Кои задачи трябва да бъдат автоматизирани и как да го направя
разни / / February 16, 2022
От календари до пълноценни проучвания.
Колкото по-активно се развива изкуственият интелект, толкова повече възможности имат хората. Например, те могат да автоматизират различни задачи. С кои да започнете, казват разработчиците Матю Мотола и Матю Котни.
В книгата „Дистанционна икономика. Как облачните технологии и изкуственият интелект променят работата“, анализират не само авторите влияние на AI, но и съветват компаниите как да организират по-добре дейността на служителите в нови условия. С разрешението на издателство Alpina PRO, Lifehacker публикува откъс от 13-та глава.
1. Управление на календара
Ако има една дейност, от която почти всички предприемачи, фрийлансъри, членове на екипи и мениджъри се страхуват, това е планирането на срещи. Вътрешни, външни, официални, неформални разговори на чаша кафе. Днешният акцент е върху „продуктивността“ (четене, максимално натоварване), а корпоративният персонал харчи много част от деня им в срещи, така че организирането на времето за среща на двама души, дори в един и същи екип, става трудно задача. Включете още няколко души, часови зони и свободни асоциации на свободна практика и лесно можете да прекарате няколко часа седмично, просто жонглирайки графика си. Забавно е като остър камък в обувка.
Добре дошли в света на автоматизацията! Оказа се, планиране срещите са идеални за компютърно делегиране, защото са повтарящи се, ограничени и могат да се учат. На настоящия пазар има няколко подхода и видове инструменти.
Това са прости инструменти за производителност с малко изкуствен интелект, вграден в тях. Calendly, Doodle и подобни продукти имат достъп до вашия календар и след това предоставят връзка и уебсайт, така че други хора да могат да избират времето, което им е подходящо. След това приложението изтегля техните отговори и предлага няколко различни опции въз основа на най-добрата достъпност за всички участници.
Понякога най-простите решения са най-добрите. Не винаги трябва да се фокусирате върху изкуствения интелект.
Тези инструменти обаче поставят тежестта на избор върху отговорните и просто прехвърлят работата от вас на тях. За срещи с мениджъри от по-високо ниво или VIP лица може да се нуждаете от личен контакт. Използвайте инструмент с кратко име X.ai.
Този интелигентен инструмент също се синхронизира с вашия календар, но вместо да принуждава хората да избират време на уебсайта, просто добавяте агента на X.ai към имейл адреса на заявката за среща. Да приемем, че получавате имейл от мениджър по продажбите, потенциален партньор − на свободна практика или дори стар приятел от училище. Просто копирате X.ai и той изпраща имейл със заявка за среща до споменатите в нишката на имейла. Работи точно като другите инструменти, но изглежда много по-естествено.
И така, какво препоръчвам? Първо спрете и си задайте въпроса: „Наистина ли имам нужда от тази среща?“ значителен растеж производителност може да се постигне просто чрез осъзнаване на факта, че не е необходимо да присъствате на всяка среща, не е необходимо да назначавате нови срещи и много случаи могат да бъдат напълно управлявани с помощта на имейл, мигновени съобщения или гласови съобщения. Оставете срещите само, за да обсъдите най-важните решения или да развиете по-задълбочени отношения с мрежата си от контакти.
2. Отговори на писма
Следващият в нашия списък с убийци на производителността е имейлът. Както при срещите, първо помислете за алтернатива. Имейлът е най-лошият начин за бърза комуникация за повечето проекти. Помислете за когнитивните усилия, които трябва да полагате всеки път, когато пристигне имейл. Важно е? Това спешно ли е? Това е за мен? Трябва ли да отговарям? Какъв клиент има нужда от него? В какъв контекст? Луди ли са там?
Можете да се разровите електронна поща часа, просто трябва да загубите контрол и в този момент истинската стойност на работата ви изчезва. Това е като вакуум, който изсмуква душата ти (уау, дълбока метафора се оказа).
Опитайте се да преведете оперативната комуникация на вашия екип или организация на Microsoft Teams, Отслабване, Trello или подобно приложение за оперативна бизнес комуникация. Настройте канали за активни проекти и групи и обменете имейли там. Знам, че звучи като невероятна мечта, но работех в стартираща компания, където използвахме почти изключително Slack. Получавах около 20 имейла на ден, предимно от клиенти. Това. Беше. Страхотно!
