Как да направите падащ списък в Excel
разни / / April 04, 2023
Lifehacker събра седем начина: от прости до сложни.
Как да направите прост падащ списък в Excel чрез функцията за вмъкване
Елементарна опция: не се нуждае от предварителна настройка и е достъпна благодарение на стандартната функция за вмъкване. Тя ви позволява да изберете предварително въведени стойности от списък и бързо да ги добавите. Това обаче работи само ако данните се съдържат в колона без пропуски и входът е в ред.
Поставете курсора в следващата празна клетка в диапазона. В нашия пример това е B7.
Щракнете с десен бутон на мишката и изберете „Избор от падащия списък“ или просто натиснете Alt + „стрелка надолу“ на клавиатурата.
След това ще се появи списък с всички стойности, въведени по-горе, без повторения и просто трябва да изберете желаната и да кликнете върху нея.
Как да направите падащ списък в Excel от набор от данни
Следният метод ви позволява да използвате всеки диапазон от данни за падащия списък, който се намира навсякъде в листа, както и на друг лист или дори в друг файл (повече за това по-късно).
списък няма да се актуализира, ако добавите информация под посочения диапазон, но ако я вмъкнете не в края, а между редовете, всичко ще работи. При изтриване на елементите от списъка, той ще се промени във всеки случай.Изберете клетката, която трябва да има падащ списък (имаме я H3), преминете към раздела „Данни“ и щракнете върху „Проверка на данни“.
В прозореца, който се отваря, изберете типа данни "Списък", щракнете в полето "Източник" и изберете желаните клетки.
Щракнете върху OK и в посочената клетка ще се появи падащ списък с желаните стойности.
Как да направите падащ списък в Excel от именуван диапазон
Всеки диапазон от клетки може да бъде наименуван, като му дадете име. Това ще ви позволи да се обърнете към него и ще улесни запомнянето на диапазоните, с които работите често. В противен случай тази версия на падащия списък не се различава от предишната: тя ще се актуализира само ако изтриете една от стойностите или добавите редове в диапазона.
Първо създайте именуван диапазон. За да направите това, изберете клетките с бъдещи елементи в падащия списък и ги озаглавете, като въведете името в полето с имената на клетките и след това натиснете Enter. Задължително условие: първият знак трябва да е буква, интервали не могат да се използват (вместо тях поставете "_").
Сега поставете курсора в клетката, където искате да направите списък, и в раздела „Данни“ щракнете върху „Проверка на данни“.
В колоната "Тип данни" изберете "Списък" и като източник посочете името на диапазона, като поставите "=" пред него. В нашия пример излезе „=марки“.
Падащият списък с елементи от наименования диапазон е готов.
Как да направите падащ списък в Excel с данни от друг лист или файл
Понякога трябва да използвате външни данни, които се намират на друг лист или дори в отделна работна книга. В този случай ще ви помогне функцията INDIRECT, която ще ви позволи да се обърнете към тях. Тъй като източникът е диапазон от клетки, списъкът ще се актуализира само ако напишете или изтриете нови стойности вътре в диапазона. Също така, когато препращате към друг файл, този файл трябва да е отворен.
Отворете и двата файла, след това изберете клетката с бъдещия списък и в раздела Данни щракнете върху Проверка на данните.
Изберете "Списък", като източник посочете следната формула: =INDIRECT("[име на файл]име на лист!диапазон")
Тоест вътре в кавичките трябва да има името на файла с данните за списъка в квадратни скоби, след това без интервал името на листа, а след това също без интервал удивителен знак и обозначение на диапазон. В нашия пример ще бъде така: =INDIRECT("[Книга1]Лист1!A3:A9")
Списъкът е готов. За да използвате данни от друг файл, той също трябва да е отворен по това време.
Как да направите падащ списък в Excel от таблица
Следващият метод е малко по-сложен, но много по-универсален и правилен. Базиран е на така наречените умни таблици, те са динамични. Това означава, че всички промени, независимо дали са добавяне на нови елементи или изтриване, ще бъдат незабавно отразени в падащия списък.
