Как да се избегнат кошмарът на хартия в офиса: 10 съвета

Когато много работа, почистване на маса време и сортиране на хартия записите, фактури, договори (списъкът е безкраен) са крайно липсва. Ние събрахме всичко това на по-благоприятен период, който все още не може да дойде. И в крайна сметка понякога сред документите на планините може просто да се загуби.

© снимка

Защо се случва това? Ето някои отговори.

1. престоя брой Скорост на документи превишава скоростта на обработка.
2. Не системи за третиране на отпадъци и на пазара за съхранение.
3. Решението за това какво да прави с документите се забави и в резултат те се натрупват в огромни планини.
4. Човек не може да реши кои документи трябва да се съхраняват и която може да се изхвърли.
5. Човек не може да се разпределят достатъчно време, опитвайки се да се справят с притока на хартия.

Какво трябва да се направи, за да работи с документите не се превръщат в кошмар?

1.

Маркирайте специално време за хартията (преработка, сортиране, съхранение). Най-малко веднъж седмично, за да обработва постъпващите документи и папки, за да отложи тези, все още си струва спестяване.

2.

Подреди входяща поща. Остави на масата само онези документи, които изискват спешно преразглеждане. Други се сгъват в папката. Пощенски списъци на магазини е по-добре да се изпрати в кошчето.

3.

Отърви се от тези документи като Бюлетин на църквата, листовки, направени в рамките на изложения или от застрахователни агенти, ако знаете, че няма да ползвате услугите им. Не ги съхранява на бюрото си - той само ще ви обърка и ще добави здравина на планините на документи.

4.

Отърви се от тези списания, които четете само някои от членовете. Оставете само тези, които прочете от корица до корица.

5.

Задаване на списания и вестници prochitanyh Финитна срок на годност. Когато срокът изтече, изхвърля с не съжалява.

6.

Дръжте далеч от работния плот само онези документи, които ще се работи. Или трябва да се използва в близко бъдеще.

7.

Създаване на система за съхранение на ценни книжа, така че ако е необходимо, можете да намерите на документа без да се обръща с главата надолу всички папки и кутии.

8.

На вашия работен плот запази само тези документи, които ще работят най-скоро. И терминът хартията трябва да се намира по-близо до вас, отколкото тези, с които можете да работите малко по-късно.

9.

Съхранявайте хартията, което трябва да се чете не бързайте далеч от работния плот. Това може да бъде един рафт, маса близо до дивана или куфарчето си, за да прочетете на път за вкъщи или в самолет. "Има трябва да се чете, но не спешни" означава, че ако не чета вестници в близко бъдеще, това няма да доведе до негативни последици. прочетете статията, не е необходимо да се съчетаят с документите, които изискват действие се обезсърчават.

10.

Хартия, с необходимостта и неотложността, че все още не сте решили, по-добре skaldyvat в отделна папка, наречена "Възможности". И това се махне от масата. Периодичен преглед на папка - вероятно някои от документите може да бъде точно на време. Разпределянето на тези ценни книжа с отделно място не е на вашия работен плот, можете да се отървете от хартия отломки и улеснява работата.

(Via)