Капанът на годишното мислене: как да не попаднете в него и да планирате времето правилно

Издателство "МИФ" издаде книгата "12 седмици в годината". В него бизнес треньорите и консултантите Брайън Моран и Майкъл Ленингтън споделят как да оползотворите времето си по-добре. Публикуваме откъс за това защо годишният план не работи и с какво можете да го замените, за да постигнете по-добри резултати.

Повечето хора (и компании също) никога не изпитват недостиг на нови идеи. Вземете например маркетинг, продажби, намаляване на разходите или подобряване на услугите. Навсякъде има повече идеи, отколкото могат да бъдат ефективно реализирани. Всички трудности не идват от липсата на знания, а от неправилното им прилагане.

Една от пречките пред хората и фирмите, които искат да постигнат добри резултати, е изготвянето на годишни планове. Изненадващо, годишни цели а плановете често се оказват пречка за ефективни действия. Това не означава, че годишното планиране няма положителни страни. Те са. По-добре е да работите с годишен план, отколкото без никакви насоки. Самият процес на неговото прилагане обаче ограничава ефективността.

След дълги години работа с клиенти открихме интересна връзка. Повечето от тях вярват, съзнателно или не, че техният успех или неуспех се определя от постиженията им през годината. Нашите клиенти си поставят годишни цели, правят годишни планове и често ги разделят на тримесечни, месечни, понякога ежедневни. След това те измерват успеха въз основа на изминалата година. И те попаднаха в капана, който наричаме годишно мислене.

Откажете се от ежегодното мислене

В основата на такива мислене има един негласен принцип: има още цяла година напред, достатъчно време, за да направим планираното. През януари изглежда, че декември е много далеч!

Започваме годината с големи цели, но към края на януари обикновено осъзнаваме, че малко изоставаме от графика. Не ни харесва много, разбира се, но не ни притеснява особено. Защо би? Имаме още 11 месеца пред нас и можем да спазим сроковете, нали? В края на март също сме малко по-назад, но пак не се притесняваме много. Защо? Отново смятаме, че има още достатъчно време. И свикваме. С такива мисли живеем цяла година.

Ние погрешно смятаме, че има още много време и действаме съответно. Нямаме усет за време, не мислим, че всяка седмица, ден или момент са важни. Всъщност ефективната дейност трябва да бъде ежедневна и седмична!

Друго погрешно схващане, свързано с годишното мислене: утешаваме се с мисълта, че малко по-късно ще подобрим драматично резултатите. Например в края на септември или октомври ще се случи чудо и то нашето производителност ще нарасне значително. Но ако ние самите не можем да го повишим за една седмица, как можем да обещаем, че ще го постигнем за една година?

Истината е, че всяка седмица има значение! Всеки ден! Всяка минута! Трябва ясно да осъзнаем, че работим всеки ден и всяка седмица, а не веднъж на месец или тримесечие. Годишното мислене по-скоро пречи на ефективната работа. За да увеличите производителността, трябва да спрете да планирате година напред. Не мислете в годишни срокове, фокусирайте се върху по-малки времеви рамки.

Годишният цикъл заслепява хората и не изяснява едно просто нещо: реалността е това, което се случва в момента.

Ние живеем и постигаме успех тук и сега! А годишното мислене води до вярата, че е възможно безболезнено да отложим важните неща за по-късно. — Ще го направим по-късно. „По-късно ще постигнем планираното.

Тук можете да спорите: казват, че почти всички организации работят на базата на годишен план и успяват. Бъдете сигурни, следването на плана не означава, че тези компании постигат всичко, на което наистина са способни.

Имахме клиенти – успешни компании – които увеличиха производителността с 50% само за 12 седмици. Ето един пример: помогнахме много брокер с оборот от милиарди долари, двойни продажби за шест месеца. Това не може да стане на базата на годишен план! Без значение колко добре се представят хората или компаниите, те ще бъдат по-ефективни, ако се откажат от годишното планиране.