Ако работното ви място все още се нуждае от имейл, не се отчайвайте. Все още има надежда.
Както и преди, нека започнем с прости решения. Microsoft Outlook, Google, Apple Mail и други инструменти за електронна поща ви позволяват да създавате правила, които маркират съобщения, преместват ги в папка или ги изтриват напълно и решават много други задачи. Когато става въпрос за прости работни процеси, този подход може да направи чудеса. Например, можете да настроите правило за маркиране на имейли, които изискват конкретен отговор (например относно проблем с услугата). клиенти) на базата на предварително направен стандартен шаблон.
Ако говорим за по-сложно управление на имейли, можете да използвате всякакви интелигентни инструменти за автоматизация с различна сложност. Предприемачът Ajay Goal пусна продукт, наречен wordzen, който обединява потребители на имейли и имейл редактори.
В началото на развитието на Интернет той правилно отгатна две тенденции: имейлът ще се превърне в мощен инструмент лична и професионална производителност, а Gmail ще се превърне в де факто стандарт за малкия и частния бизнес лица. Ajay създаде инструменти, които могат лесно да бъдат вградени в Gmail, така че нетехническите потребители да могат да автоматизират задачи като изпращане на имейли. маркетинг предложения и помощ при писане на писма.
AI също започна да се инфилтрира директно в Gmail. Има функция за автоматично предложение, която автоматично предлага следващите няколко думи въз основа на това, което пишете. Това е мощен и доста прост случай на употреба. AI. Има буквално милиарди имейли, минаващи през Google, които могат да научат AI как да използва общи изрази. И той продължава да подобрява уменията си, достигайки до такава степен на съвършенство, че дори аз съм впечатлен. Тази функция намалява времето за отговор по имейл с около 10-20% - моментално повишаване на производителността.
Диктовката също е подценена, но удобна функция за отговаряне на имейли и текстови съобщения.
Наскоро си купих чифт Air Pods (три години след като излязоха - малко съм бавен с възприемането на новите технологии, като обущар, който ходи без ботуши). Тези слушалки в комбинация с моя iPhone, който има както служебен, така и личен имейл, ми позволяват да отговарям на имейли по време на шофиране и мога да се справя с препълнената входяща кутия на път за вкъщи, за да отделя време за децата, не работа. Безценно е.
Но може ли AI да помогне още повече? Не можеше ли да напише пълен отговор вместо обикновен намек за следващата дума? Вече са постигнати обещаващи резултати в тази посока. Да вземем например чатботове. Примитивните ранни версии, които бяха просто ужасни, бяха заменени от много по-сложни технологични решения, базирани на дълбоко обучение. Те все още се нуждаят от достатъчно обучение, за да научат смислени отговори, но сега са в състояние да го правят непрекъснато учете се от реални данни, вместо да бъдете твърдо кодирани с тесен набор от въпроси и отговори.
Тези чатботове, обикновено работещи на една от най-големите облачни платформи - Amazon AWS, Microsoft Azure, IBM Watson или Google Cloud - поддържайте много кол центрове и услуги днес клиенти. Например, Bank of America има "Erica" (игра на думи - AmErica?), виртуален личен асистент в мобилно приложение, което разбира естествената реч и ви помага да правите всичко - от достъп до акаунт и прехвърляне на пари до получаване финансови съвети.
Други, по-автоматизирани технологии като напр Roboresponse и reply.ai, проектиран да работи в по-отворен и свободен свят от сградата на кол център. Те все повече се вграждат в любимите ви работни инструменти, така че не е нужно да преминавате към друга платформа.
3. Управление на пътуването
Една от най-честите корпоративни задачи, поне до безпроблемно телеприсъствие ще стане нещо обичайно, резервирането на билети и стаи, управлението на пътуванията и обработката на отчети за разходи. Това са необходими, но ужасно непродуктивни процеси. Те отнемат буквално часове работно време на седмица и с тенденцията към намаляване на броя на административните сътрудници по-голямата част от тази работа пада върху плещите на лидер.
