Рутинно - един нов поглед към управлението на задачи
Продуктивност / / December 23, 2019
От автора:
Един от нашите редовни читатели, Джеймс Жуковски, разработил собствена система за управление на задачите и приоритетите, наречен "рутинни". Преди време, когато се говори за моята система за управление на задачите, Яков предложил да го прочетете книга и обсъждане на предложената методология. Обещах, че ще го направи, и, разбира се, обещавам. Говорихме с Яков и реших да споделя с утвърдена методология Lifehacker читателите. Веднага изрази своето мнение - техниката е интересно, има много рационални зърна, въпреки проблемите достатъчно. Но там, където те не съществуват? Всеки, който се интересува от управленските задачи - би силно препоръчвам да се запознаят. Книгата на Джеймс и аз наистина харесва. Това не е професионален публикуване. Това е просто историята на създаването и използването разработена от Яков система. Книгата не е голям, така че аз препоръчвам да я разпредели час, за да чете. Така че - нов поглед върху управлението на задачи. Система "рутинна".
Кой може да се възползва от тази система?
- За всички, които правят списъци.
- Всеки, който се сблъсква с приоритетно въпрос.
Как тази система?
Разбрах, че имам нужда от система, която може да помогне за оптимизиране на безкрайния поток от случаите и проекти, както и трябва да бъде:
- достатъчно проста
- достатъчно гъвкава
- То не изисква много усилия
- Помага бързо да даде приоритет
За това е необходимо да се препрочита много книги за управление на времето. В тях открих, разбираем, ясен отговор на въпроса "как да се създаде нашите приоритети?". Но основава на идеята, която постепенно прераства в методологията I е роден на получената информация. Аз наричам методология "рутинни"
След като забелязах, лист хартия, с план за седмицата. Leaf е облицована с няколко колони. Първата колона ─ кризисни ситуацииВъв втория ─ рутиненВ третата ─ бъдещата рутина и през четвъртото ─ идеи. По-късно беше добавен в списъка друга секция ─ цели.
Започнах да мисля за това, защо аз бях такава посока? И разбрах - за да мога да направя един бърз преглед на плановете. Аз бях в състояние да се види ясно какво е необходимо, за да се занимават с и че наистина е необходимо. Тогава ми хрумна. В края на краищата, това е едни и същи приоритети!
Какво е рутинна
Мислейки за рутината, разбрах, че, като правило, задачи имат своя собствена времева рамка, което означава, че те могат да се развият в проблем. Стана ясно, че е важно да имате списък с предстоящи проектиЗа да поставите времето си в рутиненпроекти и по този начин ги лиши от по проблеми.
Малко промяна на името, получих следните раздели:
- Проблеми.
- Рутинно. (Списъкът на проекти и задачи)
- Предстоящите проекти.
- Цели.
- Идеи.
Започнах да мисля за времевата рамка на тези участъци. Например, ако това е проблем, колко време ще бъдат изразходвани за това, веднага след като аз трябва да изпълни задача или проект? Така на следващия период от време:
- ─ проблем е, че supersrochno нужда да правите днес, точно сега. В краен случай, утре.
- ─ рутинна, че трябва да се направи днес или утре, като цяло, тази седмица.
- Предстоящите проекти ─ диапазон може да бъде много богат. Но като правило, нещо, което ще се случи това или следващия месец.
- Цели могат да бъдат тази година или по принцип не може да бъде.
- Идеи могат или не могат да бъдат най-малко.
Така например, ще получите сметката на разходите за електроенергия. Имате ли друг месец, преди да дойде "червените" законопроект. Така че, докато можете да я поставите в списъка сближаване проекти. След няколко седмици ще трябва да го преместите в списъка проекти. Но ако не направите това във времето, резултатът ви ще получи електричество в списъка проблеми.
Времевата рамка винаги може да бъде променен от себе си, че е за някой, за идентифициране на проблема може да варира от един час, за една седмица. Всичко ще зависи от скоростта и интензивността на живот, както и на конкретни ситуации.
По този начин, събитията в календара си, предстоящи проекти, списък на проектите, както и списък на всички проблеми, това е рутинна!
Това е всичко, което изисква действия сега или в близко бъдеще, а в случай на неизпълнение води до негативни последици. Например, можете игнорирани сметката си за ток, а след това ще трябва да платите глоба му +, в най-добрия. И ако се изключи електричеството?
изводи:
- рутинни проекти Това са проекти, които имат влияние отрицателно, ако не са толкова ефективни.
- Идеи и цели, като правило, не водят до негативни последици, а от това, не са част от рутината.
Например - ти дойде с идеята да плати сметката за електричество по интернет. Но след дълги часове пред компютъра, вие започвате да се разбере, че не е възможно да се направи. Така че не сте платили сметката и загубеното време.
Ето защо е толкова важно да се научат да се разделят на идеите и целите на рутинните задачи и проекти.
Сортиране на задачи и проекти
показва фигура как се сортират входящите ми. Обикновено, сортиране ми отнема 15 минути. Понякога, аз не се вписват в системата в продължение на седмици, а понякога и аз работя с него всеки ден. Добре запознат включени всеки ден, но не е задължително - най-важното, че вашите проекти не се превърне в проблем.
