Ние се създаде електронна система за управление на документи в няколко кликвания
Работа и обучение Уеб услуги / / December 24, 2019
Възползвайте бизнес преводи на документи на фигурата и в облака. Някои компании обаче смятат, че е твърде трудно досега: непознати термини, не е ясно как всичко работи. «мегафон"Аз създадох една много проста и удобна система за електронен документ.
Малко история и теория
Обратно през 1960 г. организацията в Съединените щати и Европа започна да обменят електронни данни. Но електронен документ се ползват само няколко големи компании, които могат да си го позволят. Наистина, общи стандарти, няма да обменят електронни документи. Докато в края на 1970 г. не се говори за електронния подпис.
Електронен подпис - това е, информация в електронен вид, който е прикрепен към друга информация в електронен вид (Подписано информация), или по друг начин свързани с такава информация и, че се използва за определяне на подписващия информация.
Член 2 от Федералния закон "За електронен подпис"
Казано по-просто, това е предпоставка за електронния документ за валидиране на неговата автентичност (авторство), автентичността и целостта.
В криптографски алгоритъм за създаване на примитивни цифрови подписи е разработен през 1977. И седем години по-късно те са приели общата европейска борса EANCOM стандарт на данни (EDI).
През 1990-те години, много европейски страни са приели специални закони на електронни документи и правно важен документ стана извършва по електронен път. В Русия закон, приет през 2011 година.
електронно управление на документи
Все повече и повече компании се автоматизира вътрешните бизнес процеси, прилагане на информационни системи и съхраняване на данни в облака. На мястото на хартиените договори и актове дойде на електронни документи. Закона часа.
И ако вътрешното оптимизиране на повечето компании се справят повече или по-малко успешно, на електронния документ с изпълнители често откровено слаб.
управление на електронни документи (EDM) - правно значим документ в електронен вид между юридически лица и / или физически лица.
Типичен ситуация: счетоводител е в счетоводната си система, сертификат за завършен, отпечатате и да го изпратите по куриер на контрагента. Няколко дни по-късно счетоводител партньорската фирма получава и сканира документа и след това ръчно да направи окабеляване в счетоводната си система. И двете страни трябва да се съхранява на хартиен носител на акта.
Електронно управление на документи в пъти опростява и ускорява процеса.
Предимства на EDI
- Няма нужда да се плаща заплатата, за да плати на куриера или пощенските услуги.
- Работа с електронни документи бързо и по-удобно, както и рискът, че те да се загуби по пътя, е нула.
- Няма нужда да се съхранява тона хартия в офиса.
- Всички документи са на разстояние едно кликване, за да получите достъп до всяка от тях може да бъде навсякъде, където има интернет достъп.
Как да се създаде EDI
Има два основни начина за обмен на електронни документи: пряко и чрез посредник.
В първия случай, компанията трябва да сключи договор с друг, който ще бъде описана подробно процедурата за и обмен на условия, или всеки един от изпълнителите трябва да имат квалифициран електронен подпис. За да се получи, че е необходимо да се прилага за сертификационния център акредитиран от Министерството на комуникациите на Русия.
Въпреки това, дори и при наличието на квалифициран електронен подпис, а не на всички документи, могат да бъдат изпращани директно, например чрез електронна поща. Съгласно действащото законодателство, фактура може да бъде изпратено в електронна форма се одобрява само от XML формат Федералната данъчна служба.
Поради това е много по-лесно да се създаде електронен документ чрез посредник. фирма "MegaFon" е разработила уеб-базиран интерфейс, за да форма, подписване и обмен на счетоводни и други документи между юридически лица. С помощта на вашия счетоводител, мениджър или секретар ще бъде в състояние бързо да сключи договор с нов партньор, задайте за сметка на доставчика или да вземе оценка от изпълнителя.
В този случай, всички документи ще бъдат систематично и надеждно съхранени в личния офис на фирмата.
За да използвате EDI, трябва да имате квалифициран електронен подпис.
В кабинета на портала "електронен документ" от "Мегафон" може да създавате нови документи (без подпис и изпращане) и да ги изтеглите на настолен компютър.
Там можете да направите заявка отчетните документи за комуникация: сметки, фактури и действа. Документи, получени по този начин са правно релевантни и не изискват печат или дублиране на хартия.
Дори споразумение за предоставяне на мобилни съобщителни услуги "MegaFon" може да се заключи от разстояние. За корпоративни клиенти, които имат електронен подпис, не е необходимо да прекарват времето си посещение в офиса на фирмата. Всичко може да се направи чрез личен кабинет. Бързо и най-важното, абсолютно безплатно.
Друго предимство на електронен документ от "Мегафон" е, че тя може лесно да се интегрира с 1C. Ако работите с тази счетоводна система, можете да качите документи на портала директно от 1C.
За да започнете да използвате "електронния документ", трябва да:
- Регистрирайте се в подходящото портал.
- Свързване с валиден електронен подпис система.
- Попълнете заявление за присъединяване към Регламент система електронен документ.
Първите 14 дни ще могат да използват основния пакет "Promo". Той предлага безплатен изпращане на до две хиляди на формализирана и не-формализирана на хиляди документи. Две седмици - достатъчно време, за да се възползват от всички предимства на електронен документ. След това можете да изберете един тарифен план въз основа на вашите бизнес цели.
Услуга "електронен документ" спестява пари и време за регистрация на сделки и обмен на документи. Предимства на услугата, за да се оцени напълно агенти, дистрибутори, франчайзополучателите, компаниите с отраслова структура, и както и компании, които планират да се повиши ефективността на обмена на документи, както вътрешно, така и когато се занимават с партньори. Колкото по-бързо бизнес процеси, по-голямата печалба. Съгласете се, че е глупаво да преминат такова решение.
Започнете да използвате безплатно