10 съвета, които ще ви помогнат да работите ефективно от дома
Работата си / / January 07, 2021
1. Създайте едно работно пространство за всички служители
Не предавайте това на подчинените, в противен случай установените процеси ще се превърнат в хаос, когато служителите не виждат работата на другия и не разбират кой за какво отговаря. В резултат на това елементарните задачи са възпрепятствани, работниците губят ангажираност и ефективността на труда обикновено е нула.
Ето минимален набор от инструменти, които може да ви бъдат полезни:
- Диспечер на задачите. Удобно е да задавате задачи с него, да наблюдавате натовареността на отделите и всеки служител.
- Общ календар. Това ще ви помогне да поддържате график на ваканциите и почивните дни, а също така да планирате важни събития като телефонни разговори с клиенти или колеги, така че да не се налага лично да напомняте на участниците в срещата за тях.
- Пратеник за решаване на неотложни въпроси. Можете да създадете общ чат за цялата компания и по-малки чат стаи за отделни екипи и проекти.
- Складове за данни в облак и решения за документи. Те ще бъдат полезни за сътрудничество по време на разговори, а споделянето на връзка е по-лесно от изпращането на документи и тежки файлове по пощата или в месинджър.
Тази услуга ще ви помогне да организирате единно информационно пространство за целия си екип. Bitrix24 е вид корпоративна социална мрежа, където можете да създавате групи, да пишете публикации и да публикувате фирмени новини. Създайте фирмена страница, поканете всички служители там и работете точно като в офиса, само от вкъщи. Поставете задачи и следете напредъка им, отворете общ чат за компанията, провеждайте срещи за планиране и видеоконференции, планирайте срещи в календара. Има споделено устройство за съхранение на важни документи и CRM ще ви помогне да запазите контрол върху взаимодействието с клиентите.
Опитайте безплатно
2. Поддържайте връзка с тези, които работят от вкъщи
Дистанционната работа не е причина да забравите за дисциплината и да преминете към свободен график, когато времето се отделя за трудови дейности според принципа „Ще го направя, но тогава“. На общото събрание кажете на служителите за новия работен формат и задайте границите на работния ден: например от 9 до 18 часа всички трябва да са във връзка и трябва да предупредите за почивка поне няколко дни.
Въпреки че всички работите отдалечено, все още сте един екип. Споделяйте фирмени новини, редовно (поне веднъж седмично) разказвайте за изпълнени задачи и нови планове, публично празнувайте успеха на отделите. И накрая, не забравяйте да поздравите служителите си с честит рожден ден. Това ще спомогне за поддържането на екипния дух, а подчинените няма да се чувстват забравени и изоставени пред съдбата си.
3. Въведете правилата за чат
Чатовете са удобен инструмент, но имат своите недостатъци. Постоянният поток от съобщения е толкова разсейващ, колкото бърборенето на съседите в офиса, така че има смисъл за да правите разлика между комуникацията и да започнете отделни чатове за спешни въпроси и всякакви видове разговори, не от значение. И този чат може да бъде маскиран с чиста съвест и препрочетен след края на работния ден.
Не използвайте чатове за решаване на сложни проблеми, когато трябва да получите мнението на всички членове на екипа. На изхода ще получите много съобщения, но няма да стигнете до едно решение, което да отговаря на всички. По-добре е да се споразумеете за разговор и в чата запишете с какво сте се озовали.
И се опитайте да не създавате ненужен шум: не разделяйте едно съобщение на дузина в стил „Здравейте. Ето го. Задачата е нова. " Уважавайте чуждото време и не принуждавайте събеседника постоянно да се разсейва от известия.
4. Правете редовни видео разговори с екипа
Първо, това ще ви помогне да държите пръста си на пулса и да преразпределите натоварването, ако един служител се задави със задачи, а друг страда от безделие. На второ място, това е добър инструмент за проследяване на настроението на подчинените: в крайна сметка кратките съобщения в чатовете не предават интонация и по време на личен разговор можете да разберете какво тревожи кого.
Не звънете за шоу. Планирайте съдържанието на всеки разговор, уведомете предварително всички участници какво ще бъде обсъдено и в резултат на това създайте протокол на срещата: какво са решили, какви задачи са си поставили и кой е отговорен за тяхното изпълнение. Не е нужно да се обаждате всяка седмица, за да следите как се справя компанията. Служителите могат да общуват само редовно със своите мениджъри и те вече ще докладват на вас.
