Как да дадете приоритет на кариерата и личния си живот в 7 стъпки

Спомнете си, че наскоро отговорихте на въпроса „Как си?“ на приятелите си. Може да сте казали, че сте „много заети“ или че имате „много неща за вършене и нямате време за себе си“. Това са типични отговори. За съжаление, само малцина знаят как да управляват времето разумно. Губим ценни минути за глупости и осъзнаваме грешките си, когато е твърде късно. В резултат на това или значително опростяваме целите, или просто не ги постигаме.

Представете си, че ставате рано сутрин, за да хванете важна работна среща, а предната вечер случайно откривате нов и интересен сериал. Гледате го в полунощ, събуждате се много по-късно, отколкото трябва, и бързате за работа, без да имате време да се подготвите. Всичко е виновно за неправилното определяне на приоритетите. Вместо да пускате епизод след епизод, можете да си лягате рано, да се събудите в добро настроение и да се настроите за среща.

Защо е важно да се приоритизират

Философията на правилното използване на времето е проста - не е нужно да се притеснявате, че няма достатъчно от него, а да се съсредоточите върху това как да се възползвате максимално от него. И единственият начин да направите това е да се научите как правилно да подреждате приоритетите.

Разбира се, че сте чували за това и преди. Но колко често всъщност сядахте и давате приоритет на ежедневните си задачи? Това трябва да се прави редовно по няколко причини.

Ако трябва да правите много неща всеки ден, не можете без система, която ще ви помогне да се справите с всичко. Приоритетът дава възможност за разпределяне на задачите по ред, в зависимост от тяхната важност. И този метод води до положителни промени:

• Увеличава производителността. Когато идентифицираме най-важните задачи и отделим време да ги изпълним, представянето ни се подобрява значително, което означава, че правим повече от обикновено.
• Намалява нивата на тревожност и стрес. Когато имаме огромен списък със задачи и не остава много време, започваме да се тревожим. Приоритизирането ви помага да съкратите списъка си със задачи и да използвате времето си разумно.
• Разширява възможностите. Когато се фокусираме върху най-важните неща, ние постигаме целите си по-бързо и забелязваме нови посоки за растеж.

Какво помага за приоритизирането

1. Разберете стойността на задачите

Преди да сортирате задачите, трябва да определите нивото на важност на всяка от тях. За да направите това, попитайте се какво точно ще получите в резултат. Има три вида стойности:

• Незабавно. Например, когато се обадите на колега, за да разберете важна информация за проект, по който работите в момента.
• Краткосрочен. Това се илюстрира от подреждането на работния плот - документите ще бъдат перфектно сортирани, докато отново се образува безпорядък.
• Дългосрочен. Да приемем, че искате да отслабнете и да се регистрирате за фитнес зала; за да видите резултата, трябва да се потите няколко месеца.

Когато инвестирате във времето си, запълвате дните и часовете си с действие, вие ги правите ценни за вашето бъдеще. Затова разберете какво е важно за вас и след това действайте.

2. Отървете се от ненужните задачи

Ние рядко сами планираме ежедневните си дейности, така че нашият мозък автоматично го прави вместо нас и приоритизира задачите, само несъзнателно. Някои от тях ни доближават до целите ни, други не дават видими резултати. Ето защо ни се струва, че сме постоянно заети – не всички наши действия са свързани с това, което искаме в бъдеще. В резултат на това губим времето си за ненужни неща. За мнозина това се превръща в хаплив рекорд и се повтаря отново и отново, всеки ден, месец и година.

Представете си прост сценарий. Отивате в САЩ за една седмица. Това е първото ви посещение в страната, така че искате да направите много - разгледайте основните забележителности и хапнете в най-добрите ресторанти. Проучването на самата страна и въпросите, свързани с пътуването, може да бъде малко объркващо. Откъде да започна? Купи самолетен билет? Да резервираш хотел? Ами ако харесвате хотел, който е твърде далеч от забележителностите? Тогава може би е по-добре първо да направите списък с местата, които искате да посетите?

Толкова много въпроси могат да ви завъртят главата. За това е приоритизирането. Запишете всичките си въпроси, отървете се от тези, които съдържат дребни притеснения, и действайте.

3. Разделете задачите на категории

Друг въпрос, който значително улеснява процеса на приоритизиране: каква е вашата цел? Отговорът ще помогне да се изложат ясно задачите и начините за решаването им. След като списъкът ви със задачи е завършен, разделете го на три категории:

• Определено направено. Тези задачи са изключително важни за постигане на целта. Те трябва да бъдат завършени преди всичко, без да се пестят ресурси и време. Вземайки пример с пътуване до Америка, покупките на билети и хотелските резервации попадат в тази категория.
• Струва си да се направи. Това включва всичко, което е важно, но не критично. Ако пренебрегнете подобни задачи, резултатът ще бъде леко намален. Например, ако не направите списък с атракциите предварително, можете да забравите за някои от тях по време на пътуването.
• Приятно е да се направи. Това са задачи по избор, които по никакъв начин не влияят на изхода на делото. Например малки въпроси от категорията „коя шапка да вземете със себе си в САЩ и коя да оставите у дома“.

Списък със задачи по категории ще ви помогне да освободите време и да го управлявате разумно. Освен това той е подходящ за всяка сфера на живота: няма значение дали работите на пълен работен ден, гледате деца или комбинирате и двете.

4. Подредете задачите по ред

Следващата стъпка е да преброите броя на задачите и да ги разпределите по ред. Това е особено полезно, когато имате няколко задачи в една и съща категория наведнъж.

Преоценете важността на задачите във всяка група. Така че ще разберете с какво си струва да се заемете първо. Не забравяйте за един от основните принципи на приоритизиране - въпросът не е в броя на изпълнените задачи, а в качеството на изпълнение.

5. Създайте главен списък

Не можете да подредите правилно задачите по приоритет, ако ги държите в главата си. Тук идва главният списък - обобщен списък на всички неща, които трябва да направите. Добавете ги към бележки на телефона или документ на компютъра си, категоризирайте ги и ги подредете по ред. По този начин можете лесно да добавяте елементи и да правите промени, ако е необходимо.

6. Използвайте различни методи за производителност

Ако основният лист не ви помогне да разберете какво да отложите и какво да направите сега, опитайте други методи за продуктивност. Например, използвайте принципа на Парето, който казва, че 20% от усилията са 80% от резултата. Или погледнете матрицата на Айзенхауер, която предлага задачите да се разделят на четири категории: спешни и важни, спешни и маловажни, неспешни и важни и неспешни и маловажни. Или изберете всяка другаудобен за вас метод.

7. Разработете стратегия

След като приоритизирате нещата, ще трябва да вземете решение за стратегия за завършването им. Най-добре е да започнете с най-големите и трудни, но първостепенни задачи. Справянето с тях ще ви зареди с енергия и ще ви вдъхнови да продължите напред.

Ефективното управление на времето е само част от огромен пъзел от промени, които можете да направите към по-добро бъдеще. Трудностите обикновено възникват не поради едно грешно решение, а поради цяла верига от събития. Ако не сте доволни от това как се оформя съдбата ви, време е да преосмислите какво и как го правите. Променете хода на мислите си и животът ви ще се промени.