екипи с повече от 3-4 души.

В края на краищата, колкото повече отдели имате, отговорни за отделните въпроси, толкова по-голяма може да бъде разединението на лидерите. А с помощта на стратегически сесии можете да синхронизирате плановете на компанията и да осигурите най-доброто разбиране вътре в нея.