Лео Babauta: моите 10 навици за работа с електронна поща
Работа и обучение Продуктивност / / December 23, 2019
© снимка
E-mail може да бъде отличен работен инструмент, и може да се превърне в източник на досадно бавене, и това е просто начина, по който го използвате. Имаше време, когато се обяви пълната несъстоятелност на имейла, а сега аз го всеки ден се провери 2-3 пъти на ден, но това минава бързо и ефективно.
Съм разработил няколко навици, които ми помагат да работа с електронна поща е много ефективна и по-добро фокусиране върху друга важна работа. И аз ще ви кажа честно, най-накрая, моята пощенска кутия е празна, и това е едно прекрасно чувство. Ще го направя в тази статия 10 от своите навици. Не означава, че трябва да ги следваме сляпо, аз просто искам да покажа моя начин, както и въз основа на него, може да се положи ви. Така че, тук са навици, които работят за мен:
По-рядко гледам по пощата
Аз не държа прозореца отворен през целия ден поща. И погледа в нея рядко. Аз дойдох до заключението, че ако моята пощенска кутия натрупват 20-30 писма, а след това на света няма да се срине, в същото време, това е номерът ще бъде лесен за бързо процес. Внимание! Казвам "процес", а не "четат". Аз отворите папката "Входящи", за да разпръсна по другите съобщения в папки, а не да ги четат и да оставите веднага.
разбивка на папки
Отварям пощата и да започне да се вземат решения бързо: Премахване или архив, чете и реагира незабавно (ако е необходимо, за по-малко от 2 минути), или архив, да изпратите бърз отговор, а след това обратно нагоре, добавя към моя списък със задачи, за да направите това по-късно (марка със звездичка, а след това архив). Във всеки случай, в нищо поща трябва да остане.
Веднага се добавят всички в Календар
Ако писмото идва при мен някои данни, за което трябва да се помни, че след като я отведе до календара. Лична среща или говори по Skype, обучение или нещо, какво трябва да се помни само една седмица - всичко се изпраща незабавно на календара. Сега е най-добрият ми навик е доведена до автоматизъм, и благодарение на нея, аз рядко за нещо, за да си спомня.
Използвайте "бързи клавиши"
Използвам Gmail, което дава възможност да се използват няколко клавишни комбинации за поща. Всъщност, аз само си пое няколко минути, за да ги учи, а след това в паметта на мускулната си спомня ключовете.
Това са "преки пътища", която използвам:
«Gi» - да се върне във входящата поща;
«Е» - архив;
"#" - за изтриване;
"С" - да създадете ново съобщение;
«R» - отговор;
«Е» - напред;
«А» - отговор на всички;
«Gs» - Преход към маркирания;
«Tab + Върни» - когато създавам съобщение, така че трябва само да изпратите го направите резервно копие.
Аз също да използвате настройката, когато след изтриване или архивиране на електронна поща, ще автоматично да преминете към следващия, без да се върне във входящата поща, тя ви позволява бързо да се придвижите нагоре докладите.
Напиши кратки писма
Моят отговор на писмото е обикновено 1-3 изречения. Аз рядко пиша писма по-дълъг от 5 изречения. И за да бъде по-добра причина. Ако наистина трябва да пиша много добре просто да го направи в Google Docs и споделяне на правилния човек. Кратко писмо означава бърз отговор от получателя, тъй като лицето, което няма да се налага да бродят из джунглата на вашето красноречие, за да се разбере и да разберат основната информация.
Бързо се добавят задачи със задачи, списък
Някои използват кутията за входящи като списък със задачи, но това не е добре пригоден за това и ето защо:
1. Строителните работи трябва да бъдат извършени, се смесва с други букви, а след това те са трудно да се хване от тълпата.
2. Разказът в писмото не винаги, не съдържа специална ръководство за действие, но въз основа на писмата, можете да поставите себе си задачата. Когато сте готови да го изпълни, ще трябва отново да прочете писмото отново, за да си спомни какво задачата специфичен сте си поставили, след като го прочетете.
3. Всеки път, когато се вгледате в публикацията, за да хване друг случай, попаднете на ново съобщение, което привлече вниманието ви и отвлича вниманието от основните случаи и вкара в ритъма на работа.
Просто и лесно със задачи, списък - е обикновен текстов документ, където можете да добавите задачи от имейли само в няколко кликвания на мишката. И по време на такъв списък би бил по-ефективен инструмент, тъй като не е нужно през цялото време да погледна в кутията за входящи.
Да се съхранява на входящата поща само непрочетени съобщения
Тази функция е за напреднали потребители. Аз хакнат моя Gmail кутия, така че тя вече не може да се съхранява непрочетени съобщения. Това означава, че ако се отвори писмото и го хвърли в друга папка, той просто ще изчезне. Това ме мотивира да се вземе решение за това как да се процедира с това писмо веднага, или просто да го загубим. Благодарение на тази конкретна конфигурация, моята пощенска кутия не е отваряйте съобщения трупат, които постепенно се превръщат боклука.
Отложи да чете
Често ми се изпрати линкове към статии. Тях аз веднага изпратени на Instapaper, за да прочетете по-късно. Ето защо аз се опитвам да прекарват по-малко време за електронна поща, защото имам толкова много интересни неща за четене, но нея.
безмилостно филтър
Когато през появи ми пощенска кутия, което не бихте искали да видите, аз веднага го изправя. Аз не съм мързелив, за да се отпишете или да се инсталира филтър на подателя. И това значително намалява потока на входящата поща. Аз съм безмилостен срещу имейли, които запушват моята пощенска кутия, и върховенството се прилага дори и в отношението на хората, които са твърде ме притесняват.
Затваряне на имейл съобщения до края на лечението
Разглоби съобщение - в близост пощата и не се отварят за няколко часа, докато там се натрупва отново достатъчен брой букви.
Започнете да откриете някои навици за ефективна работа с електронна поща - това е много вярно. Ще веднага известие колко по-спокоен да постигнете още по-важно дело, да се отървем от натрапчиви проверки поща на всеки 10 минути. Главата ти е на разположение за свежи идеи, веднага след като вашата пощенска кутия без ненужни имейли. На добър час!