Как да не се клиенти и партньори изплаши: лоши навици при писането на имейли
Работа и обучение / / December 25, 2019
На работа, много хора са буквално атакувани от огромен брой на съобщението-мейл, който задължително трябва да се отговори. Разбира се, че е много трудно да се справят с обема на задачи и да го направим както трябва. Независимо от това, съществуват сериозни грешки, които наистина трябва да се избягват.
Научете основните правила на етикета за писане на имейли не е нужно да направите вашите писма се превърнаха в литературни шедьоври. Той е напълно безполезен. Но ако можете да се отървете от навиците, които показват липса на професионализъм, вашият бизнес ще отиде много по-успешно.
Какви груби грешки при писане на съобщение имейл са най-често?
1. Злоупотреба с надпис "Спешно"
Ако се държи като момче в притчата, който викаше "Wolf! Вълците! "И сложи всички букви в реда с надпис" Спешно ", много скоро престава да получатели те вземат на сериозно. Когато наистина се нуждаете от незабавна реакция, никой няма да обърне внимание на този знак.
2. прекомерно непринуденост
Избор на комуникационни маниери зависи от качеството на връзката между вас и друг човек. Прекомерното неформалност показва липса на професионализъм.
Бъдете внимателни, не да се използват удивителни знаци, усмивка, цвят избор на текст, модни шрифтове, Интернет жаргон и съкращения. Те просто няма да ви помогне да създадете образа на опитен служител.
Също така, обърнете внимание на факта, че някои хора не разбират съкращения. Особено внимателно изберете тон на общуване с чужденци и членове на други поколения.
Запомнете: бизнес писмо Тя трябва да бъде лесен за четене. За да направите това, използвайте шрифт Ариал, Calibri или Times New Roman, задаване на размера на 10 или 12 единици. Що се отнася до цвета, най-добре е да остане в черно.
3. Твърде студено тон на общуване
В същото време, получателят не трябва да се чувства, че той комуникира с робота. Някои от писмата изглеждат като истински хора, като ако в действителност това е отговора на съобщение машина.
Ако писмото се вижда вашата личност, ентусиазма ви ще помогне за оформянето на получателя положително мнение за вас като бизнес партньор. Основното нещо - не прекалявайте.
4. Злоупотреба със служебно положение на "Отговор до всички"
Електронните съобщения, не са предназначени да ги превърне в уютен chatik. Ако отговаряте на съобщение, което се изпраща на една група от хора, преди да натиснат "изпрати всички", уверете се, че отговорът ви е наистина интересен и необходим на всеки един от групата.
5. Трансфер поста без одобрението на подателя
Това е най-малко досадно. И може значително да подкопае доверието към вас.
Без значение какво ви изпратя. Вие може да искате да изпратите съобщение до клиента на шефа си, който се отнася до клиента. Или пък не може да устои на изкушението да се превърне във веригата на получателите на писмото, съдържащо някои лични данни, колегата му. Във всеки случай, не трябва да правите, без разрешение на подателя.
6. Изпращането на скрити копия от писма
Когато изпращате някой скрит копие от писмото на събеседника една мисъл: "И кой друг изпратено копие" Това предизвиква недоверие и поражда чувството, че криеш нещо.
Ако искате да се изпрати писмо до някого, който не трябва да присъства във веригата на хмел, просто да копирате и поставите вашия текст в отделна ново съобщение.
7. Правилното формулиране на темата
Ако полето "Subject" въведете нещо като "Аз съм", "Здравей" или "За ваша информация," тя не дава на получателя представа за съдържанието на писмото. В резултат на това е вероятно, че съобщението ви дори няма да се прочете.
Ако провеждане бизнес кореспонденция, Темата на вашето писмо трябва да е кратко, обемен и точни. Ако получателят веднага да разбере това, което я пиша, много е вероятно той ще прочете съобщението си и отговори на него по-бързо.
8. Злоупотребата с лични съобщения
Шеги, трогателни истории и мотивационни кавички понякога идват много не на място. Но в големи количества, те бързо се отегчава от страна на получателя. Да не се бомбардират кутии безсмислен съобщение на колега, дори и да го направя с най-добри намерения. Рано или късно, получателите просто да изтрият тези съобщения без да ги четат.
9. срязване
Не се изкушавайте да се изрази в писмо до праведен гняв към дестинацията, дори и ако той заслужава такава реакция. Дори и да се чака за вашия парцел за няколко месеца. Просто не го правете. Хората винаги ще си спомнят държи грубо и това е лошо за вашия бизнес имидж.
Вместо това, напишете съобщение, че вие ще Ви изпратим ядосан получател, и го оставете за няколко дни в папката "Чернови". След това я редактирате и да премахне всички обиден език. Така че вие ще бъдете в състояние да докаже своя професионализъм.
10. фамилиарност
Ако знаете много добре получател на съобщението, а понякога и можете да си позволите някои хубави комплименти. Но ако това е вашият бизнес партньор или клиент, освен учтиво сдържан тон на комуникация. Приключване на букви като "Ще се видим скоро!" В този случай би било неуместно.
11. Използването на абсурдно е-мейл адрес
Накъдрен, вулгарни или откровено смешни адреси ще привличат нежелано внимание към получатели. Ако просто не може да се раздели с кутия си [email protected], а след това се намотава за бизнес кореспонденция отделна сметка.
12. Голям брой правописни грешки
Изпращане на съобщения от телефона си, не ви освобождава от задължението да провери вашите имейли на грешки. Ако го направите повече от една правописна грешка в писмото, вие не се покажете от най-добрата страна. Ако имате нужда да изпратите съобщение по време на път, е важно внимателно да я прегледа преди изпращане.
13. Изпращането на съобщения рано сутринта
Понякога, когато ставам рано и да се чувстват доста продуктивен, Вие сте изкушени да бързо да се справят с бизнес кореспонденция. Въпреки това, по-голямата част от получателите обърна внимание на момента на изпращане на писмото. Ако изпратите съобщение до три часа през нощта, а след това в най-добрия ви ще разгледа работохолик, а в най-лошия - не точно здрави.
Ако вдъхновението на нощни находки за вас, просто запишете като проект за писмо и да го изпратите на работното време.
14. Изготвяне твърде дълги писма
Повечето хора просто видите съобщенията, които не получават разбиране в текста. Имайте това предвид, докато пишете писмо. Големи блокове текст затрудняват да четат, така че се разделят съобщението на малки точки.
Използвайте списъци. Те ще направят вашето съобщение дори по-разбираемо. В допълнение, можете да изберете най-важната част на съобщението в курсив или удебелен шрифт.
Избягвайте описани грешки, а след това можете да създадете добро впечатление за себе си, което със сигурност ще допринесе за вашата кариера.