Как да планирате срещи, за да бъдат ефективни
разни / / September 07, 2021
Не си губете времето.
Може да не харесвате срещи, но все пак трябва да ги провеждате. Това е съществена част от работния процес във всяка компания. Един от начините да направите срещите по -полезни и по -бързи е да ги планирате внимателно. Книгата на Олга Демянова, доктор по икономика, „Бързи и ефективни срещи. От подготовката до получаването на желания резултат. "
С разрешение на издателството „Alpina Pro“ Lifehacker публикува откъс от втората глава.
Самите срещи не са проблем. Те дори са необходими и са управленски атрибут на властта. Трябва да се отървете от продължителните безполезни и неефективни събирания.
Най -често срещаните видове срещи:
- седмично;
- стратегически;
- работници;
- отчитане;
- планиране на срещи;
- мозъчна атака;
- бизнес разговори и срещи;
- брифинги.
Всички тези видове могат да бъдат групирани в четири основни групи:
- по продължителност: бързо (до 30 минути) и продължително (повече от 1 час);
- по брой участници: до 10 души или повече;
- по предназначение: работни, политически и информационни;
- по време: планирано и непланирано.
Планиране на срещите Задължителни атрибути
За какво да планирате:
- цели;
- дневен ред;
- списък на поканените;
- график;
- информационни материали;
- отговаря за поддържането на протокола;
- регламенти представления.
На първо място, лидерът трябва да обмисли целите на срещата. Това е отправна точка за дневния ред и списъка с участниците, времето и регламентите.
Основните цели на срещите:
1. Нова информация - за информационната среща:
- важни новини и промени в политиката;
- обсъждане на планове и стратегии;
- краткосрочно прогнозиране;
- представяне на нови продукти и подходи;
- обсъждане на бюджета;
- кадрови въпроси.
2. Мониторинг на събития и вземане на оперативни решения - за редовни срещи:
- основни рискове и трудности;
- параметри за оценка на напредъка;
- оценка на ключови процеси и необходимите промени;
- дискусия за случващото се: какво върви добре, какво се нуждае от подобрение;
- ключови уроци и резултати от действията;
- координация на усилията;
- комуникации.
3. Мотивация - творчески срещи, разработване на нови подходи и тийм-билдинг:
- мотивация за действие;
- колективно вземане на решения;
- почитайки индивидуалния и колективния успех.
По този начин целта влияе върху вида на срещата и модела за нейното организиране. Например брифинговите сесии се различават по броя на участниците и продължителността на времето. Редовните са с планов характер, те са по -бързи във времето и с ограничен брой участници. Творческите срещи изискват специална подготовка: организиране на мебели (обикновено отделни маси), чай, кафе и неформална обстановка; не изискват спазване на дрескода.
Матрица на Айзенхауер за класиране на въпроси за срещи
Трябва да се помни, че срещата е платформа, на която се вземат важни решения и се преодоляват проблемите. Матрицата на Айзенхауер е полето, където се събират всички проблеми и въпроси. Те са класирани по важност и спешност.
Спешно | Не бързай | |
Важно | А | Б |
Без значение | ° С | д |
Квадрат А: важни и спешни въпроси
Квадратът с важни и спешни въпроси трябва да е празен или малък. Това ще означава, че спазвате датата на падежа. Ако има много такива случаи, това е знак за дезорганизация. Примери за случаи, които могат да бъдат на квадрат:
- случаи, пряко свързани с вашите функционални задължения и засягащи вашите ефективност;
- случаи, чийто провал може да създаде проблеми;
- въпроси, свързани със здравето и психологическия климат в екипа;
- въпроси, засягащи безопасността на екипа;
- случаи, резултатите от които трябва да бъдат съгласувани или представени на вашето ръководство.
Квадрат В: важни, но не спешни въпроси
Когато задачите или въпросите нямат спешност и няма конкретни кога те трябва да бъдат изпълнени, назначава самият изпълнител времето. Този квадрат включва всички неща, които са свързани с вашата функционалност в предприятието, нещата, с които се занимавате редовно и по правило изпълнението им е обвързано с общия график на предприятието (например подготовка на окончателния отчитане). Изследователските задачи, които изискват определено време, могат да бъдат приписани на такива случаи, но размерът на разходите за труд е неясен до момента на приключване. Задачите на първия и втория квадрат трябва да бъдат постоянно наблюдавани и затова е препоръчително те да бъдат включени в дневния ред на заседанията.
Квадрат В: спешен, но маловажен бизнес
Това са разсейващи фактори. Често те просто пречат на фокусирането върху важни задачи и намаляват ефективността. Винаги помнете целите си и се научете да правите разлика между важното и второстепенното.
