Защо управлението на времето не работи и как да го заменим
разни / / July 08, 2022
Опитайте се да приложите техниката на управление на фокуса и управлявайте не времето, а вниманието си.
Адам Грант
Доктор, организационен психолог, автор на книги.
Преди няколко години, по време на почивка в клас, който преподавах, към мен се обърна озадачен мениджър на име Майкъл. Шефът му каза, че трябва да бъде по-продуктивен, така че Майкъл започна внимателно да анализира за какво прекарва времето си. Той вече беше зачеркнал по-малко важните срещи от графика и вече не виждаше задачи, от които можеше да се отърве. И не разбираше как да ги изпълнява по-ефективно. „Може да си помислите, че се шегувам, но е истина. Единственото, до което стигнах, е да пия по-малко вода, за да ходя по-рядко до тоалетната “, призна Майкъл.
Живеем в общество, което е обсебено от личната продуктивност. Поглъщащи книги, които обещават да ни научат как да бъдем по-ефективни и мечтаещи относно 4-часовата работна седмица. Хвалим се колко сме заети. Е, основният ключ към производителността, според всички наоколо, е управлението на времето. А това означава, че ако се научим как по-добре да планираме графика си, можем да постигнем продуктивна нирвана.
Защо управлението на времето не подобрява производителността
За 20 години изучаване на производителността научих, че управлението на времето не е отговорът на всеки проблем. Напротив, това е част от проблема.
През цялата си кариера често чувам един и същ въпрос: „Как да направя повече?“ Понякога хората питат това, защото знаят, че съм организационен психолог и експерт по продуктивност. Но най-вече защото прочетоха в някое списание или в книгата ми колко много мога.
Наистина не се чувствам ефективен. Рядко постигам ежедневните си цели, така че ми е трудно да отговоря на този въпрос.
Да вземат под внимание💡
- 7 тайни, които експертите по производителност използват, когато не се справят
Но след като разговарях с Майкъл, разбрах, че нашата производителност не зависи от това как управляваме времето. Всеки ден ни се дава ограничен брой часове, а стриктното управление на времето само ни напомня колко от тях губим. Много по-добре е да използвате друга стратегия - управление на фокуса, или управление на вниманието.
Какво е управление на фокуса и защо е по-добро от управлението на времето
Управлението на фокуса е изкуството да правиш нещата по правилните причини, в точното време и на точното място. А основната му цел е да разделя задачите по приоритет, независимо колко време отнемат.
Класическата практика за управление на времето предполага да си поставите крайни срокове за изпълнение на задачите. Опитах този метод, докато пишех тази статия. Целта ми беше 1200 думи, така че седнах на бюрото си в осем сутринта и си дадох три часа. По мои изчисления това ми позволи да пиша шест думи в минута.
Прекарах първите шест минути безсмислено, взирайки се в трептящия курсор, без да напиша нито дума. Тогава ми стана любопитно колко думи мога да въвеждам на минута, така че направих онлайн тест. Резултатът не ми хареса, затова намерих друг тест. И след това още един.
В крайна сметка се отказах и преминах към управление на фокуса. По време на изследванияА. Грант. Давайте и вземайте: Защо помагането на другите води до нашия успех за книгата му Take or Give? Открих, че продуктивните хора не се чудят кои цели да започнат да изпълняват. Те естествено клонят към проекти, които са не само социално значими, но и наистина интересни за тях.
Така че вместо да се съсредоточа върху това колко бързо искам да завърша статията, се запитах защо изобщо я пиша. Отговорите бяха:
- Аз самият мога да науча нещо ново, като преосмисля изследванията си.
- Най-накрая ще има какво да кажа на хората, които питат за производителността.
- Тази статия може да помогне на някого.
Започнах да мисля за конкретни хора, които ще прочетат тези редове. Напомни ми за Майкъл - и бум! - работата е започнала.