Откажете се от този начин на мислене и вижте сами какво ще последва.

В края на годината стават чудеса

Вероятно сте виждали реклами или сте чували съобщения за „най-добри оферти“ в края на годината. Такова агресивно популяризиране на стоки и услуги се отплаща и следователно е типично за много индустрии.

Ако някога сте имали състезание в навечерието на Нова година, знаете колко бързо всеки се опитва да завърши проекти и важни неща. Какво ви очаква: успех или провал? Отговорът на този въпрос се определя от последните два месеца. Но най-често рязък взрив на активност постепенно избледнява до края на годината.

С други думи, само наближаването на крайния срок повишава мотивацията.

Това се случва през цялото време застраховка и финансови индустрии. За много компании и техните служители декември е традиционно най-добрият месец от годината, а четвъртото тримесечие често дава 30-40% от годишните продажби. Какви чудеса стават, когато хората имат цел и скоро края на годината!

В много индустрии краят на годината е времето за излизане от зимен сън. Активността нараства, а служителите са съсредоточени върху задачите си. Без време за губене в очакване на годишни бонуси, те се фокусират върху важни проекти и пазарни възможности. Те забравят за всичко, което не е пряко свързано с непосредствените важни цели.

В това прекрасно време всички обсъждат само ефективността. Лидерите на компанията мислят за постигането на резултати и провеждат срещи, на които правят всичко възможно, за да мотивират подчинените си да постигат резултати.

Какво стана края на годината? Защо хората се държат по различен начин през ноември-декември, отколкото през лятото? поради края на отчетния период. В повечето случаи той приключва на 31 декември.

Краят на годината е еталон за измерване на успеха или провала. Това е условна финална линия, до която всеки иска да стигне, за да не бъде по-лош от другите. И това е, което дава усещане за необходимостта от навременни действия.

Както за артистите на свободна практика, така и за наетите работници ноември и декември са натоварено време. Не можете да губите време. Осъзнавайки, че си отива, хората започват да решават най-трудните и неприятни задачи, които са били оставени на заден план през цялата година.

Тези дни хората имат „усещане за време“ и не се колебаят. Стараят се да завършат всички проекти и да ги предадат до края на годината. Те трябва да пресекат финалната линия преди „времето да изтече“.

Освен това всички се вълнуват поради очакване нова година. Независимо как сте се представили тази година, надявате се следващата година да бъде много по-добра. Ако годината е била трудна, можете да започнете отначало. Ако сте свършили добра работа, тогава ви очакват нови професионални висоти. Във всеки случай новата година носи много надежди и светли очаквания.

Краят на годината е вълнуващо и продуктивно време. Последните 5-6 седмици от отиващата си година са може би най-прекрасното време. Всички служители са преизпълнени с ентусиазъм, опитват се да направят всичко възможно, за да постигнат отлични резултати. Но проблемът е, че цялата тази „продуктивна работа“ продължава няколко седмици. И би било чудесно, ако енергията, фокусът върху постигането на целите и всички положителни промени ни придружават всяка седмица, през цялата година. И това е възможно! Нашата книга и методът за разделяне на времето на периоди ще ви помогнат в това.

периодизация

Методът за разделяне на времето на периоди за първи път се появява в спорта и целта му е да се подобри резултати. Принципът му е фокусиране върху едно действие или упражняване на отделни движения. В спорта периодизацията е моделът на всяка тренировка за определен период от време, обикновено 4–6 седмици. След този период спортистът преминава към следващата тренировка. Така се постигат най-високи резултати във всяка отделна дисциплина. Тази техника е използвана за първи път от източноевропейски спортисти в подготовката за Олимпиадата през 70-те години. Разделението на периоди е широко разпространено в спорта и днес.

