Как да си направим диаграма на работата по проекта в Excel в 10 стъпки
Работа и обучение / / December 25, 2019
Ако управлявате проекти, важно е винаги да се знае колко имате проблеми и срокът, в който те трябва да изпълняват. И ако направите визуална схема, то ще бъде по-лесно да се обясни основните моменти от живота на екипа по проекта, които участват в работата, както и други заинтересовани страни.
Управление на проекти често се използват специални програми, но също така и в обичайната MS Excel можете да създадете по ясен и достъпен график.
Диаграмата на проекти показва как събития и задачи, свързани помежду си във времето. Добре написано диаграма показва важна информация за изпълнението на конкретни задачи и върху развитието на проекта като цяло, помага да се види цялата картина.
За да създадете диаграма в MS Excel (версия 2007 г. и по-късно), което трябва да направите всички 10 стъпки.
Какво е това на тази графика? Ключови подробности са показани с цветни линии и барове:
- Линия на ден - Червено вертикалната линия, която показва къде са днес;
- времето проблеми - сиви хоризонтални ленти, които показват колко време е необходимо на всяка задача;
- готовност задачи - зелени хоризонтални линии, които показват на какъв етап е задачата и колко още остава да се направи.
Различни версии на MS Excel действия могат да се различават леко, но така или иначе процесът е универсален, и да се справят с график може да бъде всеки потребител.
Подробна видео (на английски език) може да се намери тукТова отнема около половин час от времето си.
Етап 1. Като се започне, помислете за резултата
За по-лесно се справят с задачата, печат или нарисувайте по график хартия, това, което трябва да изглежда като в края на краищата. Съхранявайте на лист хартия пред себе си, за да сравните всяка стъпка от извадката. Схема не е нужно да се направи внимателно, просто се заключва под формата на диаграма и да държат на ръка, това ще бъде един добър напомняне.
Етап 2. Създаване на таблица с данните
За да се начертае графика, първо трябва да издаде на масата. В примерния проект е разделен на четири фази, всяка от които е проблем.
Оформете таблицата по-долу в таблицата. На 30-ия ред на заглавки са разположени.
Ние ще разберем значението на данните, посочени в таблицата:
- фаза"Фаза 1", "Фаза 2", "3 фаза", "Фаза 4" и "Днес". Показва какъв етап от съответства на проекта към събитието.
- тип"Phase", "задача", "Днес". Показва вида на събитието, като се разграничават на задачата и на етапа на изпълнение на проекта.
- Начална дата: датата на началото на събитието.
- събитие: Той показва името на събитието в графиката.
- дати: показва колко дни отнема задачата.
- Желание Процент: показва степента на изпълнение за всяка задача и фаза, 0% - задачата не е започнало, 100% - завършен. Цената за категорията "Phase" не е свързан със завършени и експонирани оценява задачи. За да се вземе решение за процент завършили една или друга фаза, е необходимо да се прилагат свои собствени правила.
- Готовност в дни: период, в който индексът е направено готов в случай на процента на. В задача, която отнема 10 дни, за да пълни и е на 50%, тази цифра ще бъде равна на пет дни (10 дни х 50%).
- височина: стойността на височината, е важно за проектиране, тъй като той определя колко високо или ниско на събитието ще бъде отразено в картата на график. Стойностите могат да посочат такива, но по-добре да се вземе малък брой близки до нула. В примера се използва диапазон от 25 до -25. Ако височината е положителен, събитието е отразено в таблицата по-горе по хоризонталната ос, ако е отрицателно - под оста.
Етап 3. Създаване на диаграма с X и Y оси, да го добавите към първите данни от колона "дата"
Това е време да се създаде диаграма за визуализиране на данните в развитието на масата, направени в предишната стъпка. Използвайте точкова диаграма с осите X и Y, са тъй като ви позволява свободно да се разпорежда с базовите координати от двете оси.
Следвайте тези стъпки:
- Изберете раздела в главното меню "Insert".
- След това изберете "Графики» → «Spot» → «Scatter с маркери" празен диаграма ще се появи в пред вас.
- Закачете в края на графиката и да промените неговия размер и позиция, така че графики диапазонът поле от клетка B4 за мобилни К26 (натиснете и задръжте клавиша Alt, за да се приведе в съответствие диаграмата надясно зона в пределите клетки).
- Щракнете с десния бутон върху графиката и изберете опцията в менюто "Избор на данни".
Добавяне на набор от данни в група, като кликнете върху бутона "Добави" в диалоговия прозорец.
- За да промените името "Името на редица" пут в съответното поле за E30 клетки "Условия".
- За стойността на оста Х, изберете подходящото поле и изберете клетките C33. C46 «Начална дата"
- За стойността на Y-ос, изберете подходящото поле и изберете клетките H33: H46 «височината».
- Щракнете върху OK, за да затворите прозореца за добавяне на данни.