Много често производителността ни страда не поради липса на ефективност, а поради липса на мотивация. Производителността сама по себе си не е добродетел, тя е само средство за постигане на целта. Освен това производителността е добродетелна само когато крайната цел е достойна.
Ако основната ви цел е самата продуктивност, ще трябва постоянно да разчитате на силата на волята и да се стремите към резултата. Но ако се съсредоточите върху това, което предизвиква интереса ви и прави проекта полезен за другите, ще бъдете тласнати напред от естествена мотивация.
Проверете😣
- Как да разберете дали сте продуктивно обсебен и да намерите баланс
Как да използвате управлението на фокуса за производителност
Когато прилагате техники за управление на фокуса на практика, е важно да обърнете внимание на точните условия, в които изпълнявате задачите. Израснал съм в Мичиган. И когато се върнах там, за да завърша магистратурата си, убедих мой приятел от Западния бряг да се присъедини към мен. „Твърде студено и сиво“, отговори тя, пристигайки в Мичиган по време на снежна буря. И избра Станфорд в Калифорния. И следващата зима в Мичиган беше най-студената и най-сивата, която помня. Но никога не съм бил толкова продуктивен - в такова време нямаше абсолютно нищо друго освен работа!
Поредица от изследвания показанДж. Дж. Лий, Ф. Джино, род. Р. Staats. Rainmakers: Защо лошото време означава добра производителност / Journal of Applied Psychologyче лошото време е добро за производителността, защото е много по-малко вероятно да се разсейваме с мисли за отиване някъде. Изследователите установиха, че банковите служители в Япония извършват транзакции много по-бързо в дъждовни дни и участниците в експеримент в Съединените щати по време на лошо време са били по-ефективни при коригиране на правописни грешки в есе. Ето защо избрах деня след снежната буря, за да напиша тази статия - топящата се каша навън изглеждаше напълно непривлекателна за разходка.
Но любимата ми част от управлението на фокуса не е къде, а кога. Най-често продуктивността ни страда, когато сме изправени пред задачи, които наистина не искаме, но трябва да свършим. Години наред бях сигурен, че те трябва да се предприемат веднага след най-интересните проекти, при нарастване на енергията и мотивацията.
Но след това моят колега и аз направихме проучване в корейски магазин за хранителни стоки. И разбрахДж. Шин, А. М. Грант. Отегчен от интерес: Как вътрешната мотивация в една задача може да намали ефективността при други задачи / Journal Academy of Managementче когато служителите получават много интересни задачи, те се показват много по-зле в скучни и рутинни задачи. Може би това се дължи на ефект на остатъчно вниманиеС. Лирой. Защо ми е толкова трудно да върша работата си? Предизвикателството на остатъците от внимание при превключване между работни задачи / Организационно поведение и процеси на вземане на човешки решения. Съзнанието ни непрекъснато се връща към интересна задача и това ни отвлича от безинтересна.
В експеримент обаче, в който показахме на американците интересни видеоклипове и след това им дадохме задача да въведат данни, открихме друг механизъм - ефектът на контраста. След забавни видеоклипове такава рутинна задача като въвеждането на данни изглежда още по-непоносима. Все едно ядеш зеленчуци след десерт. Ето защо, за да запазите вниманието си по време на скучни задачи, е по-добре да ги изпълнявате след малко по-интересни. Е, оставете най-интересните за накрая като награда. И не става въпрос за време - а за избор на правилния момент.
Как да използваме управлението на фокуса за творчество
Мисля, че основната ви цел е не само да бъдете по-продуктивни. Може би искате да бъдете и по-креативни.
Производителността и креативността изискват различни стратегии за управление на фокуса. Производителността се подхранва от специални „филтри“ за внимание, които ни позволяват съзнателно да изключим разсейващите мисли. А за творчеството, напротив, трябва да се отървете от такива „филтри“.
