Как да се използват ефективно живота на ГДД система

Този материал - продължение на статията "Как да се почисти с делата и всичко да върви в крак: Пълен наръчник ГДД система». На първо място, си струва да се запознаят с него, тъй като той е обяснено в детайли много от понятията, използвани.

Тази статия - стъпка по стъпка ръководство за това как да се прилагат GTD в живота. Когато пишете, аз използвам следните насоки:

• Универсалност. Описаните тук са универсални идеи и да ги използвате, за да се изгради един за себе си ГДД система, която ще работи с точно тези услуги, за които той е свикнал.
• Простота. Системата трябва да бъде интуитивно лесен за използване. При влизане и обработката на информация трябва да прекарват най-малко време и енергия, както и планирането на следните действия. Само тогава системата ще работи в дългосрочен план, дори и след дълги паузи, например, ако отиде на почивка за един месец, а след това, когато се върнете, вие ще бъдете в състояние да възстанови своя подход към управлението на работи.
instagram viewer
• Надеждност. Най-важното нещо - това е, за да бъдат сигурни в своята система, а именно, че забравяме планира нищо, така че виждате напомнянето, в точното време.
• при важна концентрация. Системата трябва да ви помогне да се съсредоточи върху това как правиш в момента, и в тези случаи, които са важни в дългосрочен план.
• Pleasure. система за управление на делата и цели трябва да ви донесе удоволствие. Например, когато лежи на дивана след тежък работен ден с телефона в ръка, да изтриете от списъка на изпълнените задачи, и да получите от него истинско удоволствие. Особено, когато той се представя по-висока производителност на растежа на вашия график.

5 основни етапи GTD система

Етап 1. събиране на информация

За да се събират абсолютно всичко, дори и най-малката, тогава нашият ум ще бъде ясно и ние ще действат като продуктивно, колкото е възможно.

Затова не е стандартната работа списъциТъй като повечето хора често улавят само най-важните неща, както и стотиците проблеми, които не са толкова важни, не се вземат под внимание. Но това е като един малък проблем, редовно напомня за себе си, да се използва значителна част от мозъчните ресурси и създаване на допълнителни преживявания, които водят до умора и стрес.

Един от най-важните принципи на системата за GTD - това е напълно разтоварени от главата на всички задачи и да ги пуснат в надеждна система, която ще помогне в точното време да се мисли за важни въпроси.

Все пак трябва да се вземе предвид, че кошовете за събиране на постъпващите данни трябва да е минималната сума за. В един идеален - един. След това ще бъде по-лесно да се справя.

Етап 2. обработка на информацията

На този етап ние обработваме информацията, която е в нашата "пощенска кутия" кошница.
Има три варианта за това как можем да направим на този етап:

• Маркирате задача като "Действие", сочейки към следващата стъпка от изпълнението му, а крайният срок. Не можете да определите краен срокАко няма точно разбиране за кога да се изпълни задачата.
• Преместване на информацията в "Directory", ако не се нуждаят от нищо, но може да дойде по-удобно в бъдеще.
• Изтриване на информацията, определяне, че това е "боклук": това е общо с това не се нуждае от нищо и тя не дойде по-удобно в бъдеще.

Етап 3. организация за действие

Всички действия се извършват чрез следния фунията.

Филтър 1 - "изрязване"

Задайте си въпроса, наистина ли трябва да се извърши това действие? Когато се съмнявате, изтриете.

Филтър 2 - "Делегация"

Задайте си въпроса, ако трябва да се направи, то тогава наистина трябва да изпълнява човек съм аз? Ако не, отговорност делегат и точка на крайния резултат, на междинните етапи на контрол (ключови точки) и в срок.

Ако действието, трябва да го изпълнява ли се премести към следващото филтъра.

Филтър 3 - "Действие"

Запитайте се, това действие ще вземе още 2-5 минути? Ако не е, направя сега и освобождаване на главата. Ако е така, капка-ин.

Действия в системата могат да бъдат от следните видове.

"Следващи стъпки" - прости задачи, които се състоят от едно действие (разговор, писане, отиват и т.н.). Например, действието "Смяна на колела зимни гуми" ще се състои от следните прости стъпки: обадя и да направи семинар, график в календара си с кола, в точното време автосервиз.

Подобни действия са удобни за събиране на списъците на място и обстоятелство (контекстни списъци). То може да бъде даден списък на "Shop", където отиваш, за всичко, което трябва да се купуват, когато сте в магазин, или списък на "Столът", в който можете да добавите срещи и задачи, които могат да бъдат извършени през вечерта след работа в любимия си стол. Или списък с "готвач въпроси", където записват всички въпроси, които ви са принудени да началникСлед това да ги решим всички наведнъж.

