10 начина да направите вашия работен календар възможно най-ефективен
разни / / June 14, 2022
Отделете си време за решаване на проблеми и се откажете от управлението на времето.
Какви успешни дуети познавате? Батман и Робин, чипс и футбол, Оливие и Нова година. Знаете ли какво друго върви чудесно заедно? Вашият календар и производителност. Сериозно, опитайте се да подобрите само едно нещо, без да подобрявате другото - едва ли ще успеете. Ето няколко начина да превърнете работния си календар в ефективен инструмент за постигане на целите си.
1. Планирайте почивка, за да решите проблеми
Всеки има висящи задачи за изпълнение или проекти, които да започне, за да изгради, например, бизнеса на мечтите си. Но рядко намираме време за всичко това.
Една проста формула ще помогне за решаването на проблема: време × максимална концентрация върху една задача. Ако няма достатъчно време, тогава е необходимо концентрацията да се увеличи още повече. И за това трябва да премахнете всички разсейващи фактори.
Започнете, като попитате какво трябва да научите, за да продължите напред в кариерата си. Най-вероятно ще измислите няколко много големи задачи, които е трудно да поемете при липса на свободно време. И тук стигаме до най-важното – ваканция за решаване на важни задачи и проблеми. Ето как да го организирате:
- Отделете 2-3 дни или друго време в календара си, което ще ви помогне да постигнете значителен напредък.
- Добавете още един ден. За какво? През повечето време надценяваме силните си страни.
- Напълно се съсредоточете върху задачата в този момент.
Отнасяйте се към този период като към нормална ваканция. Завършете всички текущи работни проекти предварително. Предупредете клиентите или колегиче няма да си в офиса тези дни. Включете автоматичен отговор в пощата си, така че нищо да не ви разсейва. Многозадачността и социалните мрежи също са строго забранени. Вашата задача е да се съсредоточите върху работата и напредъка.
2. Планирайте една година напред
Планирането за цяла година предварително звучи като монументална задача. Освен това е невъзможно да се предвиди точно какво ще се случи в бъдеще. Разбира се, всичко това са много добри аргументи. Въпреки това, дългосрочният план може да бъде ключът към доброто управление на времето.
Това не означава, че трябва да записвате всяка минута от следващите 365 дни. Добавете само най-важното към вашия календар: редовни срещи, срещи, рождени дни, ваканция, пътувания, събития и повтарящи се задачи. Този подход ще помогне за намаляване на нивата на стрес и ще се уверите, че всеки ден работите върху наистина важни неща.
3. Създайте своята перфектна седмица
Сега, когато имате цялостния си план, е време да стесните нещата, като планирате седмицата си. Това може да се прави всяка неделя.
Лекувайте планиране как да разпределите бюджета, само в този случай трябва да разпределите времето си. И, както при парите, първо ще ги „похарчите“ в плана си, записани на хартия.
Можете също така да измисляте теми за всяка седмица – големи задачи, върху които ще работите през следващите 7 дни.
4. Опростете ежедневния си график
Няма смисъл да се прави сложен и дълъг план, напротив, колкото по-прост, толкова по-добре.
Някои хора използват схема, според която трябва да подчертаете трите основни задачи за деня. Това може да е ефективно, но този метод също има няколко пропуски. Например, можете да изберете грешни задачи. Или е неправилно да се определи времето, необходимо за завършването им. Освен това винаги могат внезапно да се появят други случаи, какво да правя с тях?
Лесно е да измислите прост, но ефективен план. Гледайте ясно всеки ден графикСнимка на деня: Дневният график на Бенджамин Франклин / Атлантическият океан един от бащите-основатели на Съединените щати, Бенджамин Франклин. Имаше дори място за добри навици.
- Настройте се за деня: душ, закуска, лични задачи, подготовка за работа (3 часа).
- Сутрешни задачи (4 часа).
- Анализ на текущи проекти и обяд (2 часа).
- Ежедневни задачи (4 часа).
- Вечеря, почивка и край на работния ден (4 часа).
- Мечта (7 часа).
Можете да използвате този график като шаблон и след това да го допълните със свои собствени задачи.
