Личен канбан: Как да опростите професионалния си живот с табло със задачи
разни / / April 03, 2023
Един прост метод ще помогне за рационализиране на натрупаните задачи.
Известният писател и професор по компютърни науки в университета Джорджтаун, Кал Нюпорт, написа книгата Нови принципи на бизнес комуникацията. В него той говори за това как сме стигнали до култура на постоянна комуникация и как това се отразява на нашата продуктивност и психично здраве. С разрешението на издателство МИФ публикуваме откъс от пета глава. Става въпрос за това как ефективно да решавате работни задачи с помощта на дъска Kanban.
Джим Бенсън много мисли как да оптимизира работата в интелектуалната сфера. Неговата консултантска фирма Modus Cooperandi е специализирана в разработването на уникални процедури, които да помогнат на служителите да работят заедно по-ефективно. Бенсън преди това е работил в разработката на софтуер и е добре запознат с техниките за гъвкаво управление. Вероятно затова той често използва табла със задачи в работата си. […]
Но що се отнася до личната производителност, Джим Бенсън стана известен с тънката книга, която публикува сам през 2011 г. Нарича се Personal Kanban и предлага примамлива гледна точка: можете да използвате техники за гъвкаво управление, които помагат на екипи от служители да изпълняват сложни проекти, за да се справят със заплетената плетеница от отговорности в индивидуалните си професионални живот.
Идеите зад книгата са доста прости. И Бенсън ги описа накратко в петминутно видео, което публикува на уебсайта на книгата. Авторът стои до голяма тетрадка, поставена на статив. Той запълва центъра на листа с многоцветни самозалепващи се парчета хартия. Те представляват нашите собствени очаквания, както и тези на роднини, приятели, колеги и шефове. „Всички тези задачи се слепват в една буца в съзнанието ни и всеки път, когато мислим какво да предприемем, ние откъсваме парче от тази буца“, обяснява Джим. За да направим това, трябва да преминем през тази купчина задачи и да ги анализираме внимателно, за да решим какво да правим по-нататък. „Задачата не е приятна“, обобщава Бенсън.
Personal Kanban предлага решение: структурирайте този набор от информация с лична дъска със задачи. Бенсън смята, че трябва да има три колони. Първият се нарича Възможности. В него с помощта на самозалепващи се листчета въвеждате информация за Вашите отговорности. Всяка листовка съдържа информация само за една задача. „И сега кошмарният набор от работа се превръща в добре изглеждаща подредена структура.“ Втората колона се нарича „В ход“. Там премествате листовете, отразяващи задачите, по които сте започнали да работите. Ключовият момент, свързан с тази колона (а това е тайната съставка на системата Kanban като цяло) е, че можете да работите върху строго определен брой задачи едновременно. На езика на тази система това е „ограничаване на броя на текущата работа“. Във видеото си Бенсън казва да работите върху не повече от три задачи наведнъж. Както той обяснява, ако вместо това решите да поемете дузина различни поръчки наведнъж, тогава всичко ще завърши в „пълна бъркотия“. Той убедително твърди, че не трябва да се хващате за всичко наведнъж: посветете цялото си внимание на две или три неща и поемете нова задача едва след като завършите предишната.
И така логично се приближихме до колоната „Готово“. Когато работата е свършена, листовката се премества там. Теоретично тази колона изобщо не е необходима, но Бенсън предполага, че психологическото издигане, преживяно от човек, премествайки лист хартия от колоната „В процес“ в колоната „Готово“, се превръща в мощен стимулант фактор. В годините, откакто книгата на Бенсън е публикувана, системата спечели орди от фенове. […]
Таблото със задачи е невероятно ефективен инструмент не само за координиране на работата на различни екипи, но и за структуриране на работата на отделните служители […].
