12 експертни съвета, които ще ви помогнат да останете на път
разни / / October 13, 2021
Претоварването е симптом на лошо планиране.
Сет Годин
Предприемач, икономист, автор на „Пурпурната крава“ и други маркетингови бестселъри
Репутацията на човек, който винаги свършва работата навреме, струва много. Но това не възниква само по себе си, само защото се стараете много, не спите достатъчно и като цяло работите като кон. Всичко по -горе е крайна мярка за някой, който не знае как да планира.
Ето няколко ключови принципа, които ще ви помогнат да управлявате натоварването и да завършите проекта до уговорения срок.
1. Осъзнайте, че неспазването на крайните срокове винаги е личен избор.
Има области, в които почти единственият начин да получите добър проект е да излъжете клиента, че ще се справите със задачата по -бързо от вашите конкуренти. Но не забравяйте, че работата в такава индустрия е единствено ваш избор. И ако е направено, тогава си струва да приемете, че сроковете неизбежно ще бъдат пропуснати и ще трябва да се справите с тревогата и други неприятни емоции.
2. Помислете за възможността за промяна
Тъй като всичко се свежда до личен избор, помислете за друга индустрия - такава, където крайните срокове се очакват и оценяват. В него можете да получите удовлетворението, че спазвате обещания и облагодетелствате хората.
3. Не правете фалшиви срокове
Изкушението е голямо, защото ранният срок изглежда като добър стимул: всички членове на екипа ще изпълнят точно задачите си, преди да дойде истинският срок. Но хората са различни. Човек ще се вслуша в думите ви и наистина ще направи всичко навреме. А другият ще счита датата, която сте посочили, само като препоръка.
По -ефективен ход е да се обясни още в началото персоналкакво точно се има предвид под крайния срок и какви ще бъдат последствията, ако разчупите всичко заедно. И фалшивият краен срок е нещо като известната история за момче, което напразно крещи: "Вълци!" Когато беше наистина нападнат, никой не дойде да помогне.
4. Оставете малко време
Не давайте обещания на партньори и клиенти въз основа на вътрешни срокове. Проект, който няма свободно време, вероятно ще се забави. Не е възможно, но със сигурност. Колкото по -дълъг е периодът между завършването на проекта и доставката на клиента, толкова по -голяма е вероятността да се впишете в крайния срок.
5. Оценявайте усилията, които полагате
Правенето на нещо навреме е по -скъпо от това да правите едно и също нещо във формат „когато работи“. И ако не се счупиш крайни срокове, третирайте го като стойност, която трябва да бъде включена във вашите заплати. След това използвайте спечелените пари, за да не пропуснете следващия краен срок.
6. Кажете си основния проблем
За да спазите сроковете, се нуждаете от системен подход към планирането и напредването стъпка по стъпка. Ако непрекъснато режете или изгаряте до крайния срок на проекта, най -вероятно имате проблем със системното планиране. И това трябва да бъде разгледано.
7. Преразгледайте заданието, ако е необходимо
Изпълнението на договорената работа само частично, само за да се спази крайният срок, очевидно е загубен ход. Много по -компетентно е постоянно да поддържате връзка с клиента и, ако е необходимо, да преразглеждате техническото задание заедно, като изтривате или добавяте отделни блокове. „Сега ще направим това, но това ще бъде в следващата версия“ е напълно приемливо послание. Особено когато хората очакват да получат продукта навреме.
8. Разделете глобалния срок на множество локални
Ако имате голям, разклонен проект, тогава определянето на един краен срок не е разумно: определено няма да сте навреме. По-добре да разделите общия срок на 10-15 междинни. Това ще ви позволи да разберете как напредва бизнесът и да реагирате на местни закъснения, преди да е станало твърде късно.
9. Не очаквайте да приемате количество
Митичната концепция за „човек-месец“ е сериозен капан. Девет души, дори и с много големи усилия, няма да могат да понесат и да родят дете за един месец. Не винаги е възможно да се ускори проект, като се наемат повече служители.
Ако решите проблема със сроковете по този начин, най -вероятно, няма да дойдеш навреме. Помислете за алтернатива: имайте достатъчен брой хора на всеки етап от проекта и тези етапи, ако е възможно, се движат паралелно.
10. Ако нещо може да бъде решено предварително, направете го
Когато имате нужда само от един човек, който да одобри всеки етап от даден проект, е малко вероятно да можете да управлявате множество процеси паралелно. Но ако предварително се изготви строга спецификация, много неща ще бъдат одобрени преди началото на проекта.
11. Отделете бизнеса от емоциите
Когато обсъждате наближаването на краен срок, дискусията често се свежда до въпроси на доверие, срам и признателност за усилията на всеки човек. За да бъдат подобни дискусии ефективни, е по -добре да се разглобяват системните сложности и да се разчита на реални данни, а не на емоции.
12. Не мълчете за проблемите
Такива трудности няма да бъдат разрешени сами. В модерен свят, пълен с пратеници и други възможности за комуникация, няма техническа причина, поради която мениджърът не може да знае за напредъка на проекта и възникващите проблеми, както и за екипа.
Прочетете също🧐
- Как да планирате срещи, за да бъдат ефективни
- Как бързо и удобно да планирате седмица, като използвате текущ списък
- 5 причини да обичате крайните срокове