Няколко компании работят върху решение на проблема с автоматизацията на пътуването. Например услугата Mezi, която е придобита от American Express, помага за управлението на вашите полети, хотели и ресторанти. Хопър подобни и дори ви помага да спестите много, като прогнозирате най-доброто време за резервиране на полет или хотел. Обслужване Пана поема управлението на корпоративните пътувания и помага да се реагира на непредвидени събития като интервюта за работа и събития.
Google Полети не само помага за намиране и закупуване на билети, но също така прогнозира закъснения на полети по-добре от самите авиокомпании. Невероятно удобно. И приложението Utrip дори взема предвид личните ви предпочитания и социалните медии обичат да препоръчват специално направени пътувания.
4. Проучване
Нищо чудно, че повечето от нас са работници на знанието в наши дни, върхът на еволюцията на 21-ви век. Но нашето бъдеще ще зависи от това колко бързо и внимателно можем да събираме и обработваме информация. В противен случай по-младо и по-технически подковано поколение ще започне да ни стъпва по петите. Съжалявам дядо. Направете своя път към бъдещето.
Нека започнем с най-простата изследователска задача - анкета. В много случаи искаме да интервюираме нашите колеги, за да получим информацията, която знаем, че имат, но не искаме да се занимаваме с индивидуални искания. Добър начин са простите формуляри за анкети. Много съвременни платформи предлагат възможност за организиране на анкети под една или друга форма, от локални формуляри на Microsoft SharePoint до Slack и онлайн социални мрежи. Онлайн услуги като Опитна маймуна, Зохо и mailchimp, направете още една стъпка и ви позволи да добавите стабилна условна логика.
Ако вашите нужди от изследвания са по-обширни и неясни, сега на ваше разположение множество инструменти за автоматизация, дори ако игнорирате очевидния мощен AI, който поддържа Google и Bing. Повечето платформи за съдържание имат интерфейси за програмиране на приложения (API), които могат да се използват от разработчици и все повече се предлагат както инструменти с отворен код, така и търговски продукти всеки от нас. Например, newsapi.org обединява всички новинарски събития в една емисия с възможност за търсене.
New York Times също има интерфейс за разработчиците за достъп до съдържание, както ново, така и архивирано. Повечето платформи за тематично съдържание също имат свои собствени API, включително образователни материали, научни и исторически архиви, както и кодекси на закони и правителствени документи.
Освен това има инструменти, които ви позволяват да провеждате изследвания за конкретни професии. Например ROSS е изкуствен интелект, който помага на адвокатите да правят изследвания, които са им отнемали часове старателно търсене и преглед на документи. Учените имат на разположение инструменти от компании като Chemical Abstracts и Elsevier.
За първи път се потопих в света на бизнеса, докато работех стартиране, който изгражда система за машинно обучение за фармацевтични химици в края на 90-те години. Нищо не може да се сравни със старата школа. Но това, което тогава беше авангардно, вече е нещо обичайно и много компании естествено добавят функции за изкуствен интелект към своя софтуер.
Един пример за това е Тони Трип, чиято компания Patinformatics изведе концепцията за „сътрудничество с машини“ на следващото ниво. Той съчетава отворени изследователски инструменти със собствени системи, за да предостави на учените подробни доклади за областите, които изследват или се надяват да получат. патент. Когато Тони представя своите открития на учените, те обикновено са изумени колко много не са знаели.
В крайна сметка научната информация, като интернет, заема много място.
„Дори и разбиращите в технологиите хора не могат да знаят всичко“, казва Тони. Някои учени смятат, че разбират какво се случва в научния свят, защото посещават няколко конференции и се абонират за няколко списания. Но информацията расте толкова бързо, а технологии се развиват толкова бързо, че никой не може да се справи с тях. Организации като моята помагат да се улови широчината и дълбочината на случващото се в технологичните области."
Бях свидетел и на доста впечатляващи – и далеч не всички, разбира се – примери за автоматизация на интелектуалния труд. Вземете например историята на Дейвид Уишаноф, асистент по религиозни науки в Университета на Оклахома.