Вече казах, че аз самият използвах тази идея като професор. Като завършил студент в отдела по компютърни науки в Джорджтаун, организирах работата си с помощта на дъски Trello. Електронната ми таблица изглеждаше като стандартния шаблон на Бенсън с колони „В ход“ и „Готово“. Подобно на много фенове на лични системи Kanban, аз създадох свои собствени колони за тези задачи които искам да изпълня, но в момента не се занимавам активно с тях (по-късно ще говоря за това Повече ▼). Всеки понеделник изучавах информацията на дъската, местех картите и решавах върху какво ще работя тази седмица. През следващите дни често проверявах дъската, за да видя какво мога да правя през времето, което отделих за задължения в следдипломното училище. Веднага щом постъпиха нови заявки - под формата на имейли, телефонни обаждания или, както често се случва, въпроси преминаха покрай кабинета на моите ученици - веднага записах информацията на карти и я поставих на дъската, за да работя върху тези моменти По късно.
Без табло със задачи в работата си в университета, щях да разчитам на общуването в стил. хиперактивен кошерен умРаботен процес, който се фокусира върху текущата комуникация и се подхранва от случаен поток съобщения, доставени чрез цифрови средства за комуникация като електронна поща и пратеници.. В резултат на това щях да бъда затънал в мудна кореспонденция с много хора - ден след ден. Бих станал типична жертва на хиперактивен кошерен ум: някой, който дори не се разделя с лаптоп една среща и никога не изпускаше телефона си, докато вървеше през кампуса, опитвайки се да свърши хиляди неща едновременно. С други думи, без тази система работата ми би била истински ад. С помощта на таблото със задачи успях значително да намаля потреблението на ресурси. Информацията за предстоящата работа е поставена на дъската, структурирана и аз методично изпълнявам задачите в определеното за това време. Ето защо, както може би се досещате, станах силен защитник на използването на табла със задачи не само за организация на работата на екипа, но и за рационализиране на професионалния живот на отделните служители, справям се с умствен труд.
За да ви помогнем с тази задача, ето няколко примера за най-добри практики, които да ви помогнат да извлечете максимума от дъските със задачи.
1. Използвайте множество дъски
Много привърженици на личния Канбан използват само една дъска, за да организират професионалните си задачи. Препоръчвам ви да вземете малко по-различен подход. Имайте отделна дъска за всяка роля, която изпълнявате в професионалната сфера. В момента съм университетски професор в три много различни роли: изследовател, преподавател и студент. За всяка от тези роли започнах отделна дъска. Така че, когато анализирам преподавателската си дейност, не ме притесняват несвързани задачи в областта на научните изследвания или работата със студенти. В резултат на това не ми се налага да превключвам между различни дейности и решавам работни проблеми по-бързо.
Също така понякога намирам за полезно да имам отделна дъска за големи проекти (да речем, тези, които отнемат повече от две седмици за завършване). Например, не толкова отдавна бях председател на голяма научна конференция. Тази позиция включваше решаването на множество задачи. Ето защо реших, че ще бъде по-лесно да създам отделно табло, информацията на което да не се припокрива с други области от професионалния ми живот. След като този проект беше завършен, вече нямах нужда от дъската.
Разбира се, можете да работите само с ограничен брой дъски, така че задачата да не стане непосилна. Поради тази причина смятам, че е добра идея да има отделен съвет за всяка професионална роля и всеки голям проект. В този случай повечето хора ще имат две до четири дъски, с които лесно може да се работи. Напротив, ако имате десет дъски, ресурсите, необходими за превключване между тях, ще надхвърлят всички ползи от структурирането на задачи.
2. Провеждайте редовни индивидуални сесии за анализ на информация
Когато говорихме за табла със задачи за екипи за знания, твърдях, че най-добрият начин за анализиране на информацията, която те съдържат, е да провеждате редовни срещи. Същото важи и за вашата лична дъска. Ако искате да извлечете максимума от този инструмент, отделяйте време всяка седмица, за да анализирате и актуализирате информацията на дъската. По време на тези индивидуални сесии прегледайте подробностите и преместете картите, като актуализирате състоянието на работата, ако е необходимо. Процесът няма да отнеме много време. Ако правите това редовно, 5-10 минути ще са достатъчни.