Всички споделени папки:
- календар
- архив
- идеи
- цели
- предстоящи проекти
- проекти
- проблеми
Има седем области, където има наши задачи и проекти. Аз не слагам "лекар посещение" в проекти. Ако имам дата и час, и за мен ще дойде едва в момента, в който това събитие аз просто zanoshu календар.
Така че, ние трябва да правя списъци: проблеми, проекти, приближавапроекти + Календар, това е вашето ежедневие. Открояват списъци идеи и целипоглед Нека да разгледаме защо?
Работа със списъци идеи и цели
Как да определя, че пред мен идея или гол? Аз просто се питам: "Какво, ако го направя, не, никога не?" И ако отговорът е "Нищо", мога спокойно да изпрати тази задача към списъка идеи.
Той помага:
- Не изтегляйте списъци със задачи
- Не зареждайте вашия мозък
Сега погледнете снимката с идеи и цели
Идеята може да се превърне в голИ се стреми да влезе в списъци на проекти. Как работи и какво има нужда?
Цели идея
За идеята удари цели са много важни за разбиране на техните ценности и принципи.
Ние трябва да разберем защо имате нужда от него. Така че ще трябва да си зададете най-много въпроси, колкото е възможно. Това могат да бъдат въпроси от такъв план като:
- Може ли това да се отрази положително върху моето ежедневие?
- Може ли да ме направи по-свободен?
- Може ли да ми направят по-щастливи?
- Може ли да е нещо, да обогатят живота си? (Духовен, физически, финансово)
Ако отговорите сами, защо имате нужда от него, и той ще бъде един наистина полезна идея, след което можете да го преместите в папката-местоназначение.
От цели проекти
Folder гола I се състои от няколко под-папки. Първата папка е новата цел, тогава целта на месеца, а след това в областта на живот и след това се изпълнява целта. Тя изглежда така:
Първо трябва да се види новата ми цел, която се отнася до района. След новия ми гол дойде в списъка, да кажем, "работа", той може да лежи там, поне до началото на следващия месец. Веднага след като новата луна идва Ще реша какво ми списъци ( "работа", "Home", "семейство"), които искам да се преместят в списъка целта на месеца.
Да речем, че са се образували нов списък целта на месеца. Много добре, но има още една важна стъпка, за да се постави задачата в списъка в списъка на проекти. Трябва да се опитаме да разберем как можете да получите това, което искате. Доколкото е възможно. Да предположим, че сте решили да си купите неблагодарна. Преди пускането на тази задача в проекта, се уверете, че те са в продажба, че имате място да се сложи това е, че знаете къде да го продаде, колко струва и имате пари. Ако не отговорите на тези въпроси, тогава целта ви ще бъде за дълго време лежи в списъка на проекта и не се движат. Ако отговорите на тези въпроси, можете да сложите тази задача (проект) списък на проекти и е лесно да се определи първата стъпка от проекта.
с рутинна работа обяви
просто тук. Веднъж седмично, вие накратко може да работи през предстоящите проекти. Трябва да се разбере, когато е време за някои задачи, за да се преместят в списъка на проектите.
Списъкът с проблеми е най-важното, ако има нещо там, тогава ще трябва да се реши точно сега \ днес е всъщност си приоритет №2 (приоритет е №1 вашия календар). Не се страхувайте, в списъка на проблемите не е толкова често и ще получите проблеми. Остава списък на проекти. Аз се състои от две папки. Входящите проекти и активни проекти. В входящи проекти дефинирам първата стъпка от проекта, например, се обади на банката. И тогава аз го слагам на активната проекта. Това е всичко.
Аз няма подробности тук, за да рисувам, че ми помага да се изпълняват задачи и проекти, но можете да отидете на сайта си и безплатен изтегляне на книга.
мек
Аз използвам Evernote за поддържане на системата. Защо този избор? Това е поради две причини.
Първо. Минах през много различни мениджъри задачи. Стана ясно, че системата трябва да бъде достатъчно проста, така че тя може да се използва без компютър. Evernote - това е просто една тетрадка, която бях напълно доволен.
На второ място. Разбрах, че за да изпълни определени задачи и проекти, аз не се нуждаят от толкова много със задачи интерфейси с възможността да се сложи отметка, но способността да се пишат и добавяне на информация към всеки проект. Това е - да се търсят отговори на въпроса "как" и "защо". И само че това, което е първата стъпка. Освен това, като правило, почти всички задачи и проекти са изпълнени с материали по проекта, които са перфектно приравнени Evernote.
резюме
И така, какво имаме? Тази система ви позволява бързо да направи разбор входящи. Не е необходимо да се промъкнат в списъка на проектите, тъй като е ясно и очевидно, че има идеи и цели, които не са част от ежедневието. Не мислете, че пренебрегваме идеи и цели. Напротив - системата може да се постигне по-защитно, защото е налице концентрация на превръщане на идеите и целите на държавата на тяхното действително изпълнение.
заключение
Нито една система, в това число мой, това не е панацея за всички проблеми. Не съществува таен ключ.
TM е само огледало на вашия характер. Порасна характер и ценят времето си.