7 съвети за използването на Gmail от бивш служител на Google

През 2011 г. Рудолф Dyutel получава работа в Google. "Първият ми ден в офиса на Google приличаше пристигането на Хари Потър в Хогуортс: силно разтревожен, като ученик на първата среща, какво да се прави - не е ясно - казва спомени Рудолф. - Така че, аз се радвам на всеки случай, дадена ми и възможността да научат нещо ново в този процес ".

През следващите две години той е предназначен да работи в тясно сътрудничество по отношение на обучението на работниците и служителите с пощенската услуга Gmail, както и на своите корпоративни продажби.

Dyutel престане да бъде показвано в Google, сега Буфер служител и основател Remotive проект - електронен седмичник за отдалечени работници. Въпреки това, някои чипове, които той преподава бившите си колеги, той все още е в употреба.

Как да си дресираш имейл: 7 убийци съвети за използване на Gmail

Понякога ми се отвори папка "Входящи" Понеделник сутрин - истинско откровение. Изглежда, да се разбере безкрайния поток от букви е физически невъзможно.

Е-мейл днес не се използва, освен в отдалечени села, където няма електричество кули или мобилен телефон. Според проучване на McKinsey Global Institute, прекарваме средно една трета от нашия работен ден с имейлите.

Средната специалиста харчи до 28% от продуктивни време да прави разбор на електронна поща. Това около 13 часа на седмица.

Разбира се, вие не искате да се съглася с такава тъжна статистика. Освен това, всеки иска да прекарат времето си за нещо по-полезно. За тази цел Dyutel прекарал много време в тестване на Gmail функции, инструментите и услугите, изтъквайки седем най-полезен, по негово мнение, за ежедневна употреба. Може би работи кореспонденция - не е толкова дълъг случай.

1. Използвайте бутона "Undo Send"

Имали ли сте някога, така че кликнете "Изпрати", вие изведнъж забелязал писмото няколко досадни правописни грешки? Разбира се, да.

От сега нататък, има какво да се страхува повече: имате функция откажеш да изпратиш, използването на които - строго предпоставка за тези, които са решили да се ангажират сериозно контролиран ценно работно време.

Можете да активирате, като отидете в менюто и отбележете съответната функция: "Настройки» → «генерал» → «Отмяна на изпращането". По желание период за анулиране може да бъде равна на 10, 20 или 30 секунди.

Опитайте сами, това ми хареса!

2. Използвайте спестяващи време шаблони

Пишем огромен брой подобни писма подобни един на друг като две капки вода. Понякога ние се вземе като основа за нови имейли, са тези, които вече са написани преди това на други хора. Например, за работниците на продажбите е удобно и може да спести значително време.

Така че защо да не се подготвят няколко шаблони за този вид съобщения, вместо пренаписване същото от време на време? След смяна на няколко думи и фрази, е много по-лесно, отколкото писмено от нулата. Основното нещо - не забравяйте да прочетете по-късно.

Подготовка и съхранение на няколко шаблона на отговори, които можете да използвате по-късно, ако е необходимо.

За да се даде възможност на "шаблонни отговори" и отидете в раздела "Лаборатория" в менюто за настройки.

Благодарение на тази изключително полезна функция с брат Рудолф успя да изпратите ръчно информацията за връзка с първата половина Remotive хиляди абонати в стандартно писмо поща.

3. Използвайте офлайн достъпа

Друг трик, който научихме от Dyutelya: как да се продължи да се работи с Gmail, без да се налага достъп до интернет.

Може би някой от вас искате да изключите от други, по всяко време, за да се посвети на творчески задачи. Въпреки това, в повечето случаи без папката "Входящи", където, например, се отървах от техническото задание, просто не може да се направи. Как е възможно това?

За всички пътувания с влак, случаи с платени или ограничен достъп до Wi-Fi мрежи и други непредвидени обстоятелства, можете да използвате "на линия». Тя ви позволява да четете, отговаряте, търсене и архивират електронната си поща, без достъп до Интернет.

Наистина е много удобно, тъй като този режим ви позволява да работите не само с поста, но също така и в Google Диск и Google Docs.

4. Вие нямате време? Сложете на пауза

От време на време, входящи съобщения направо се падат в една кутия след друг, дразни и отвлича от работата, на която ние сме съсредоточени. Едно, две, четири, десет нови писма... И изведнъж нещо важно?

Най-доброто решение на този проблем, според Dyutelya оказа функция "пауза входящо»(Inbox Пауза). Значението на тази функция е много проста: пауза потока на входящата поща, ако правиш нещо важно, а когато е освободил от тежест на грижите и Pestryaev календар на събитията, върнете се към тях, ако те се качиха в същата секунда, като отидете на раздела страница поща.

5. Отписване от нежелани пощенски списъци

Така се оказва, че е трудно да се отървете напълно от получаване на всички видове писма до работата си електронна поща. Как да се отървем от тези, които не се интересувате?

изследвам Unroll.me - инструмент, който ви помага да организирате дистрибуцията и в рамките на няколко минути. След като се регистрирате за услугата, отворете пощенския списък, към който сте се абонирали. След това се отпишете от ненужни.

6. проверка Включете стъпка

Изглежда, Gmail знае за нас почти всичко: с които общуват, какви снимки се стремят да намерят това, което се съхранява в "Документи". Можем да кажем, че това е център за контрол на мисията и на главния команден щаб - всички връзки са тук, както и пътищата в Рим. Това означава, че сигурността трябва да се грижат за първо място.

Най-добрият начин да се справят с тази задача функция проверка стъпка. "Двустаен", защото за защита на вашата информация нужда не само паролата си от пощенската кутия, но и уникален код, което правите всеки път, когато се опита да достъп на пощенската кутия ще получи от мобилно приложение, или SMS-съобщения.

И още Рудолф съветва да се обърне внимание на услугата 1Password.

Много други популярни услуги като Dropbox, Facebook и Twitter, като в две стъпки за удостоверяване на достъпа.

Между другото, на вашите данни е важно да се гарантира, че вашият Gmail сметка не е била използвана от няколко устройства, като например два компютъра едновременно.

7. Използвайте информационно съобщение

В много посланици използва няколко съобщения за състоянието: "Изпратени", "Доставен", "Четене". На някои места, като например Facebook, за да се отнасят към тези съобщения се използват икони.

За услугата Gmail има подобно решение - съдружник. Това е приложение, добре за тези, които търсят работа, или някой, чиято дейност е свързана с продажби: много удобни за получаване на статут на изпратените съобщения.

Сега, че знаете за сигурността и икономиката на работното време, когато използвате Gmail малко повече. Надяваме се, че съветите за отстраняване на опитни професионалисти ще ви помогне да станете по-продуктивни.

Смятате ли, че всички тайни, за които каза Рудолф? Кажете ни в коментарите към тази статия!