- Щракнете върху OK, за да затворите прозореца за избор на данните.
Тези действия ще ни дават използвате една точка диаграма с автоматично форматиране.
Направете маркерите на събитието са зелени:
- Щракнете с десния бутон върху всеки избран маркер на данни, изберете Change "Формат Серия данни".
- В списъка в ляво, изберете раздела "Настройки Маркер", а след това изберете вида на маркер построен "Кристал". Увеличете размера от 10 т.
- В "Fill маркер", за да изберете плътен запълване. Промяна на цвета на запълване на зелено.
Сега имаме диаграмата на разсейване, показващ времето. Докато зелени маркери показват започне само задачи.
Промяна на името на таблицата, кликнете два пъти върху текстовото поле с името на и въведете вашето име.
Ние все още се върнем към параметрите на условията в петия етап, добавете хоризонтални ленти по оста X, и ще продължи до форматирането на графиката.
Етап 4. Ние се поставя в реда на появяването на графиката и да добавите името на събитието
Да се отървем от факта, че ние не се нуждаем графиката.
Ордината. Скриване на вертикалната ос, тъй като тя не носи трафик на данни. Изберете графиката, в главното меню в раздела "Работа с диаграми", изберете "Layout". След това изберете "Axis» → «основен вертикалната ос» → «Да не се показват."
хоризонтален водач. Те също са безполезни. Изберете графиката, в главното меню, отидете на "Layout" и след това изберете "Мрежа» → «хоризонтални линии на мрежата на главната ос» → «Да не се показват."
легенда диаграма. След това можем да го замени с по-красиви, и докато забраните "Разпределение» → «Легенда» → «Не».
Най-накрая показва етикетите на данни за всеки маркер. В главното меню в раздела "оформление" изберете "Данни Етикети» → «ляво».
Как да променя данните в маркерите за подпис
Въведете данни за всяко събитие в диаграмата по-дълго и трудно, защото трябва да изберете всеки маркер отделно и да го преименувате.
Но този процес може да се ускори четири пъти:
- Кликнете на подписването на първия маркер (горния ляв ъгъл на графиката), за да изберете всички стойности директно. Не натискайте зелената дръжка, така че можете да изберете други обекти!
- Кликнете отново върху показалеца на подпис, за да редактирате едно име.
- В типа на полето за въвеждане на формула символа =.
- Щракнете върху клетка D33, той записва събитие "Фаза 1", след това натиснете Enter.
- Повторете първите четири стъпки за останалите подписите за всеки маркер.
Как да се определи областта
Това ще бъде полезно да се консолидира района на линия 28 на диаграма, винаги може да се види в документ. Първите 27 редовете остават пред очите ми, дори и да преминете през останалата част от линията.
За да се гарантира района:
- Изберете клетка A28.
- Изберете раздела "Изглед" в главното меню.
- Изберете "Window» → «Фиксирай поле."
- В падащото меню изберете "Lock поле".
На 28 линия ще се появи черна хоризонтална линия. Всичко, което е по-горе вече е фиксирана, а когато се придвижите ще се движат само най-долния ред.
Етап 5. Добавяне на стълбове за грешки за показване на времето, за да включите на графиката във визуална графика
Лост за грешка в таблицата показват, колко време е необходимо да се работи по всяка задача. За да ги направите:
- Highlight график.
- В главното меню, "Работа с диаграми", изберете "Layout".
- В падащото меню в горния ляв ъгъл (земния участък), изберете поредицата от данни "условия".
- В "оформление" изберете "Грешка барове» → «Разширени настройки за грешка барове". Отваря се диалогов прозорец.
- В падащото меню в горния ляв ъгъл, изберете диаграма елемент формат "Грешка барове по ос X". Най-
- Що се отнася до промяна на хоризонталните пръти диалоговия прозорец, поставете отметка в квадратчето върху стойността на продукцията "Plus". "Край стил» → «Няма смисъл."
- В "марж на грешка", изберете "Custom" и натиснете "Enter стойност." В новия прозорец "Създаване на грешка барове" посочи "положителна стойност на грешка" за това в съответното поле, преместване на курсора и маркирайте областта от клетки от E33 на E74. Щракнете върху OK.
Сега сиви линии обхващат правото на зелените маркери, те показват колко време трябва да бъдат изразходвани за конкретна задача. Те трябва да бъдат форматирани за яснота:
- В "баровете грешка във формата на" отидете в раздела "Color Lines". Изберете "твърда линия". Направи запълване сиво.
- В "Line Type" увеличи ширината на линията на до 4 т.
За да се ориентират по-добре в схемата, е необходимо да се държи тънка вертикална линия надолу от маркерите. За това от падащия списък в горния ляв ъгъл, изберете "Грешка барове по Ос Y". В диалоговия прозорец показва вертикалните линии за грешки. Изберете посоката на "минус", "Край стил» → «Няма смисъл", "Силата на грешката» → «относителна стойност», влиза в тази област на 100%. Изберете цвета и дебелината на самите линии.
