"0 навън" - ясна система за поддържане на нулева входяща кутия
Работа и обучение Продуктивност / / December 23, 2019
Е-мейл на мнозина все още няма алтернатива работен инструмент и ежедневно страдание. Някой седем входящи писма, а той е сега ги разглобяват бързо. Някой разполага с 46 членове, но те също razgrebot на ден, тъй като тя се използва. За всеки човек има определен праг на входящите имейли на ден, с което той може справят без забавяне на обработката на следващия ден и, съответно, без да причинява задръствания в електрониката кутия. Можете да се обадите на прага на "естествен".
Ако буквите повече от един човек може да се справи, е необходимо да се промени подхода си към имейл-управление. Това ще повиши прага до необходимата стойност в конкретния случай. Тя трябва да бъде в състояние да обработва 100 писма на ден? Така че можете и 100, просто използвайте поща на правилния метод. Какво? Кой ще каже.
Единственият показател, че човек се справя с електронна поща е включена в нула края на деня. Основните принципи на добра обработка входящо - разбирането, че за писмото пред вас. Първо трябва да се научим как точно да се класифицира на буквите и знам какво да правя с всеки тип.
Всички входящи съобщения могат да бъдат разделени в седем категории:
- Няма нужда да се отговори, не е задължително да се чете. Начинът, по който в тези две букви: архивиране или изтриване. Ако получите редовен бюлетин, който никога не се чете, а след това направи си услуга - постигнете целта си. Едно действие в замяна да се отървем от десетки такива писма в бъдеще. Ние искаме да се научат как да се справят с потока от имейли на ден? С по-малко по-лесно да се справят с потока. Не се страхувайте да пропуснете нещо важно. Наистина необходима информация стига до вас по друг начин, и се появява пред вас все още най-малко веднъж.
- С прикачени файлове. Това може да бъде уведомление за необходимостта да плащат за нещо, или информацията за настояща или бъдеща работа. За тези писма е полезно да се създаде отделна папка, но без фанатизъм. Има прекалено много папки? Опростете. С цел да се намери нещо, точно тогава, аз не се нуждаят от хиляда папки, както и способността да се търсене използване функции писмото.
- Отговор по избор. Отговорът изглежда не е задължително, но понякога е полезно учтивост. След това преминете единствено на ситуацията.
- С първоначалният период за преглед. Интересно е да се чете, но не е задължително. Опитайте се да се отнасят до тази и предишната категория като много писма, колкото е възможно. Това е ключът към ефективната работа с електронна поща.
- Трябва да се отговори днес. Всичко е просто: вземете отговорно и сега, ако нещо наистина спешно, или в края на работния ден.
- Трябва да се отговори, но не и днес. Красотата на електронна поща, че не говорите или по телефона. Никой не очаква, и не трябва да очакват бърз отговор по електронна поща, ако не говорим за това в заглавката на съобщението. Ако крайният срок за отговор се нарича определен ден или познаваш себе си и знам за колко време трябва да се даде отговор, после тези писма в съответната папка. Например, "Отговор в понеделник", "Отговор във вторник", и така нататък. Сега си контролен списък, където има елемент направи "процес поща на сутринта, отложено за днес." За такива цели, тъй като има специализирани инструменти за: RightInbox за Gmail, FollowUpThen.com и FollowUp.cc.
- Непонятно писмо. Има писма, които е трудно да бъдат отнесени към нито една от категориите. Не режеха отражения да се организира с такива писма се отнасят към една от горните категории.
Въз основа на тази класификация, ние се нуждаем № папки за категории 2, 3, 4 и 6.
Правила ефективна обработка на електронна поща
- Позволете продължение на 30 минути в края на деня, за да донесе на входящата поща до нула. Тя е по-ефективно, отколкото се опитва да реагира незабавно на всеки имейл. Хората не многозадачни. По-малко отвличане на вниманието и превключването - по-висока ефективност.
- Какво да правим с спешно писмо? Поставям себе си на интервала, в който да се провери в квадратчетата за деня. Например, веднъж на час. Проверете кутия от наличието на спешни и важни писма, ако не са налични, се върне на работа. Не забравяйте възползва от мейл: не е средство за бързо взаимодействие. Възможно е, че проблемът, който се споменава в една от които не са спешни имейли, без вашето участие ще се решава от В края на деня, или в края на деня, вие ще получите повече информация, която ще позволи да се реши проблема по-бързо и ефективно.
- По всяко време, когато не проверявате електронната си поща, имайте писмото затворен. Изключване на известията. Отървете се от отвличане на вниманието съзерцание брой входящи съобщения. Сега имате друга работа, а времето за пощата още не е дошъл. В моменти на съмнение за правилността на този подход, не забравяйте: вие не сте атомна електроцентрала, но дори и да беше, то прегряване на реактора при всички случаи ще бъдат докладвани по електронната поща.
- Използвайте своя ангажимент навреме, за да завърши на работния ден, за да се ускори обработката на пощата. Ето защо се препоръчва да се разглоби пощенска кутия до нула в края на деня. Имате 30 минути, а искате бързо да се сложи край на всичко. Всъщност, оказва се, един вид игра, но можете и целенасочено geymifitsirovat имейл обработка.
- Дръжте ги кратко и до точката.
- Бъдете позитивни и приятелски настроени.Имейлите могат да изградят и да унищожи отношения. Вместо решаване на наистина важните въпроси, хората понякога се опитват да се търкаля най-деликатен и скрит противника нарича идиот, и целия текст се основава на това. Няма нищо странно в това, да изразят своята положителна изпрати една малка хубава фраза в тялото на имейла. Вашето удобство ще се върне при теб, и кореспонденция ще бъде много по-смислено и ефективно.
- Писма трябва да се ровя в обратен ред. И единственият начин. Изглежда, че е по-логично да се започне с по-стари имейли, но това е нашата цел - нула пощенска кутия, което означава, че до края на деня, в който получи дори първия имейла, който сте получили. Ако се направи една услуга и да започне да напусне последното писмо получено от днес за утре, цялата процедура спира да работи. Защо ви учат на компетентния работа с електронна поща, ако не спазвате основното правило? Продължи да работи както преди, и страданието.
- Отворете само необходимите писма за архивиране или изтриване на останалите. Ние също злоупотребяват с абонамент за ненужни неща (абонамент Layfhaker, напротив, много е необходимо) и като резултат да получите повече информация, отколкото може да се прочете. Как да се направи разграничение на желаните букви? Има един прост, но много ефективен правило: отворени само тези писма, които са адресирани до конкретен човек, за вас лично. Останалата част - в една от горните категории в началото на статията от ситуацията.
- Създаване на шаблони. Често отговорите на писмото доста стандартни, което означава, можете да напишете едно и също нещо. Забелязах, че написването на тази фраза често? Направете шаблон за бързо копиране и поставяне или да го създаде в пощенската служба.
- Ако поща се обработва, и все още има време, тогава ще трябва да го използва рационално. Отидете до номера на категорията на писма 3, 4 и 6 и поставят нещата в ред там.
Това ръководство, която се основава, както казахте, е правилното нещо, е едно чудесно допълнение към по-общи съвети за работа с поща от Главен изпълнителен директор на LinkedIn Джеф Уайнър. Не пропускайте 10 съвета за справяне с поща от Leo Babauta. В действителност, има много допълнителни начини изтръгне максималната електронна поща. Опитайте се да се прилагат техники за себе си, да анализира резултатите и не забравяйте да оставите в коментарите свои съвети за подобряване на ефективността на електронна поща.