Изследователските интереси на професор Вишаноф са в това как хората се отнасят към онези, които изповядват други религии, различни от своята. Интересът му към този проблем възниква, когато е още малко момче. Той е роден в Тунис, Северна Африка, в семейство на протестантски мисионери и от детството му е искал да знае повече за онези, които са имали различни системи от вярвания от семейството му и са изпитвали желание да разберат техен. „Това беше темата на моята дипломна работа“, казва Вишаноф, „как мога по-добре да слушам хората? Част от това е моят морален дълг да слушам другите хора. Ние сме ужасно лоши в слушането."
Преди няколко години Уишаноф се срещна с Дейв Кинг, основател на софтуерната компания за наука за данни Exaptive. Exaptive открива интердисциплинарни връзки в сложни набори от данни, генерирайки неочаквани прозрения за учени по данни, изследователи и статистици.
Вишаноф веднага осъзна, че неговите изследвания имат голям потенциал за автоматизация. Той обикаляше книжарниците и купуваше книги по теми като тълкуването на Корана. Но човек физически не може да чете толкова бързо, че да пропуска огромни купища необходими книги, които е намерил.
Софтуерните инструменти на Exaptive позволиха на Wishanoff да открие изненадващи връзки в своята литература. Например, той установи, че някои средновековен мислителите се стремят да разрешат съвременните проблеми на мюсюлманското общество по начини, които той не може да си представи.
Беше вълнуващо да гледам как нови изследователски теми се появяват от морето от текст. „Сега мога да се съсредоточа върху работата, която винаги съм искал да върша като учен, и започвам да виждам нови интелектуални течения в тълкуването на Корана“, казва Вишаноф.
„Програмите работят по-ефективно от хората. Веднага виждам кои книги ще ми бъдат най-полезни. Виждам и как машината намира интересни проблеми, за които дори не бих се замислил. Сега мога да ги изследвам. Получавам повече информация за това, което се случва в религията."
5. Информационна проба
Получаването на информация е половината от битката. Трябва да можете да го използвате добре. Също така в студент Години наред гледах отвисоко на „измамници“, които четат брошури с кратки преразкази, вместо да четат книга. Стори ми се, че това е грешно и трябва да се четат оригиналните книги в тяхната цялост, за да се уловят всички нюанси.
Бях много усърден маниак. Поглеждайки назад, осъзнавам, че съм сгрешил. Разбира се, в някои случаи е необходимо да прочетете цялата книга. Но сега, когато времето се превърна в най-ценния ми актив, ме е страх да го похарча за всичко друго, освен за най-важните неща. Брошурите с преразказа не са толкова лоши.
Днес, за да консумирам информация, имам нужда от бизнес версия на обобщена брошура.
Не искам да минавам през три страници от нечии разсъждения. Искам да разбера същността, да взема решение и да продължа напред. Сега настръхвам нервно, когато получавам имейли от колеги на няколко страници, от които не може да се разбере какво трябва да се направи, кога и кой ще го направи. Освен треньорска дейност в областта комуникацииИмам нужда от някой или нещо, което да съставя обобщение на моя свят.
И тук отново AI идва на помощ. Вероятно вече сте виждали примери за кратки резюмета в резултатите от търсенето. Този фрагмент от текст под заглавието на резултатите от търсенето (нарича се "фрагмент" звучи доста готино, да?) се създава въз основа на заявката за търсене, какво други потребители смятат за полезно и други данни. Но автоматизацията може да направи много повече.
Инструментът се обади SMMRY може да вземе цял документ или уеб страница и да го преобразува в четлива анотация. Има много други подобни инструменти. Тази област е в процес на активно развитие, така че през следващите години можем да очакваме появата на нови приложения, включително по-дълбоко интегрирани в Microsoft Office и Google Chrome.
Други инструменти ви помагат да намерите препратки към „обекти“ (хора, места, компании) и понятия в документи, които могат да бъдат полезни за бързо преписване на съдържание, свързване към свързано съдържание или дори създаване на "цифров пръстов отпечатък" за сравнение с други документи.
Един такъв инструмент, Open Calais на Thomson Reuters, се използва за генериране Новини съдържание. Ако някога сте виждали статия с името на компания, нейния тикер и връзка към началната й страница, благодарете на продукт като Open Calais.
