Как да постигнете повече, да зададете задачи правилно и да управлявате времето на служителите

Вероятно само мързелив публичен човек не е говорил за това колко е важно да планираш работно време, за да направиш повече, да спечелиш много и като цяло да бъдеш „най-добрата версия на себе си“. Но по някаква причина все пак сме изправени пред просрочени срокове, неизпълнени или изпълнени грешни задачи. Ще споделя методите си, как един мениджър може ефективно да организира работното време на служителите, как да изгради комуникация и да постави задачи, така че те да бъдат изпълнени правилно.

Премахнете всички ненужни

Управление на времето. Обичам тази дума. Много е удобно: изобщо не съм бавен и лош на работа, имам проблеми с управлението на времето.

Моята рецепта е да премахна всички ненужни или, както го наричам, да отрежа глупостите. Изтрийте и деактивирайте всичко, от което не се нуждаете.

За да направите повече, не ви трябват 25 часа на ден, а просто трябва да отделяте по-малко време за безполезни неща.

Необходимо е често да общувате по време на работа - комбинирайте цялата кореспонденция в един пратеник и никога не ходете при други.

Вие сте разработчик? Не? Тогава защо имате нужда от повече от един браузър? Сигурни ли сте, че имате нужда от три еднакви приложения за редактиране на текст? И така нататък.

В моята работа от поток може да нокаутира няколко неща, които се случват редовно: съобщения в месинджъра, входящи писма по пощата, човекът, влязъл в офиса, телефонът звъни.

Затова събрах цялата комуникация в Telegram, изключих известията от всички чатове, архивирах всички канали - така че аз самият мога да реша кога имам време да отговоря.

По пощата се отписах от всички пощенски съобщения, с изключение на 5-6-те най-необходими. Използвам услугата Unroll.me, за да ги събирам в дайджест, който идва веднъж седмично в удобно за мен време. Също така проверявам пощата си няколко пъти на ден, а не веднага след получаване на писмото.

По телефона просто ме моля да не се обаждам - ​​почти винаги можете да пишете или диктувайте съобщение. А личните срещи се провеждат само по план - поставям ги в календара (много е удобно да правя това с помощта на Calendly.com), обикновено следобед в делничния ден.

Рецептата е проста и очевидна, но както показва практиката, тя не винаги се прилага и не от всеки, който има „проблеми с управлението на времето“.

Приложете последващи действия

Доста често провеждам срещи, толкова скъпи на всички. Въпреки че отвличат вниманието на хората от работата, те все още са най-удобният начин за предаване на нова информация. незабавно на голям брой хора, обработете възражения и дайте отговори на въпроси, които веднага ще бъдат изслушани всичко.

Но как да се направи среща ефективна? Особено когато се провеждат за 20-50 души и няма начин да се уверите, че всички слушат внимателно.

Най-лесният и ефективен начин е да помолите всички да продължат в самото начало. Тоест, тезата е да се запише всичко, което изглежда важно. И веднага след срещата изпратете текста лично на вас по пощата или пратеника.

За водещия този метод позволява, първо, веднага да види кой и как възприема информацията. И второ, за да получите незабавна обратна връзка: независимо дали са дошли основните послания на публиката, или вашите умения за говорене все още трябва да бъдат подобрени.

И разбира се, последващите действия помагат да се изпълни основната цел на срещата - да се уверите, че всички наистина чуват и запомни важна информация.

Правилно преценете времето, необходимо за изпълнение на задача

Отначало изглежда, че е невъзможно да се прецени правилно времето, необходимо за изпълнение на която и да е задача. Малко по-късно на практика можете да видите, че това наистина е така.

По тази причина оценката на всяка задача е един вид защита на дипломата. Служителят казва колко часа планира да отдели за изпълнението, а мениджърът или се съгласява, или иска да обоснове защо отнема толкова много или толкова малко време.

Именно с тази „защита“ (ако не се провежда за показване и лидерът разбира какво прави служител) оценката на проблема наистина има смисъл.

Различните хора оценяват работата си по различен начин. Някой надценява летвата и набира куп задачи, като отделя за всеки един път по-малко време, отколкото трябва да отделят. Някои, напротив, се презастраховат и поставят във всяка задача време за непреодолима сила и „да помислят“.

Добрият лидер трябва да зададе правилните въпроси:

• Защо са ви необходими X часа, за да изпълните тази задача?
• Нека отново да прочетем условията на проблема и дефиницията за неговото изпълнение. Сигурни ли сте, че сте разбрали всичко правилно и сте взели предвид?
• Ако за пръв път правите такава задача, отделили ли сте време за запознаване?

И разбира се, винаги е добре, когато компанията има няколко служители, изпълняващи еднотипни задачи. До главата можете да се съсредоточите върху средния показател, изчислен въз основа на рейтингите на служителите.

Използвайте контролни списъци

Представете си, че имате задача за служител. И звучи по следния начин: „Стартирайте такава и такава нова услуга сами“. Служителят има три възможности за изпълнение на такава задача:

1. Минимум. Тоест да направи всичко буква по буква, да изпълни официално задачата. Услугата е пусната, но няма изследвания, няма модели на ценообразуване, няма разбиране кой и какво точно ще направи. Отделът за продажби и маркетинг няма информация как и на кого да го продаде.
2. Максимум. Тоест да подходите енергично и с голям ентусиазъм към задачата. Провеждайте огромно количество изследвания, общувайте с други компании на пазара, формирайте дузина модели ценообразуване, проведете няколко срещи в рамките на компанията (с ръководството, ръководителите на екипи и поотделно с всеки екип), направете няколко презентации за всяка потенциална целева аудитория.
3. Нали. Този подход е някъде по средата между първия и втория вариант: извършва се проучване на 5-7 компании в даден сегмент, подготвя се разбираема концепция, прави се една презентация или целева страница. Провежда се общо събрание, на което се съобщава ключова информация за продажбата на услугата.

За да попречите на служителя да направи твърде малко или твърде много, когато поема задача, използвайте контролен списък - номериран списък със стъпки, които трябва да се предприемат, за да се постигне резултат. Особено полезно е да използвате контролни списъци, ако не сте сигурни, че служителят на 100% разбира как да изпълнява такива задача, - например, той просто не е правил нещо подобно преди. Ако ви мързи да рисувате, пригответе се за варианти номер 1 и номер 2. Ще го завършите по-късно, или служителят ще прекара времето си и времето на екипа за ненужни действия.