Контролен списък: как да подготвим офис за излизане от самоизолация

1. Направете списък на служителите, които са готови да отидат в офиса

Рисковано е да изтеглите наведнъж всички от отдалечено място. В офиса можете да осигурите на служителите относителна безопасност - например да ги настаните далеч един от друг и да поставите дезинфектанти навсякъде. Но редовното пътуване до обществения транспорт може да бъде опасно.

Говорете с подчинените и разберете кой може да продължи да изпълнява задачи от вкъщи и кой спешно трябва да отиде в офиса. В идеалния случай тези, които могат да ходят пеша или да карат на работа, трябва да се върнат първите. За служителите, които са принудени да стигнат до офиса с градския транспорт и дори с трансфери, е по-безопасно да продължат дейността си от вкъщи. Ако във вашия екип има хора над 65 години, както и хора, страдащи от хронични заболявания или живеещи с възрастни родители, те засега също трябва да бъдат оставени на разстояние.

2. Проверете дали офис оборудването работи

По време на самоизолацията нямаше кой да поправи боклук или да разбере защо лаптопът издава подозрителен шум. Преди да отворите офис за служители, попитайте дали някой има оплаквания относно оборудването, което използват.

След дълъг период на неактивност устройствата, предназначени за редовна употреба, могат да боклуци, така че трябва да се уверите, че всичко работи правилно, преди да напуснете отдалеченото място, а ако не, след това се нови компютри или попълнете запасите необходими компоненти. Тук има неочевиден бонус: ако подчинените знаят, че мениджърът се грижи за условията, в които работят, това може да увеличи мотивацията им и да им даде увереност в бъдещето.

Купете нов лаптоп

3. Подредете пермутация

Най-вероятно концепцията за социална дистанция няма да изчезне от живота ни дълго време. Ще трябва да го наблюдавате не само на улицата или в магазин, но и в офиса. Тесният офис, където бюрата са близо един до друг, може да се превърне в среда за размножаване на инфекции, така че трябва да организирате работни места, така че служителите да не се сблъскват ненужно помежду си. Между другото, това е още един аргумент в полза на оставянето на някои от подчинените на разстояние: колкото по-малко хора, толкова повече свободно пространство.

Rospotrebnadzor препоръчваПрепоръки за организиране на работата на предприятията в контекста на постоянни рискове от разпространението на COVID-19 спазвайте следните стандарти:

• Ако площта на помещението е по-малка от 50 m², тогава не повече от 5 души могат да бъдат в него едновременно.
• На закрито до 100 m² - 10 души.
• До 200 м² - не повече от 25 души.
• В помещения с площ над 200 м² до 50 души могат да работят едновременно.

Има изисквания и за места, където е възможно задръстване на служители, например кухни и столове. Тук трябва да нанесете маркировка, която помага да се поддържа разстояние: между хората трябва да има поне 1,5 метра.

4. Наблюдавайте здравето на служителите

Съгласете се с подчинените, че здравето е над трудовите дела. Ако се чувстват зле, могат да работят от вкъщи, да си вземат почивен ден или отпуск по болест, поради което никой няма да ги гледа накриво. В крайна сметка е по-добре да преразпределите задълженията на един болен служител навреме, отколкото да се изправите пред ситуация, когато целият отдел вече кашля.

За да не излагате хората на излишен риск, по-добре е да сте бдителни и дори на входа на офиса да отсеете тези с температура. Вместо безконтактни термометри е по-удобно за използване компактна термокамера. Той може да определи температурата не само на един неподвижен човек, но и да работи с движеща се тълпа. Точността на устройството е ± 0,5 ° C, а измерването се извършва от устройството в реално време.

Купете си тепловизор

5. Запасете се с детергенти и дезинфектанти

Трябва да се поставят особено строги изисквания за чистотата на офиса. Оставете на входа запаси от антисептици за кожата и дезинфекциращи кърпички и нека офис мениджърът се погрижи всеки служител да почисти ръцете си. Напомнете на служителите да практикуват добра хигиена и да мият ръцете си редовно през целия ден и след всяко посещение в банята. Звучи абсурдно, но това е реалността, в която трябва да живеем.

Мокрото почистване с дезинфектанти в офиса трябва да се извършва всеки ден. Обърнете специално внимание на контактните повърхности: дръжките на вратите, превключвателите и парапетите се докосват най-често, следователно Rospotrebnadzor съветва да ги обработитеПрепоръки за организиране на работата на предприятията в контекста на постоянни рискове от разпространението на COVID-19 на всеки 2-4 часа. Не забравяйте за проветряването - тази процедура трябва да се извършва поне веднъж на всеки два часа.

6. Актуализирайте текущите програми и инсталирайте нови

По очевидни причини общите събрания и срещи вече са онлайн. Ако вашата компания ще отиде в офиса по отдел, удобна услуга за работа в екип ще ви помогне да провеждате срещи от разстояние и да поддържате връзка с членове на екипа, които работят от вкъщи. Например Microsoft Teams ви позволява не само да организирате уеб конференция, но и да споделяте файлове, да имате достъп до тях с колеги в реално време. Услугата е включена в абонамента "Microsoft 365 Business Standard" и с нея се предоставя премиум версии Word, Excel, PowerPoint и Outlook, плюс 1 TB място за съхранение в OneDrive и пощенска кутия от 50 GB.

Не забравяйте за антивирусния софтуер: докато част от екипа изпълнява задачи от домашни компютри, струва си да засилите защитата си, така че поверителните данни да не попаднат в ръцете на нарушителите. Модерен антивирусни решения са в състояние да защитят не само работещ компютър, но и мобилни устройства - ако служител загуби издадения му смартфон, антивирусът ще блокира устройството и ще изтрие цялата ценна информация.