5. Внимавайте за циркадните ритми
Във всеки от нас има специален „часовник“, който разпределя енергията през целия ден. Това са циркадните ритми. Те поддържат основни функции в тялото ни, като сън и будност. Ако някога сте пътували до град или държава с различна часова зона, тогава вероятно разбирате колко трудно е да се приспособите към различен ритъм.
Същото важи и за работния календар. Опитайте се да разпределите задачите в него в зависимост от циркадните ритми: най-важното е да планирате за обяд или 18:00 часа, най-лесно - за рано сутрин, 15:00 или късно вечер. И най-доброто нещо е да следите нивото на вашата активност през целия ден. Може да сте по-продуктивни в полунощ, отколкото на обяд.
6. Правете почивки
Много от нас погрешно вярват, че почивките са загуба на време. В крайна сметка е по-добре да отделите тези 15-20 минути за важни задачи.
Всъщност този подход към производителността отдавна е остарял. Нещо повече, редовните почивки могат значително да подобрят ефективността. Но към тях също трябва да се подхожда отговорно.
Планирайте почивките предварително, за предпочитане в съответствие с циркадните ритми, и определете как ще прекарате свободното си време. Например, разходи се на открито или тренирайте във фитнеса.
Основното нещо е да намерите златната среда. Не бива да злоупотребявате с останалото, но работата без спиране няма да ви донесе удовлетворение. Задайте таймер за почивката си и я третирайте като друга важна среща или задача.
7. Спрете да използвате управление на времето
Може да звучи контрапродуктивно, но истината е, че времето е почти невъзможно да се контролира. Така че, трябва да се съсредоточите върху това, което можете да контролирате. За да направите себе си и календара си по-добри, обърнете внимание на няколко области:
- Енергия. Вместо да се справяте с нови предизвикателства, вземете почивка, когато сте уморени. Така възстановявате енергията и повишавате ефективността.
- Приоритети. Поставете ги в календара си и първо работете по приоритетните задачи. Не губете енергия за задачи, които могат да бъдат делегирани, пренасрочени или игнорирани.
- Мозък. Невропластичността е способността на мозъка да създава нови и да възстановява изгубените невронни връзки. Колкото по-често практикувате определени задачи, толкова по-лесно ви става да работите върху тях.
- Същност. Премахнете ненужния боклук от календара си, като например твърде малки задачи, и се съсредоточете върху жизненоважните.
- Фокус. Тук е различно технология. Например Pomodoro - 25 минути работа и 5 минути почивка. Или правилото 52/17 – 52 минути работа и 17 минути почивка. Това ще задържи вниманието ви през целия ден.
- Емоции. Отрицателните преживявания не само разсейват, но и изтощават. Добавете забавни дейности към календара си и отделете време за самообслужване. По този начин можете да избегнете изгарянето.
8. Накарайте се да промените задачите
За да се мотивирате, включете напомнянията в календара на вашия смартфон или дори задайте обикновен кухненски таймер. Основното нещо е звукът да не ви дразни, а нежно да ви подсказва кога е време да преминете към следващото нещо. Това ще ви помогне да се придържате към графика си, без да се откъсвате от предишни задачи.
9. Не се страхувайте от пространствата
Ако внимателно планирате нещата, вероятно ще забележите пропуски в календара си. И това е абсолютно нормално. В рамките на разумното, разбира се. Ако има двучасова почивка между задачите, си струва да се помисли, но 30-минутната почивка е съвсем естествена. През това време можете да се подготвите за нова среща, да решите спешни въпроси, да завършите трудна задача, да медитирате, да направите няколко упражнения за разтягане или да оцените напредъка си за деня.
10. Избягвайте шаблоните
Електронните календари по подразбиране разпределят стандартен час за всяка задача, но това не е най-доброто изобретение. Има много неща, които могат да се направят за 30 минути. А най-важната информация от работна среща може лесно да се побере в 15 минути.
Не разчитайте на стандартите – отделете толкова време за работа, колкото наистина ви е необходимо.
Прочетете също🧐
- 15 функции на Google Календар, които трябва да използвате максимално
- Защо календарът е по-добър от списъка със задачи
- Календар, който ще постави всичко в живота