Как да „нулирате“ производителността само с една електронна таблица
разни / / April 05, 2023
Елементарна техника за тези, които не са готови да изучават сложни програми и системи.
Представете си, че имате визуална „машина на времето“, която ви отвежда в някой от моментите от миналото. И можете да видите за какво сте прекарали времето си - какви задачи сте изпълнили и кои не, и защо. Подобно "устройство" може да бъде на ваше разположение по всяко време. Всичко, което трябва да направите, е да създадете електронна таблица за продуктивност. Това е документ, в който ще записвате личното си представяне всеки ден.
Как да създадете електронна таблица за производителност
Най-добре е да използвате Google Sheets, Excel или Numbers. Но ако ви е по-удобно, писането в тетрадка или бележките на телефона също ще свършат работа.
Във всеки случай таблицата трябва да има 4 колони:
- дата. Може да се подчертае в ярък цвят, например жълто.
- Задача. Това е колона за списъка с нещата, които правите през деня.
- Категория. В тази колона трябва да отбележите вида на изпълняваните задачи, да речем „работни“ или „лични“. Всяка категория може да бъде маркирана и с цвят. Това ще ви помогне бързо да навигирате в данните и да видите къде най-често е насочен фокусът.
- минути. Тук остава да запишете колко време е отнело изпълнението на определена задача.
Избягвайте да добавяте към графиката си дейности, които ви помагат да презаредите, като медитация или упражнения. Те ви позволяват да поддържате баланс между работа и личен живот и да поддържате душевно здраве, но не са пряко свързани с производителността. Ето защо в този случай е по-добре да ги пропуснете.
Опитайте се да попълните електронната таблица, докато изпълнявате задачи през целия ден. Освен това помага за по-добро разпределение на работата и съзнателното превключване между задачите вместо веднага вземете следващото нещо или направете няколко наведнъж, което само боли производителност.
Как работи таблицата за производителност
Рядко отделяме време за самоанализ и не се замисляме защо действията ни не носят желаните резултати. И това е голяма грешка. Когато имаме ясна информация пред очите си, много по-лесно разбираме къде си губим времето и какво ни пречи да продължим напред. Графиката на продуктивността ясно показва нашите грешки и дава възможност да анализираме как да ги избегнем в бъдеще, в коя посока да предприемем повече стъпки и къде да преразпределим вниманието.
Да приемем, че решите да изчислите колко часа на ден отделяте за работни задачи. Ако общият брой не ви устройва, въз основа на таблицата можете да помислите как да го увеличите или намалите - например да намалите времето за обяд или да делегирате задачи на други.
Електронната таблица също така улеснява анализирането на това как задачите, на които прекарвате най-много време, са в съответствие с вашите дългосрочни цели. Ако искате да напишете книга, но прекарвате само един час на ден в работа върху нея, тогава е време да промените графика си.
Важно е редовно да изучавате таблицата за производителност. Например отделяйте половин или час на всеки 2-3 дни, за да прегледате всички задачи и да анализирате информацията. Търсете повтарящи се модели и бъдете честни със себе си. Всъщност отделяте ли достатъчно минути за целите си или прекарвате много повече време в социалните медии? Анализът ще ви помогне да намерите допълнителни ресурси и да увеличите продуктивността във важни области от живота си.
Прочетете също🧐
- 20 полезни шаблона на Google Таблици за всеки повод
- Редове - таблици, които ще помогнат за автоматизиране на рутинни действия
- Един съвет за продуктивност, който замества всички останали