Как да извлечете най-доброто от всяка стратегия? AT Книга „Timehacking“ от Даниел Пинк пише за това как циркадните ритми ни помагат да избираме моментите, когато сме най-продуктивни. По-добре е ранобудните да се заемат с аналитична работа възможно най-рано, докато са на върха на вниманието. Те трябва да оставят рутинните задачи за средата на деня и да отложат творческите задачи за вечерта, когато ранобудните са склонни да мислят по-нелинейно. Совите имат различен график: те са по-добре да се занимават с творческа работа сутрин и да спестяват аналитичната работа до вечерта.
Това не е управление на времето, защото можем да отделяме същото време за задачи дори след като пренаредим графика си. Това е управление на фокуса, така че отбелязваме реда, в който ни е по-лесно да изпълняваме задачите, и ги разпределяме по съответния начин.
Открийте повече⏰
- Кой да бъде по-изгоден - бухал или чучулига
Друго важно нещо, което трябва да направите, е да преразгледате подхода към планирането на работата. Харесва ми идеята на Пол Греъм, който предлагаП. Греъм. График на производителя, график на мениджъра разделете седмицата на "мениджърски дни" и "творчески дни". В „мениджърските дни“ правите срещи и обаждания, а в „творческите дни“ отделяте време творческа работа, знаейки, че няма да бъдете разсейвани от разсейвания, които обикновено биха прекъснали работата ви процес. За съжаление не всеки има този лукс – да разпределя дните от седмицата по този начин. Така че трябва да отделяте малки моменти за творчество през всеки ден.
Според законите на управлението на времето трябва да се изолираме от всички разсейващи фактори. Не само от тези, когато ни прекъсват други хора, но и от тези, когато сами прекъсваме. Управлението на фокуса предлага различен подход – съзнателно избиране на моменти за разсейване.
Веднъж, когато бях още в гимназията, прекарах цяла събота пред телевизора. В края на деня бях отвратен от себе си, но не можех да го изключа. Тогава измислих правило: пускам телевизора само когато знам какво точно искам да гледам. Прилагам същото правило към социалните мрежи: ако работя, отивам там само за да споделям съдържание. И аз превъртам фийд само по време на почивки - например, когато чакам полет или си почивам след тренировка.
Повечето писатели, които познавам, чакат „дни на творци“, за да започнат да пишат. Те са уверени, че ще им отнеме поне 4-6 часа, за да се потопят напълно в сложен проблем или голяма идея. Всъщност има доказателство заb. Бойс. Кое е по-продуктивно, писането в модели на преяждане на творческа болест или умерено? / Писмена комуникацияче писателите, които работят „преяждане“, постигат по-малък напредък от писателите, които работят на кратки сесии.
Всеки от нас може да направи няколко стъпки към дадена цел за изненадващо кратко време. Когато завърши преподаваниР. Бойс. Професорите като писатели: Ръководство за самопомощ за продуктивно писане пишат през 15-минутни интервали, те завършиха дисертациите си много по-бързо.
Ако искате да сте по-продуктивни, не анализирайте как прекарвате времето си. По-добре внимавайте какво поглъща вниманието ви. Сега погледнах часовника си за първи път, откакто си спомних историята за Майкъл. Часът е 10:36 сутринта и вече съм написал 500 думи повече от целта си. Ще оставя на вас да решите дали тези 156 минути се считат за интелигентно използване на моето внимание и дали няколко минути четене на тази статия се считат за интелигентно използване на вашето внимание.
Всичко това ме навежда на друга мисъл. Почти съм сигурен, че високоефективните хора имат осми навик. Те не си губят времето в учене седем умения високоефективни хора.
Прочетете също🧐
- Как да подобрим концентрацията
- Един ден, едно нещо. Най-лесният начин да успеете
- Как да увеличите продуктивността си в зависимост от това дали сте интроверт или екстроверт
Най-добрите сделки за седмицата: отстъпки от AliExpress, LitRes, Christina и други магазини