Струва си да влезете в този квадрат:
- наложени от някой от страната на срещата или договаряне;
- обсъждане на въпроси, които могат да бъдат решени от подчинени;
- обсъждане на нестопански въпроси;
- обсъждане на абстрактни теми.
Квадрат D: не спешни и маловажни въпроси
Случаите от тази категория не ви популяризират в проекти, но ви отвличат от работата по тях.
- изобщо не носят никаква полза;
- полезно е изобщо да не се занимавате с тях;
- Любители на времето.
За всяка цел лидерът поставя следващи въпроси:
- Кой разполага с информация и познания по разглеждания въпрос?
- На чии интереси засяга този въпрос?
- От кого зависи решението?
- Кой трябва да знае информацията за обсъждане?
- Кой ще изпълнява взетите решения?
Можете да използвате методологията 99/50/1, когато планирате срещи по проекта.
Лидерът организира срещи в три важни точки в проекта:
- в началото - да потопите всички участници в темпото на проекта и за изграждане на екип на групата;
- на междинен етап - за обсъждане на резултатите от свършената работа и допълнителни корекции, ако е така необходимо;
- на финалната линия, когато остава да се реализира 1% от общия обем - за предварително сумиране.
Това време ще ви помогне да използвате по -добре времето си на срещи.
Дневен ред
Дневният ред е план от задачи, които трябва да бъдат решени на срещата. Необходимо е ясно да се определи времето за всяка реч, да се отдели отделно време за дискусия и обратна връзка от всички участници.
Когато планирате времето за срещата си, важно е да имате предвид следното:
- важността на точката от дневния ред;
- срокът за всяко изпълнение;
- почивки, ако е необходимо;
- 20% от времето за допълнителна важна информация.
Дневният ред се изпраща на всички участници в събранието.
Дневен ред с фиксиране на времето и спецификата на изказванията
Дневен ред:
- Резултати от работата по сключването на договори. Иванов И. (15 минути).
- Проблеми при транспортирането на доставки. Петров И. (15 минути).
- Резултати и планове на работата по проекта. Сидоров Т. (20 минути).
Начало в 11:00 ч.
Край в 12:15.
Трябва да се обучите за бързи и ефективни срещи!
Вашите указания за време:
Важно и спешно | 12 минути |
Важно и не спешно |
24-36 минути Спешно и важно: 12 минути - принципът на Парето работи тук: 20% от времето създава 80% от резултата, при средна среща от един час (60 минути), най -продуктивното време е 12 минути (20% от 60 минути). Важни и не спешни: обикновено се планира. Ефективното време за такива срещи е 24–36 минути. Тук работи методът 60/40, според който при съставяне на план за деня 40% от времето трябва да се остави свободно, 60% разпределете за планирана работа, включително 20% - за „непредсказуеми“ и 20% - за тези, които възникват спонтанно или стават придружаващ. При средно време за срещи от един час (60 минути), времето за планирани важни, но не спешни въпроси е 24–36 минути (40–60% от 60 минути). |
Неважно и спешно | Делегиране и контрол по телефона и други средства за комуникация, не повече от три минути за контрол. |
Неважно и не спешно | Делегиране и контрол от ръководството, не повече от една минута на делегация. |
Списък на поканените
Оптималният брой участници в бързи срещи е 5-7 души. Допустими са 8 до 12 души, ако ръководителят на срещата има умения за фасилитатор.
За генериране на идеи, поставяне на цели и полети идеалният състав е не повече от 15 души.
В Google има негласно правило - максималният брой участници е не повече от 10.
Amazon има правило за две пици: на среща трябва да има толкова хора, колкото можете да нахраните две пици.
Има правило 8-18-1800:
- не повече от 8 души - решаване на работни въпроси;
- не повече от 18 - мозъчна атака, колективно решаване на проблеми;
- до 1800 души - информация и възможност за комуникация.
Проучване на Bain and Company казва, че в групите за вземане на решения добавянето на повече от седем от всеки участник води до около 10% по-ниска ефективност.
Лично отговорните лица са длъжни да участват в заседанията.
Apple изброява името на отговорното лице до всеки елемент от срещата. По този начин всеки служител има ясна зона на отговорност в рамките на възложената му задача.
Ако често организирате срещи, тази книга определено ще ви бъде полезна: Олга Демянова предлага да се учи 16 техники и четири инструмента за подобряване на ефективността на всички, участващи в тези срещи.
Да си купя книга
Прочетете също🧐
- Как да направим срещите по -продуктивни
- 3 съвета винаги да приключвате срещите навреме
- Лайфхак: как да избегнете безполезни срещи със Zoom
Продажбата на iPhone започна на AliExpress: 11 модела с отстъпки до 22 хиляди рубли