Не организирайте такива сесии твърде често: стигнах до извода, че веднъж седмично е достатъчно. Но не пренебрегвайте този вид дейност. Ако решите така табло със задачи не е достатъчно добър метод за съхраняване на информация за служебните ви задължения, тогава ще се върнете към една трескава кореспонденция в духа на хиперактивния колективен ум. Поставете информацията за индивидуалната сесия в календара си и я приемете толкова сериозно, колкото всички други срещи и срещи. Персонализираните табла със задачи могат много да улеснят професионалния ви живот, но само ако сте готови да инвестирате времето си в работа с тях.
3. Добавете колона „По договаряне“.
Като ръководител на аспирантура често се налага да обсъждам работни въпроси с някои от колегите си: с декана, с ръководител на магистърската програма и с още двама професори, които са част от комисията, която И заглавие. На моята дъска със задачи добавих колона за всеки от тези служители и я нарекох „За обсъждане на следващата среща“. Щом възникне въпрос, когато трябва да получа мнението на някого от колеги, потискам желанието да му изпратя бърз имейл. Вместо това въвеждам информация за задачата в колоната „Обсъждане на следващата среща“.
Срещам се с ръководителя на докторската програма всяка седмица в определено време. По време на нашата среща обсъждаме всички въпроси, които се появиха в тази рубрика през изминалата седмица. Що се отнася до декана и членовете на комисията, изчаквам да има достатъчно въпроси в колоната за обсъждане и след това организирам среща, за да обсъдя всичко наведнъж. Този подход може да ви изглежда твърде прост, но оказа много положително въздействие върху работата ми.
Представете си например, че за една седмица имаше пет информационни карти в колоната Дискусия с Дийн. По време на срещата, която ще продължи 20-30 минути, ще разработим с него стратегия по всеки от тези въпроси. Ако му пиша писмо всеки път, ще трябва да водя пет диалога едновременно през седмицата. В резултат на това щях да проверя имейла си десет пъти и да се дразня, че съм разсеян от работа.
Ако искате да сведете до минимум безкрайните съобщения и да извлечете максимума от индивидуалните табла със задачи, това е може би най-ценният съвет, който мога да ви дам. Редовните срещи могат да заменят 90% от забързаната кореспонденция. Просто трябва да следите какви точно проблеми трябва да бъдат обсъдени. С помощта на таблото със задачи това става лесно.
4. Добавете колона „Изчакване на отговор“.
Ако си сътрудничите в интелектуална работа, понякога трябва да спрете на пауза работата по задача, докато чакате друг човек да отговори на въпрос или липсваща информация. Ако сте създали лична дъска със задачи, тези лепкави въпроси могат лесно да бъдат проследени с помощта на колоната Чакащ отговор. Когато преместите задача там, отбележете на картата от кого точно чакате отговор и какво ще направите, когато получите необходимата информация. Това ще ви позволи да останете на курса, докато имате силата да повлияете на ситуацията, и да продължите да работите ефективно, когато пристигне необходимата информация. По-важното е, че поставяте неразрешените проблеми на сигурно място и се отървавате от основните безпокойствоче нещо не е направено.
Книгата "Нови принципи на бизнес комуникацията" е базирана на бизнес казуси и най-новите изследвания в областта на психологията и неврологията. От него ще научите как да мислите системно, какво трябва да се направи, за да се преустрои работният процес в една организация, в екип и за отделните служители и други интересни неща.
Купете книгаПрочетете също📌
- 5 нагласи, които отличават истински ценните служители от обикновените
- 8 най-добри приложения за търсене на работа
- Кой е scrum master и как да станете такъв
Най-добрите оферти за седмицата: отстъпки от AliExpress, Zarina, Button Blue и други магазини