Изберете диапазона с елементите от списъка и тяхната категория и след това в раздела Начало щракнете върху Форматиране като таблица.
Изберете произволна опция за дизайн, проверете опцията „Таблица със заглавки“ в отворения прозорец и щракнете върху OK.
Поставете курсора в една от клетките на таблицата и в раздела „Дизайнер на таблици“, който се показва, въведете името на списъка, като го потвърдите с натискане на Enter.
Щракнете върху клетката, където искате да бъде списъкът, и щракнете върху Проверка на данни в раздела Данни.
Посочете „Списък“ като тип данни и за източника въведете следната формула: =INDIRECT("име_на_таблица")
В нашия пример ще бъде така: =INDIRECT("Врати")
Списъкът веднага ще започне да работи и ще се актуализира, когато премахвате и добавяте елементи.
Как да направя падащ списък в ексел с търсене
Ако списъкът е достатъчно голям, можете да улесните въвеждането на стойности с подсказки, които ще ускорят търсенето на желаните елементи. Можете да направите това чрез инструментите за разработчици на ActiveX.
Ако не виждате раздела Разработчик, първо трябва да го активирате. За да направите това, отворете менюто и изберете "Още команди ...".
Щракнете върху Персонализиране на лентата, след това активирайте Разработчик и щракнете върху OK.
В раздела Разработчик щракнете върху Вмъкване и изберете Комбо поле от ActiveX контроли.
„Начертайте“ клетка от списък с курсора, след това щракнете с десния бутон върху нея и изберете „Свойства“.
Намерете реда ListFillRange, въведете диапазона от стойности за списъка в него и натиснете Enter. В нашия пример това е B6:B9.
Деактивирайте режима на проектиране, като щракнете върху едноименния бутон. Сега списъкът работи и съвпадащите елементи ще бъдат маркирани, докато пишете.
Как да направите свързан падащ списък в Excel
Много полезен вид списък, който се появява доста често. След като изберете ред в един списък, различни набори от стойности ще бъдат налични във втория, в зависимост от предишния. Например, когато посочвате продуктова категория в първия списък във втория моделите се сменят. Нека разгледаме прилагането на такъв базиран на таблица списък, така че данните да се актуализират автоматично, когато елементите се добавят или премахват.
Подгответе колони с данни: в заглавките са елементите от първия, родителски списък, а под тях са елементите от втория, свързан с него. Изберете първата колона със заглавка и в раздела „Начало“ щракнете върху „Форматиране като таблица“.
Изберете някой от стиловете и след това в прозореца, който се показва, активирайте опцията „Таблица със заглавки“ и щракнете върху OK.
Щракнете върху някоя от клетките на таблицата и след това й дайте име, като го въведете в полето „Име на таблица“ и натиснете Enter. Това ще бъде елементът от първия списък, в нашия пример - "Компютри". Създайте таблици за останалите колони по същия начин и ги преименувайте.
Поставете курсора в клетката, където ще бъде първият падащ списък, и в раздела „Данни“ щракнете върху „Проверка на данни“.
Посочете „Списък“ като тип и изберете заглавията на колоните с категории като източник, които ще станат елементите на родителския списък.
След това поставете курсора в клетката, в която ще бъде вторият списък, щракнете върху „Проверка на данни“, изберете опцията „Списък“ и в полето „Източник“ въведете =НЕПРЯКО и адреса на клетката на родителския списък в скоби. Това е =ИНДИРЕКТНО(H3) за нашия пример.
Сега, когато изберете елемент в родителския списък, само съответните опции ще бъдат показани в свързания списък. Например, ако щракнете върху реда "Лаптопи", Excel ще покаже само модели лаптопи.
И ако посочите „Слушалки“, ще се покажат съответните имена на аксесоари от едноименната колона.
Прочетете също🧐
- 10 формули в Excel, които ще улеснят живота ви
- Как да направите диаграма в Excel
- Как да направите или премахнете прекъсване на страница в Word и Excel
- Как да замразите област при превъртане в Excel
- 12 лесни трика за по-бърза работа в Excel