7 тайни, които експертите по производителността използват, когато не го направят
разни / / March 24, 2022
Само един прост въпрос, списък със задачи на хартия и други доказани трикове.
Когато има все повече и повече работа, започваме да се давим в проекти и да нарушаваме сроковете. Хвърлете стреса на живота и списъкът със задачи ще стане като Еверест, който е невъзможно да бъде покорен. Ще се изненадате, но експертите по производителност се сблъскват със същите проблеми. Специално за тези случаи те имат някои прости, но много ефективни решения.
1. Помоли за помощ
Веднага щом редакторът на списание Wired Алън Хенри осъзнава, че е поел твърде много проекти, той спира и сортира задачите по важност.
„Това е най-трудната част. Но не защото трябва да организирате задачи – лесно е – а защото трябва да си починете и да осъзнаете целия обхват на работа. Понякога изглежда глупаво да си вземете почивка само за да започнете да работите отново по-късно, особено когато сте претоварени или не можете да се справите. Но е необходимо да се възстанови яснотата на мисълта. Разходете се, изпийте чаша вода, не забравяйте да обядвате“, казва Хенри.
След такава почивка той препоръчва да се разделят нещата по приоритет, важност и способност за делегиране. Последното в този случай не означава „дай го на някого“. Въпросът е да отделите повече време за някои задачи, да се свържете с колега с някои и да откажете някои.
Хенри съветва да не се срамувате да помолите за помощ. Не е нужно сам да носиш отговорност за всичко. Ако имате възможност да разчитате на колегите, използвайте я.
Алън Хенри
Редактор на списание Wired.
Нямате представа колко шефове, като ме видяха да тичам из коридора с неистови очи, казаха: „Следващия път се свържете с мен, когато нещо се обърка. Аз ще ти помогна".
2. Запишете всичко на хартия
Консултантът по управление на времето Анна Дирмон Корник обича да записва мислите и съображенията си на хартия. Тя разделя листа на четири равни части. Първият е за задачи, които абсолютно трябва да бъдат изпълнени, вторият е за извършване, третият е за извършване, а четвъртият е за извършване. След това експертът разпределя делата в категории, а след това, вече във всеки от тях, по приоритет.
Cornick сравнява тази техника с гевгир, който помага да се „напрягат“ задачи, да се оставят най-важните, да се разбере откъде да започне и спокойно да се захващаме за работа.
3. Отървете се от излишъка
автор книги „Моята продуктивна година“ Крис Бейли редовно изброява всички текущи проекти. И тогава той прави същото като Алън Хенри: той решава кои случаи могат да бъдат изоставени и кои могат да бъдат прехвърлени на други.
Бейли разпределя останалите проекти според сроковете. Ако няма време за нещо, той се опитва да предупреди, че задачата ще се забави. И ако разбере, че ще завърши, напротив, предсрочно, той информира, че ще бъде възможно да го затвори предварително.
Крис Бейл
Автор на книгата "Моята продуктивна година".
В 90% от случаите тази тактика ми помага да намаля обема на натоварването. Ако все пак трябва да работите извънредно, този метод може поне да облекчи стреса.
4. Признайте, че не можете да го направите
Консултант по управление на времето Памела Л. Рийд се опитва да работи последователно върху задачите, но понякога все пак се разсейва. В такива моменти й помагат няколко практики:
- Разберете къде е тя. "Главата ми се върти, имам нужда от помощ!"
- Поставете приоритети и разберете: работата трябва да бъде свършена сега или в близко бъдеще, или може да бъде отложена за по-късно.
- Ограничете разсейването – проверявайте по-малко социалните мрежи или отделете известно време за малки, повтарящи се задачи.
- Затворете вратата, останете сами, дайте си определен период от време и се потопете в задачите.
5. Взаимодействайте бързо с другите
Консултантът по продуктивност Рейчъл Изип предпочита да си вземе почивка, защото работата по множество задачи наведнъж води до претоварване с информация. По време на почивка тя не проверява имейла или телефона и не се опитва да се заеме с първото нещо, което попадне, за да завърши поне нещо, но се опитва да се успокои и да реши какво да прави по-нататък.
Експертът внимателно разглежда самите проекти с срокове и определя дали те трябва да се извършват самостоятелно или това е екипна работа. Ако работите в тандем, тогава трябва да взаимодействате точно сега. Например напишете „Това е новият ни срок“ или „Ще мога да ви покажа моята част от работата до края на деня“. Във всеки случай трябва да предупредите колегите си за случващото се възможно най-скоро.
6. Задайте един уточняващ въпрос
Бизнес треньорът Кати Вусоу вярва, че ясните приоритети помагат да се справим с блокирането на работното място. Ако имате ръководител на проекти или шеф, понякога е просто въпрос да се свържете с тях: „Ето проектите, които имам в момента. Кое е приоритетно?
Ако сами определяте важността на задачите, използвайте този въпрос: „Кои от задачите трябва да бъдат решени или премахнати от списъка в момента, за да могат и други да бъдат решени или да станат по-лесни“? Отговорът ще ви помогне да разберете откъде да започнете.
7. успокой се
Експертът по производителността Самфи Уай отбелязва, че хората обикновено търсят прости решения на проблемите. Въпреки това, за да бъдете наистина продуктивни, трябва да практикувате редовно управление на стреса, да сте постоянни, да можете да приоритизирате и да управлявате времето и задачите.
Самата Уай на първо място отработва чувствата си - тя медитира или се занимава с други практики. „Разбирате, че сте постигнали резултат, когато сърцето започне да бие с нормално темпо, мускулите, долната челюст и дори веждите се отпускат и дишането отново се изравнява“, обяснява експертът.
След това тя записва задачите, които трябва да бъдат изпълнени. „Проблемът е много по-лесен за решаване, когато го видите пред очите си“, казва Уай. След това тя използва Матрица на Айзенхауер — занимава се с спешни и важни неща, разпределя време в графика за важни, но не спешни, делегира на други спешни задачи, които не са част от нейните задължения, и зачерква останалите.
Ако не можете да се съсредоточите, Самфи Уай съветва да опитате да избутате крайния срок. „Най-често се учудвам колко много разбиране проявяват хората към проблемите ми“, отбелязва експертът.
Прочетете също🧐
- 12 съвета от експерт, които да ви помогнат да спазвате сроковете
- 9 съвета как да останете продуктивни по време на депресия
- 12 тайни на производителността, които знаменитостите използват
Как да сменим подложките и тампоните за еднократна употреба: 3 алтернативни продукта за женска хигиена
Life hack: как да спестите от покупки от AliExpress, използвайки по-благоприятен обменен курс на долара