Оценявайки полезността на техниката на периодизация и нейното благоприятно въздействие върху нашите клиенти, ние я превърнахме в инструмент за постигане на успех в бизнеса и живота. Разработихме 12-седмична система, която ви позволява да се съсредоточите върху важните фактори, които влияят на подобрението доходи и подреждане на личния живот. Тази книга ви казва какво е важно да направите днес, за да постигнете дългосрочни цели.

Той използва структуриран подход, който напълно променя начина, по който мислите и действате. Важно е да разберете, че резултатите, които получавате, са пряк резултат от вашите действия. И вашите действия отразяват мисленето зад тях. Това определя резултата. С други думи, вашето мислене ви помага да приложите знанията си на практика.

В резултат на това вашите действия винаги съвпадат с начина, по който мислите. Когато се фокусирате върху промяната на действията си, вие подобрявате резултатите си, но ако начинът, по който мислите се промени, всичко останало се променя. Вашите действия са в пряка зависимост от новопридобитите мисловни модели. Това води до драматично подобрение на резултатите. Пробивът не започва с действия, той се създава в мисли. […]

12 седмици = 1 година

Забравете за понятието „година“, защото вече знаете за грешките, свързани с „годишно мислене“. Нека преосмислим значението на думата "година": сега тя ще продължи не 12 месеца, а само 12 седмици. Да точно. Няма повече от четири сезона - тази концепция е остаряла. Сега вашата година се състои от 12 седмици, последвани от нова 12-седмична година и така нататък до безкрайност. Всеки такъв период е независим - това е вашата година.

Помислете за истинското значение на 12-седмичната година. вълнение, енергия, концентрация - всичко, което чувствате през декември, сега ще бъде с вас постоянно. Новогодишната надпревара се наблюдава не веднъж на 12 месеца, а постоянно. Помните ли защо хората се държат различно през ноември и декември? Те знаят, че на 31 декември ще обобщят резултатите от изминалата година - ще оценят собствените си успехи или неуспехи. Както казахме по-горе, това е условна дата, но тъй като бележи края на календарната година, е добре да си направите равносметка на този ден. В тази фурма няма нищо магическо - ние самите я даряваме със специални свойства. За някои от нашите клиенти финансовата година приключва на 30 юни и техните служители работят усилено през юни, за да приключат годината на стабилна основа. Всъщност датата не е толкова важна: има само някакъв момент във времето, когато играта свършва и ние обявяваме успех или поражение.

12-седмичният годишен метод определя нова крайна дата на играта, за да изпитате своя успех (или провал). Страхотното тук е, че крайната дата винаги е ясна и няма да я изпуснете от поглед.

Кратката година дава достатъчно време за изпълнение на всичко планирано, но винаги ще изпитвате нужда да действате и да поддържате тонуса си.

Това е човешката природа: започваме да се държим различно, когато крайният срок наближи. Не губим време, не правим излишни неща и се фокусираме само върху основното.

Една 12-седмична година веднага показва, че не правите нищо. В крайна сметка, колко лоши седмици трябва да има, за да бъде успешна в крайна сметка? Не можете да си позволите повече от 1-2 лоши седмици и всеки ден автоматично става по-важен.

12-седмична година ви позволява да се съсредоточите върху седмицата, освен това върху всеки ден - именно в рамките на деня се развива действието. Отложи важни неща за по-нататък, мислейки си, че краят на годината е още далеч - непозволен лукс. Ефективната работа не се извършва ежемесечно, тримесечно или полугодишно; тя се извършва ежедневно и дори ежечасно. 12-седмичната година ще ви даде възможност да усетите важността на всеки ден.

Отсега нататък ще очаквате нова година на всеки 12 седмици. Ако по-рано някой си постави амбициозна цел и до третото тримесечие стана ясно, че е невъзможно да я постигне, провалът не му позволи да работи нормално по-нататък. Но не е обичайно човек (или компания) да пада духом, ако нещо не се получи до октомври. В 12-седмичната година това отношение е изключено. На всеки 12 седмици започвате всичко отначало - празнувайте Нова година! И ако нещо не ви се получи миналата година, съберете сили и започнете отначало. И ако годината е била добра, тогава можете да поправите усещането успех. Във всеки случай на всеки 12 седмици ви очаква нов етап от живота.