Такива инструменти за намиране на обекти и понятия могат да бъдат доста сложни и сложни. Трябваше да създам инструменти за анализ за компании, които могат да дешифрират цитати от съдебните протоколи и да извлекат съответните разпоредби от правно споразумение.
Един от любимите ми примери е Вин Вомеро, основателят на Foxy AI. Срещнах Вин, докато говорех на среща в Бостън за това как да интегрирам IBM Watson в персонализирани приложения. Той беше страхотен човек, който работеше върху въвеждането на AI в оценката на недвижимите имоти. Малко след нашата среща той стартира цялостна услуга за оценка на имоти въз основа на наличните снимки. Още една причина да се говори за това, че машините заемат работата на хората (честно казано, не ми е много жал за брокерите и оценителите на недвижими имоти).
Чрез Foxy AI Вин създаде нова област на приложение, която той нарече визуално изследване на недвижими имоти. „Ние създаваме приложения за компютърно зрение, за да извличаме информация от снимки и след това да ги използваме в други приложения, като например оценки на недвижими имоти. Нашата house2vec дълбока невронна мрежа беше обучена върху милиони изображения на жилищни сгради в продължение на две седмици. Благодарение на това обучение, нашата невронна мрежа идентифицира и научи визуални характеристики, които корелират със стойността и ясно отразяват междинни градации на качеството.
Макар да звучи почти като научна фантастика, изобщо не е трудно, ако използвате правилните инструменти за изкуствен интелект.
Използвайки дълбоко обучение, Foxy AI трансформира снимки на имоти, които преди това са били разглеждани неструктурирани данни в структурирани данни, превръщайки пикселите в числово представяне на обекти и техните свойства, съдържаща се в изображението. Foxy AI след това използва тази информация, за да подобри точността на съществуващите методи за оценка. „Тези числени представяния отразяват характеристики на изображението, които са свързани със стойност. С други думи, ние превръщаме изображението в информация за качеството и състоянието на имота.”
Оценката на недвижимите имоти не е изненада, но Win казва, че Foxy AI е по-точен. „Оценка на каталога Zillow - най-често срещаният подход, но не отчита качеството и състоянието на обекта. Проведохме няколко собствени експеримента, по време на които събрахме оценки за редица имоти за продажба. Намерихме нова къща, предвидихме цената й и след това изчакахме да бъде пусната в продажба. След това сравнихме продажната цена с прогнозата на Zillow. Нашата ценова прогноза често е била по-близка до действителната продажна цена и ние продължаваме да подобряваме системата.
Не можете да използвате Foxy AI директно, но ако купите или продавам у дома, може да използвате продуктите на тази технология, без дори да го знаете.
6. Сложно управление на задачи
Едно е да изпратите календар със срещи или да отговорите на имейли. Но какво да кажем за останалите задачи, които изпълнявате в ежедневието си, превключвайки между различни приложения и контексти? Могат ли и те да бъдат автоматизирани?
Включете похода на супергероите. Продукти като Zapier, IFTTT и Coda.io. Тези инструменти обединяват различни приложения, работни потоци и логически условия на трети страни, за да решат почти всеки проблем, за който се сетите.
Тъй като тези продукти включват машинно обучение в своите платформи, става по-лесно да се интегрират в бизнес процеси.
Не е нужно да сте разработчик за тези задачи. Но имате нужда от известно умение с условно логика и процедури. Ако някога сте изграждали дърво на решенията само за забавление, тогава ще се оправите. И дори това да не е вашата силна страна, винаги можете да наемете точния специалист в облака.
Гласови интерактивни системи като Alexa, Siri и Google също все повече се превръщат в платформи за автоматизиране интегриране на различни задачи и източници на информация, което ви позволява да променяте структурата и логиката на процесите и всичко това на глас управление. Само не забравяйте да кажете „моля“ и „благодаря“. Децата ви чуват.
Ако работите от вкъщи или вашата компания е приела хибриден модел, „Отдалечена икономика“ е най-доброто ръководство за повишаване на производителността и ефективността. Съвременните технологии могат да направят повече, отколкото си мислите.
Купете си книгаПрочетете също🧐
- 5 трика за максимална производителност
- Каква е разликата между производителност и ефективност и кое е по-важно
- 15 системи за управление на задачи, които ще улеснят живота на вашия екип