Как да не бъде роб на електронна поща: 7 съвета от LinkedIn главата
Работа и обучение Продуктивност / / December 23, 2019
Огромен брой хора всеки ден са изправени пред същия проблем: електронна поща, предназначена за оптимизиране на процесите на организация и работа и комуникационните процеси, често се превръща в пазач зло, те кара да се напрегнато следват членовете, ако се работи върху конвейер лента. Разходи ли малко разсеяни като постоянно натрупване на информация бързо да се превърне чист и чиста пощенска кутия сметище рейк, което е още по-трудно колкото по-дълго не да се върнете към поща.
Днес ние ви предлагаме няколко прости съвета за управление на процеса на взаимодействие с електронна поща от Джеф Уайнър, главен изпълнителен директор LinkedIn. Този човек на смяна трябва да поддържат връзка с стотици хора всеки ден, и той има няколко трика, които му позволяват да не се удави в тази лавина информация.
Моята пощенска кутия по същество се превърна в централна възел в моя работен процес - по пощата, аз редовно общуват с повече от 4300 служители, работещи в 26 града по целия свят. Не мога да кажа, че винаги съм бил фен на електронна поща, или че не съм ситуация, в която работата ми с пощата изглеждаше като сизифов задача.
Както и да е, през годините съм разработил някои практически препоръки, които ми позволиха да се премине от концепцията за "поща контроли мен", концепцията за "Аз контролират по пощата."
1. Искате ли да получите по-малко поща - изпращане на по-малко имейл
Такъв съвет изглежда абсурдно просто, особено в контекста на такова често срещан проблем, но за себе си, мисля, че това е златното правило за успешното управление на електронната поща.
Това заключение дойде при мен, докато работи в предишна фирма, където двама служители най-тясно свързват с мен, напуска компанията. Те са много ефективни в общуването с хора, много работа и, както се оказа, изпрати много поща. Докато те са работили в компанията, обемът на пощата, която идва чрез електронна поща, като че ли напълно нормално, но след като те са напуснали, открих, че в пощата ми трафик е намалял с около 20-30%.
Всичко това активността на този пост е не само своите писма: имаше моите отговори на тях, и все пак имаше писма и отговори от всички получатели е прикрепен към кореспонденцията. Често тези съобщения не са търсени задължително ми участие в дискусията.
От момента, си поставих ясно условие - да не пиша без видима нужда. Резултат: по-малко имейл и по ред в чекмеджето, без да се засягат разпоредбите на работната дейност. От тогава, аз се опитвам да не се отклоняват от това правило.
2. Не е прочетено имейли висящи
Не е прочетено писма промени из основи начина, по който се работи с пощата. Ходя достатъчно бърз за входяща поща, веднага реагира на най-спешни, както и премахване ненужни. Тези писма, към която трябва да се върне по-късно, ако има време, аз Не е прочетено. Това елиминира страх, че важна писмо чета, и остави без отговор, ще бъдат забравени и ще бъдат погребани в недрата на пощенската кутия. Този подход дава възможност за един вид ToDo-Списък, на което ще се върна по-късно.
Всеки път, когато се опита да завърши с минимален брой чакащи съобщения, и в идеалния случай те не трябва да бъде най-малко. Ако този ден аз не разполагат с време, за да се върнете към тях, тогава те ще започнат със следната работа сутринта.
3. Задайте ясен график с пощата
През последните няколко години, животът ми продължава работни дни според доста график chotkomu. Повишаването на 5: 00-5: 30 ч, един час по електронна поща, да четете новини, закуска, играе с деца, обучение, офис, се върне у дома, поставете децата в леглото, вечеря със съпругата си, почиват (обикновено гледа телевизия с едновременно почистване на пощенска кутия по време на рекламите и скучен моменти).
Установено е, че се придържа към този график, аз лесно да управлявате пощата, обаче, струва си поне малко, за промяна, тъй като хаосът започва в пощенската си кутия.
В този случай, няма да се чувствате на нарастващия натиск на знаейки, че вашата кутия изведнъж се оставя без внимание. Спазване на графика ще ви помогне да запазите всичко под контрол. Това помогна на Бенджамин Франклин, и ще ти помогне.
4. се разбира
Не забравяйте, играта на счупен телефон? След това е доста смешно, но сега всичко се смята в концепцията за работа и бизнес, и то не е до игри.
Думите са много важни, както и за да се избегне двусмислието и неправилно тълкуване на нуждата им да бъдат избрани много внимателно. Колкото по-просто и ясно за да разбере текста, толкова по-малко вероятността за второ писмо с искане за обяснение на първия.
5. Помислете за получателите
Често изглежда, че полето "За" и "Як" се възприема от мнозина като едно и също нещо. В действителност, те могат да бъдат използвани по уникален начин, за да стане ясно, от който и да е от получателите, които очаквате отговор, и кой е изпратил копие от писмото, с цел да бъдат пазени в течение.
В действителност, не изберете получателите, които трябва да отговорят - това е най-бързият начин да се направи паника и объркване в разговора. 6 получатели, вместо 1 и 5 копия на получателя на помощта - това допълнително 5 възможни отговора, всеки от които може да се развие в едно цяло отделна разговор.
6. потвърждава получаването
Ако сте посочен като получател, и на писмото е наистина, адресирано до Вас, не се мързеливи, за да информира подателя, че сте получили писмо. Не се нуждае от много думи, вие просто ще "приема" или "получи". Това ще бъде знак, че информацията, която сте получили изцяло и правилно силата на звука и на изпращача не се изисква да ви изпратя нещо друго на същата тема.
Ако не потвърди получаването, подателят остава напълно наясно с писмото. Може би това се изгуби в дълбините на вашата пощенска кутия? Ако това е важна информация, съмненията и вълнението ще принуди подателя да ти пиша още едно писмо с Питам ви, за да потвърди получаването на първата буква, или помолете някого за присъствието си по време на работа място. Въпросните допълнителни хора, изпратени и получени допълнителни букви.
7. Дръжте емоциите си от пощата
E-mail може да бъде полезен инструмент, ако го използвате правилно. Тя може да се превърне в разрушителна сила, ако се използва неправилно. Най-честият пример - използването на електронна поща за обсъждане на спорни и чувствителни въпроси на конфликт.
Аз никога няма да престане да учудва как хората използват в кореспонденция думи и фрази, които никога няма да се каже, в присъствието на една и съща аудитория.
Ако изведнъж се окажете в подобна кореспонденция, направете едно просто нещо - стоп. За да разрешите спор или конфликт може, като се обадите по телефона и на получателя, било лично го срещнах. Такива деликатни въпроси трябва да бъдат разгледани не в текст кореспонденция. Текстът не изпраща емоционален компонент, интонация и други важни неща, които биха могли да бъдат от решаващо значение за конструктивно решение на проблема.
(чрез Джеф Уайнър)