5. Съставете ясен работен график
Всеки служител трябва да има достъп до цялата информация, която може да е необходима по време на работа. Това е особено важно за начинаещи: те трябва да бъдат актуализирани и адаптацията на отдалечено място може да отнеме повече време, отколкото при комуникация на живо в офиса. За да предотвратите загубата на нов служител в потока от информация, назначете му куратор, който ще може да отговори на всякакви въпроси за това как работи животът и работата на компанията.
В идеалния случай базата от знания за работата на компанията трябва да бъде подредена по такъв начин, че дори ключовите служители да се разболеят или да отидат на почивка, процесите да не спират. Създайте документи, които подробно обясняват какво да правите в типични работни ситуации и ги направете обществено достъпни.
6. Запишете всички задачи в задачи
Това правило трябва да се прилага не само по време на принудително отстраняване. Не разчитайте на устни споразумения: ако няма поставена задача, няма да има резултат.
Ето прости правила, с които задачите ще се решават ефективно и в срок:
- Бъдете ясни за вашата задача. Не принуждавайте подчинените да играят екстрасенси или да извличат допълнителна информация с думи. Служителят трябва незабавно да разбере какво се иска от него.
- Назначавайте отговорни лица и изпълнители. В противен случай съществува риск подчинените безкрайно да хвърлят задачата една върху друга и в резултат никой няма да я изпълни.
- Поставете срокове. Задачата, която трябва да бъде изпълнена „някой ден“, най-вероятно никога няма да бъде изпълнена.
- Отговорете на въпроси и дайте обратна връзка. Това ще изгради доверие в екипа и ще увеличи вероятността за успешна задача.
7. Автоматизирайте рутинните процеси
В офиса всичко е просто: ако трябва да напишете заявление за ваканция, служителят отива в HR, взима готов формуляр, попълва го и го дава за подпис. При самоизолация обичайните въпроси се превръщат в проблем: единият служител иска да си вземе почивка, а другият трябва спешно да подпишете фактура за плащане, имате нужда от подпис на мениджър, но няма откъде да го вземете - не е у дома му отивам.
Изходът е само един: да се търсят начини да се изоставят документите и да се прехвърли цялата работа с важни документи в електронна форма.
8. Създайте ясна и прозрачна система за контрол
Може да ви обземат подозрения, че служителите правят нещо у дома, но не работят. Разбира се, контролът е необходим, но е важно да се поддържа здравият разум. Ако постоянно дърпате подчинените и питате как стоят нещата с техните проекти, те няма да работят по-бързо, но постоянно ще се натрупва напрежение, което рано или късно ще доведе до конфликт.
Договорете се с ръководителите на отдели, че всяка сутрин те ще събират информация от служителите за текущото натоварване и ако е необходимо, ще ви я прехвърлят. Контролирайте не процеса, а резултата. По този начин, мащабните проекти могат да бъдат разделени на няколко етапа с ясен резултат и срок, за да се решат възникващите проблеми, когато идват.
9. Прехвърлете вашия отдел продажби на CRM
CRM е автоматизирана система за управление на взаимоотношенията с клиентите. Най-просто казано, това е специален софтуер, който записва всички контакти с клиент от първото обаждане до продажбата.
На отдалечен сайт CRM се превръща в истинско спасение за отдела за продажби. Позволява ви да минимизирате човешкия фактор: мениджърите няма да затънат в рутинни операции, няма да забравят отделни клиенти и винаги ще са наясно на какъв етап е всяка транзакция и каква трябва да бъде следващата стъпка. А мениджърът може да проследява представянето на всеки специалист и при необходимост да преразпределя натоварването.
10. Комуникирайте с клиенти чрез CRM
Ситуация: стационарният телефон остава в офиса, но по някакъв начин е необходимо да се говори с клиенти. И контролирайте комуникацията също - в противен случай ще бъде трудно да се разбере защо обещаваща сделка е пропаднала. CRM с вградена телефония ще ви помогне: позволява ви да свързвате не само канали за гласова комуникация, но и чатове на сайта и в месинджърите. Удобно е да отговаряте на писма и съобщения веднага в CRM и цялата история на взаимодействие с клиента веднага влиза в неговата карта.
За да предотвратите разсейването на мениджърите от рутината, възложете някои задачи на роботи. Те могат да се обадят или да пишат на клиента и да изяснят информацията за контакт, да изберат удобен начин на плащане или да съберат обратна връзка за качеството на услугата и след това да въведат всички необходими данни в CRM.
Започнете да работите с Bitrix24