Етап 6. Добавяне на стойност към графиката наличност
Това е време, за да добавите към серията на графиката на данни, което показва процента прави това или онова задача.
Ако задачата отнема 10 дни и да се достигне до 50%, в бара, показващ пълнотата се напълни наполовина. Това е мярка за проследяване на работата, която не се вземат предвид почивните и празничните дни. За да добавите нова информация за графиката, следвайте инструкциите по-долу.
- Щракнете с десния бутон върху областта на графиката, от контекстното меню изберете "Избор на данни".
- Щракнете върху бутона "Добави" в прозореца, който се появява, определят "серия име", изберете клетка G30. диапазон за данни X и Y оси, за да изберете същите, както в етап 3 №.
- На графиката ще се появи зачервяване, които ще бъдат скрити под зелено.
Етап 7. Формат на резултатите от нови данни
За графика показва в същия стил, но данните не се наслагват един върху друг, маркери формат:
- В падащото меню в горния ляв ъгъл, изберете "брой на готовност". Непосредствено под падащия списък на бутон "Формат избора." Кликнете върху нея, за да отворите диалоговия прозорец.
- Промяна на параметър маркер. Изберете типа на форма "Кристал", задаване на размера на 10 нанометра, запълване маркер изберете плътен зелен цвят. Затворете диалоговия прозорец.
- Без премахване на маркери за избор, щракнете върху главното меню в раздела "Layout" бутон "Data Labels", изберете падащото меню "Да не се показват".
Етап 8. Добавяне на стълбове за грешки, за да следите на процента на завършване на задачите
Сега трябва да се добавят нови ленти да видите с един поглед какъв етап е изпълнението на задачите.
- Отново, изберете "брой на готовност" в падащия списък в ляво. Натиснете бутона в главното меню "баровете грешки". Изберете падащото меню, изберете "Още опции." Отваря се диалогов прозорец. Инсталирайте вертикални дъски фиксирана стойност, като пишете до съответния нула терена.
- Включване на параметрите на ламели, разположени успоредно на оста X. Определете посоката на "Плюс". "Край стил» → «Няма смисъл", "Големината на грешка» → «потребителя». В диалоговия прозорец "грешка положителна стойност", изберете областта от клетки, G33-G47.
- Промяна на цвета на линията в зелено, като изберете плътно запълване. Настройте ширината на PT линия 7.
Хоризонталните зелени линии показват как да изпълните задача: частично или напълно.
Етап 9. Добави вертикална линия, показваща текущия ден
линия показва червени какъв ден е, и става ясно как напасването на проекта в общата времева рамка.
- Щракнете с десния бутон, за да отворите контекстното меню за графиката. Изберете опцията "Избор на данните".
- Щракнете върху бутона "Добавяне", въведете в полето "Име на редица" думата "днес". За стойности на Х-ос влизат в обхвата на клетки C31-C32, за стойността на Y ос - Н31-Н32.
Има два нови маркер върху графиката. тяхното обозначаване: изберете данните и пишат подписа в лентата за формули, думата "днес". Кликнете върху знака, кликнете с десния бутон и изберете от контекстното елемент от менюто "Data Format". Сложете позиция на етикета "от горе".
- Отидете в главното меню в раздела "Layout".
- Изберете падащия списък наляво в горния десен ъгъл на елемента "брой днес."
- Добавяне на стълбове за грешки с допълнителни параметри, като следвате инструкциите в петия етап. Вие ще трябва да каишка по вертикалната ос, с посока "Минус", крайната стил "без точка", относителната стойност на 100%.
Имате ли вертикална линия, показваща текущия ден. Промяна на цвета на линията до червено, увеличаване на размера на 3 т.
В извадка от текущата дата е фиксирана, така че тя няма да се промени. Но за проекти, които се разработват активно, препоръчваме друг метод на отчитане на данни. За да направите това, датата на клетка B2 чрез въвеждане на формулата = TODAY () и да посочи диалоговия прозорец за избор на данни за оста х стойности вместо B2 клетката на банда, която сте посочили по-рано.
Етап 10. Добави текстови полета
Сега графиката не е достатъчно само обяснение на символите, така че да е ясно на целия екип.
- Изберете графиката, отидете в главното меню в раздела "Вмъкване". Изберете "Надпис".
- Поставете района на етикет в горния десен ъгъл на графиката. Highlight гранични надписи, щракнете с десния бутон в контекстното меню, изберете "Format фигура." В прозореца, който се отваря, изберете тип на запълване "твърда", Сивият цвят на. Формат на етикета. Можете да вмъквате произволен брой блокове.
Сега можете да направите диаграма за 20-30 минути, като се използва само любим редактор MS Excel.