Как да се използват ефективно авто-отговорите на електронна поща

Мадън дали авто-отговорите на писмата ви в стила на "Здравейте, в момента не мога да отговоря Вашето писмо." Особено, когато всички светлини и е необходим отговор "вчера". Тези отговори предизвика дразнене при хора и други негативни емоции, както и причините, поради които сега не могат да отговорят на искането, те абсолютно не им пука.

© снимка

С цел да се отново да не се дразнят хората, защото разбирането им и може би една усмивка, малко може да редактира еднотипни отговори.

Избягвайте очевидното

За да започнете, започнете с отговора, който е по-досадно и всичко, което не трябва да се използва.

Получих Вашето писмо. Първо, това не е съвсем вярно. Тъй като писмото е изпаднал в кутията си, но ако сте го виждали или го прочете - е друг въпрос. Ако не се чете, след това или игнорирани, или имате по-добри неща за вършене. И затова е още по-досадно.

Четох писмото си възможно най-скоро. Оставете тези отговори са много рискови. Първо, всеки човек има своя собствена идея срокове "възможно най-кратък срок". На второ място, оставяйки следните отговори на всеки, който ви изпрати писмо в горещите периоди на работата си, можете да оставите хората да се надяват да получат отговор на тези "възможно най-скоро." Отговорете на много букви на този период от време, е просто нереалистично. И хората се чувстват обидени, раздразнен и ядосан.

Благодаря ви за вашето съобщение. С любезното съдействие - това е добре. Но това, което е използването на вашия "благодаря", ако все още не отговарят на писмата? Хората, които приемат време да ви напиша писмо, а в замяна получават стандартна благодарствено писмо и спокойствие. Оказва се, че не само не отговори на писмата си, но също така се оказа много неискрен.

Моля, очаквайте отговор в рамките на 24-48 часа. Този отговор е по-малко дразни и може да бъде по-полезен, тъй като човекът, показва определен период от време. Но ако знаете, че все още не разполагат с време, е по-добре да се откаже такава автоматичен отговор или изберете друг път - по-малко от ясно. Такива като "очаквайте отговор в рамките на 3-5 дни."

Опитайте се да се събуди в човека добродушен

Ето, вземете отговор, който няма да доведе до възпаление и се оставя на лицето, в добро настроение. Може би не трябва да използвате автоматичен отговор, ако не бяха толкова натоварени с работа. Това е за него и трябва да се казва в съобщението. За хората да разберат, че не могат да отговорят, но не защото са прекалено мързеливи, или не ви е грижа какво е написано там. И тъй като имате добра причина за това.

Напиши нещо подобно - "В момента съм много зает работа и нямат време за обработка на съобщения. Но за да отговоря на писмо, веднага щом мога. Благодарим Ви за търпението и разбирането. "

В крайна сметка, ако отговорът е толкова важно, че човек може просто да ти се обадя и да разберете всичко, което трябва, за една минута.

Използвайте хумор

Хумор на това място и на наистина помага заглади положението. Понякога една единствена усмивка, а всички наведнъж си идва на мястото, както и чувството на безсилие и гняв изчезне. Опитайте се да го използвате в автоматичен отговор. Само не забравяйте, че тук всеки има чувство за хумор и някои отговори не може да изглежда толкова смешни. Ето защо, шегува лесно и по общи теми.

Това може да бъде нещо като "Аз съм покрит с лавина от работа. Веднага след като спасителни работи върху мен изкопаване на отломките ще бъдат завършени, ще прочете писмото и му отговори "и т.н.

Краткостта - сестра на таланта

За автоматичен отговор, не трябва да бъде много дълъг (или той просто не се чете до края, освен това можете да отнеме време за човек, който се очаква нормална реакция в случая) и в идеалния случай, да се състои от три точки:

1. Това писмо е автоматичен отговор.
2. Причината, поради която то е било изпратено на този имейл.
3. По-нататъшни действия на получателя на писмото. Например, вие сте на почивка, и през този период не смените еди-какво си, по всички въпроси се отнасят към него: име и данни за контакт на вашия заместник.

Ако подходим към този проблем творчески и правилно пиша всичко като автоматичен отговор вече няма да получатели дразня. Особено, ако сте оставили там човешки контакти, които във ваше отсъствие решава всички проблеми.

бонус съвет

Кевин Роуз, чиято пощенска кутия се напълни невероятен брой имейли всеки ден, да променяте настройки, и е създал "фалита на филтъра." Понякога, въпреки нашите усилия, ние пропускаме важни съобщения. Затова Кевин предлага да се създаде автомобил отговор, който изпраща такова съобщение след две седмици:

"Вашият имейл (адрес) не е открита в рамките на 14 дни. За да се намали до минимум натрупването на имейли, той е поставен в архива. Ако все пак искате да получите отговор, просто натиснете бутона «Отговор» (отговор) и вашето съобщение, автоматично ще бъдат поставени в приоритетната опашка. Благодаря ви. "

Това със сигурност не е най-учтив отговор, но ако не се справят с доклади, за да ви смаже, той може да помогне много. Първо, да ви даде човек знае, че писмото му не е била изтрита или чете и без отговор; На второ място, ако това е важно за него, той отново ще напомнят за себе си чрез изпращане на съобщение на опашката, за да прочетете; и накрая, на трето място, можете да се извиня за това, което все още не е имал време да прочете писмото.