12-седмичната година променя всичко! Както в края на календарната година, на всеки 12 седмици си правите почивка, празнувате напредъка си и „рестартирате“. Това може да бъде тридневен уикенд или едноседмична ваканция - важно е да имате време за почивка, събиране на сили и енергия. Успешните хора са склонни да гледат напред, но не винаги могат да оценят напълно това, което вече е направено. Една 12-седмична година ще ви даде поне четири пъти възможността да забележите и отпразнувате своите успехи и постижения.

В 12-седмична година няма да можете да скочите над главата си и ще откриете, че всяка седмица е от значение. […]

Изхвърлете годишния си план

След като имате ясна картина на вашето желано бъдеще, ще ви трябва планза да го достигне. Представете си: вие и вашето семейство сте на почивка, шофирате из страната с кола - и нямате карта. Съгласни ли сте, че това не е най-добрата ситуация?

Визия за бъдещето без план за нейното изпълнение е като замък в пясъка.

Планът за постигане на вашите лични и професионални цели е дори по-важен от това да имате карта на района в колата си. За съжаление много хора прекарват повече време в планиране на пътуванията си, отколкото в определяне на ясни бизнес приоритети.

Действията по плана имат три основни предимства.

1. Намален шанс за грешки.
2. Спестяване на време.
3. Фокусирайте се върху целта.

Планирането ви позволява да обмислите предварително всички стъпки, за да се придвижите към целта. Вие оценявате възможните грешки на хартия, което намалява вероятността да се появят в живота.

Проучванията показват, че планирането значително намалява необходимото време и усилия. Звучи парадоксално, нали? Всъщност мнозина имат усещане за бездействиеако не работят през цялото време. Истината е, че времето, прекарано в план, е най-продуктивно.

И накрая, планирането, подобно на добрата карта, ви помага да се съсредоточите върху целта. Това е много важно, защото в противен случай постоянно ще се разсейвате и изхвърляте от курса. Планът ще ви върне към стратегически важни въпроси.

12-седмично планиране

Не знаем по-добър подход от 12-седмичното планиране, което по много начини превъзхожда годишния модел. Няма да споменаваме тримесечното планиране като производно на годишното планиране. В 12-седмичния план всяка седмица е отделна и на всеки 12 седмици посрещате нова година с възможност да подобрите резултатите си.

12-седмичното планиране се различава значително от годишното планиране по три важни начина. Първо, това е по-предвидимо. Колкото по-далеч отивате в бъдещето, толкова по-малко имате способността да предсказвате каквото и да било. В дългосрочните планове предположенията се припокриват. Ако можете да предвидите бъдеще, обадете ни се и ще се радваме да поговорим с вас за акции, които някой ден ще ви направят цяло състояние!

Истината е, че да определите ежедневните си действия за следващите 11-12 месеца е почти невъзможно.

Ето защо годишните планове най-често предполагат конкретна цел. Точността на прогнозиране на резултата от 12-седмичния план е много по-висока. С голяма степен на сигурност ще можете да определите какви действия трябва да се извършват през всяка седмица - и така през всичките 12 седмици. По този начин 12-седмичният план може да бъде както цифров, така и ориентиран към действие. Тя ви позволява да поддържате тясна връзка между вашите действия днес и резултатите в бъдещето.

Второ, 12-седмичният план е много фокусиран. Повечето годишни планове включват многозадачност, така че изпълнението им е под въпрос. Причината да изпълнявате няколко задачи едновременно е, че се опитвате да вместите в тях всичко, което сте планирали за следващите 365 дни. И не е чудно да се изгубите и да се отклоните от курса. Често просто не можете да отчетете всички задачи!