Всички тези действия, аз обикновено фиксират или "Google Calendar"(срещи и събития) или Todoist - облак услуги, където е удобно да се систематизират задачата.

"Проекти" - задачи за изпълнение, които изискват повече от една стъпка. Към проекта се премества от мъртвата точка, е необходимо да се опише първите стъпки, за да го изпълни и да напусне напомняне за това в надеждна система. В резултат на това, се превръща проекта на верига от прости стъпки, всяка от които може да бъде направено в следващите пет минути и да получите резултат.

Проекти I място на картите Trello. Картата е контейнер идеален за проекти, които да разположите:

• описание и цел на проекта;
• връзки към други документи по проекта;
• имената на тези, които отговарят;
• краен срок;
• чек-листове със следните стъпки;
• бележки по проекта;
• необходими файлове, и така нататък.

"Отложено действие". Ако не можем да планираме следващите стъпки без допълнителни събития или информация (например, изчакайте, докато телефонът ще изпрати познати сервизни центрове, където можете да изгодно замени гуми), като действие, което трябва да бъде вписан в списъка на "отложено". Ако желаете, можете да сложите напомняме, че трябва нещо да се контрол.

Такива списъци на случаи могат да бъдат структурирани в контекста на списък. Например, направете списък на задачите, които се възлагат на помощника си.

Списък "Някой ден" Тя съдържа творби, които не изискват активни стъпки сега, но ние бихме искали да се извърши в бъдеще.

Тя може да бъде:

• книгиИ курсове видео обучение, които искат да купят;
• полезни умения, които искат да се научат;
• поставя Искам да посещение;
• неща, които искам да си купя.

Периодично трябва да изглежда по този списък, като записа и да ги превърнат в цели за постигане, които ще работят.

Етап 4. редовен преглед

За да работи системата, трябва редовно да прави преглед на основните задачи и проекти за отстраняване на тези, които вече не са от значение, и новата подредете по важност, и изпратени на работа.

За такъв преглед се извършва редовно, следвайте тези съвети:

• Оставя се да престои 30-60 минути в графика за прегледа (първоначално веднъж седмично би било достатъчно).
• Направете списък или планирате такова преразглеждане, което определяше последователността, че зад това, което става. Този план не трябва да бъде твърде трудно, и прегледа не трябва да ви отнеме много време, в противен случай просто няма да го правите редовно.

По-долу - пример за моя списък със седмично преглед. Аз го направих във формат прекъсвачи креватчета с екшън поредица, която показва на услуги / документи, които аз гледам. Можете да го поставите по обичайния списък или изготвят от ръката на една верига, която сте готови.

Разпечатайте четири такъв контролен списък за един месец. По време на седмичната преглед Вземете един от тях в ръцете му и носена от които са заличени от списъка. Това просто упражнение ще ви мотивира да продължи провеждането на такива прегледи.

Етап 5. мерки

Когато бъде подготвен план за една седмица, има още какво да действат. Не позволявайте на един от основните грешки начинаещи да работят по ГДД система, когато твърде много време се отделя за организацията на задачите, вместо на действителното изпълнение.

Ето няколко съвета, които да направят по-ефективни действия.

1. Планове за деня въз основа на плана за седмицата. Разделете деня на блокове, избиране на 2-3 блок за извършване на важни неща, и на няколко пресечки разпределят за други задачи. Продължителност единици - за средните 60-120 минути. Добавя се блок между свободното време за спешни случаи.
2. Работата по системата PomodoroЗа това можете да настроите таймера. Същността му е проста: всеки 25-30 минути работа, да си починат в продължение на пет минути, а след третия работен блок - дълга пауза (15-30 минути). Общо има три блока от 30 минути с прекъсвания от пет минути, следвани от дълга почивка за 15-30 минути. През деня можете да прекарате 2-4 такива цикъла, в зависимост от това колко често се разсейва.
3. По време на най-важните въпроси единици се опитват да избегнат да се отвлича вниманието от други хора и други звуци (можете да включите специални слушалки музика за концентрация).
4. Определете кога енергийните нива на максимално (например, от 7 до 9 часа сутринта), и в този момент да се представят най-важните неща, които ви приближи до личните си цели.
5. Да не се планират много важни неща за вършене за деня: достатъчно е 1-3. Важно е, че в края на деня, гледане на нещата зачеркнати в плана си, че си щастлив и прави реалистичен план за утре.