Винаги има повече възможности, отколкото можете да използвате. С 12-седмично планиране можете да изпълните няколко задачи добре и да не се разпръсвате напразно. За 12 седмици ще можете да свършите три неща, но те ще са най-важните за вас и няма да се разсейвате с дреболии. Планът ще ви позволи да се съсредоточите върху няколко основни цели и ще ви даде достатъчно енергия и сила за навременни действия.

Трето, 12-седмичният план има коренно различна структура. Нашият опит показва, че повечето планове са написани с мълчаливата цел просто да се направи добър план. Често те са поставени в красива папка и тук приключва тяхното изпълнение.

Ние определяме цели

Целта на планирането е да ви помогне да идентифицирате и постигнете тези няколко важни задачинеобходими за постигане на крайната цел. Ако планирането не ви помогне да се представите по-добре, тогава нямате нужда от него. За съжаление, повечето планове са написани без да се вземе предвид тяхното изпълнение. Способността за ефективно действие зависи от структурата и съдържанието на плана. В един добър план няма твърде много сложни задачи и не твърде малко специфични детайли, необходими за решаването им. Трябва да започне с дефинирането на крайната цел. Тя от своя страна ще определи успеха ви през 12-седмичната година. И това вече ще ви позволи да продължите напред, за да постигнете желания дългосрочен резултат.

След като сте си поставили цели за 12 седмици, трябва да изберете тактика на действие. Най-лесният начин е да разделите 12-седмичната цел на части. Например, ако искате да спечелите 10 хиляди рубли през този период. долара и отслабвам на 5 кг, тогава трябва отделно да определите тактиката за генериране на доходи и отслабване.

Тактика - ежедневни действия, водещи до целта. Тя трябва да бъде конкретна, постижима, да включва срокове за изпълнение на задачите и да разпределя отговорностите. Ще говорим повече за това как да напишем ефективен план по-късно.

12-седмичният план трябва да бъде структуриран по такъв начин, че тактическите действия, изпълнени навреме, означават постигане на целите. Но трябва да запомните, че за да не изгубите от поглед дългосрочните цели, трябва да съобразите 12-седмичния си план с тях.

12-седмичният план е мощен инструмент. Позволява ви да се съсредоточите върху това, което е необходимо тук и сега. Не забравяйте, че не е част от годишния план - това вече е "годишно мислене", то останали в миналото.

12 седмици са достатъчно дълго, за да свършите нещата, но достатъчно кратко, за да оставите усещане за необходимостта от навременни действия. За тези, които знаят как да работят, 12-седмичният план е инструкция стъпка по стъпка, която не е подвеждаща, не позволява забавяне и изисква незабавни действия.

Една седмица – една задача

Дългосрочни резултати се постигат чрез ежедневни действия. Според сър Уилям Ослър, основател на Медицинското училище Джон Хопкинс, неговият успех е просто в това, че получава всичко навреме. Той казва: „Планираме предварително, но действаме всеки ден.“ За да бъдат успешни, ежедневните действия трябва да бъдат съобразени с дългосрочни планове, стратегия и тактика. В резултат на това ще получите много повече контрол върху действията си, което е много по-важно от контрола върху резултата. Резултатите са резултат от вашите действия. Ето защо е толкова важно да се правят планове, които отчитат не само количествени показатели, но и конкретни действия.

Вашите ежедневни действия са най-добрият инструмент за предсказване на бъдещето.

Нищо не идва лесно, независимо колко сте силни и страстни мечти. Само действията управляват света. Както вече казахме, визията за бъдещето определя крайната цел и общата посока на движение към нея. Дава мотивация, но сама по себе си, без действие, е просто мечта. А правилните действия превръщат мечтата в реалност.

И тук често се проваляме. Да, много хора мечтаят за подобрения в живота си. Но това не е достатъчно. И без значение какво искате: правете повече пари, намерете нова работа, срещайте се с приятели, отслабнете. паунда, влюбете се, станете добър играч на голф, бъдете добър родител или просто бъдете приятни за общуване човек

Не е достатъчно просто да искате да се промените. Трябва да работите върху това, и то постоянно и последователно. Както някога е казал древният римлянин философ Тит Лукреций Кар, "водата изтрива камъка." Последователното решаване на важните задачи, необходими за постигане на целта, е ключът към получаването на това, което искате.

Вашите действия днес създават вашето бъдеще. Искате ли да го разгледате? Проучете действията си, те ще го предвидят. Искате ли да знаете за бъдещото си здраве? Вижте какво ядете и в каква форма сте. Искате ли да предскажете бъдещия семеен живот? Погледнете отношенията си със съпруга/та. Искате ли да предвидите кариера или бъдещи доходи? Няма нищо по-лесно – анализирайте какво правите всеки работен ден. Вашите действия ще кажат всичко!

седмичен план

Седмичният план е мощен инструмент, който превръща 12-седмичен план в ежедневни и седмични дейности. Той организира задачите, които трябва да бъдат изпълнени през седмицата и ви помага да се съсредоточите върху задачите, които ви предстоят. Това е като игра, която трябва да бъде завършена за една седмица. Помага да не се заблудите и да не пропуснете важното. Седмичният план ви помага да организирате дейностите си така, че контролирани както краткосрочни цели, така и дългосрочни цели, които са важни за вас. Осигурява фокус върху продуктивната работа всяка минута и не позволява разсейване.

Седмичният план е нещо повече от списък със задачи. Той включва важни стратегически действия от 12-седмичния план, които трябва да бъдат изпълнени тази седмица, за да постигнете крайните си цели.

Отправната точка за ефективен седмичен план е 12-седмичният план. Той съдържа описание на всички тактически действия, чието изпълнение ще доведе до успешно постигане на целите за 12 седмици. За всяко тактическо действие се отделя една седмица и това помага за ясното следване на плана, разбивайки го на прости ежедневни действия. Седмичният план е производна на общия 12-седмичен план, всъщност неговата 1/12.

За да работите продуктивно с план, трябва да прекарате първите 15-20 минути в началото на всяка седмица, за да оцените свършеното през предходната и да създадете план за действие за текущата. И в първите 5 минути на всеки ден си струва да прегледате седмичния план, за да определите какво ще правите днес.

12-седмичната година ви помага да почувствате стойността на всяка седмица и по този начин поддържа правилното ниво на фокус. Една година вече е 12 седмици, месецът е седмица, а седмицата е ден. Сега важността и въздействието на всеки ден са ясни! седмичен план мотивира вие и ви дава възможност да правите много добре няколко неща и то не много наведнъж, а със загуба на качество. Това е гаранция, че ще успеете да извлечете максимума от усилията си.

Седмичният план ви помага да проследявате стратегията си, да приоритизирате, да проследявате напредъка дългосрочни цели и изпълнение на краткосрочни задачи, както и да оцените действията си, обвързани с временни рамка. Позволява ви да се съсредоточите върху детайлите, които ще ви помогнат да постигнете вашите 12-седмични цели. А те от своя страна ще дадат възможност да се доближите до визията си за бъдещето. В резултат на това действията и целите съвпадат.

За да се възползвате от този инструмент, трябва винаги да го имате под ръка и да работите с него ежедневно. Всеки ден трябва да започва с работа по седмичен план. Проверявайте го няколко пъти на ден. Ако сте планирали някакво действие за този конкретен ден, не напускайте работа, докато не приключи. Този подход гарантира, че всички важни задачи се изпълняват всяка седмица и че тактиките, които разработвате, се следват. […]

12 седмици в годината описва методология, която ви позволява да работите на кратки етапи и да успеете да направите четири пъти повече за една година от другите. Книгата ще бъде интересна за тези, които искат да се научат как ефективно да планират нещата, като същевременно поддържат мотивация и решителност.

Купете книга