Non-очевидна, но работещ начин за намаляване на времето на работа с поща
Продуктивност / / December 23, 2019
Джон Смит (Джон Смит), ангажирани в техническа поддръжка MailChimp, чрез опити и грешки доведоха до себе си най-доброто формулата за поща. Първо той nasozdavali много папки, след което се изтрива всеки един, но нито един от тези подходи не работи. И тогава той дойде в доста по-различна система.
Въпреки факта, че отговорите на писмата заемат почти централно място в работата си, той е в състояние да намали времето, прекарано на различни дейности с електронна поща, до шест часа на ден. Той открил, че дори когато пощенската кутия се счупи от имейли, няколко прости стъпки, може драматично да промени ситуацията.
Какво не си струва загуба на време
Както казва Джон, той за първи път се опитах да се класифицира на буквите и да се създаде всички видове папки: за съобщения от Шефе, за информация за различните проекти, съобщения, за които това беше необходимо да се предприемат никакви действия и т.н. нататък. Той вярвал, че тя трябва да му помогне да се спести време. Но в действителност, той започва да прекарва повече време, опитвайки се да си спомни на система за класификация и по-малко - на самата работа.
Джон СмитНапример, получих съобщение от ръководителя на проекта, той е работил върху, а също така ми е необходимо това съобщение да се предприемат определени действия. В коя папка трябва да го бъде поставен? И какви са шансовете, че ще запомнят къде да го търсим по-късно писмо?
Така че Джон реши да се отърве от всички папки, и поща него цари пълен хаос. Липсата на системата е била твърде сложна система по-добре. Тогава Джон реши да преразгледа отново своя подход за работа с пощата. Той реши да сортирате писмата не са по темата, както и от вида на действие, което те поискаха да предприеме. И ето как да го направя.
Дръжте го прости
Просто поставете в папката "Входящи" само тези съобщения, които трябва да отговори. Най-важните от тях, ако не можете да се справите с тях веднага, означена като непрочетена.
Тя може да изглежда нелогично за вас, защото повечето случаи изгаряне трябва да се извърши възможно най-бързо. Това е, а понякога наистина имат нужда незабавно да реагира на подобни доклади. Но маркировка непрочетени важни съобщения, няма да ги загубите в буца. Също така, тъй като не е нужно да се движат на буквите: те остават в папката "Входящи" и ще привлече вниманието към себе си, докато не сте до вас да ги достигне.
Джон СмитОпитвам се да го направят в пощенската си кутия не се натрупват повече от 60-70 съобщения в даден момент. Това е точно това, броят на буквите, които мога спокойно да се справят в едно заседание.
Създайте за себе си постоянен график с пощата
Всяка сутрин Джон Разпределя час се опитва да почисти пощенската кутия. Както вече споменахме, тя често се оставя на спешни съобщения "непрочетено". Джон бързо сканира бюлетини и вътрешни съобщения на компанията и отговаря на броя на максималната не-спешни случаи Публикации с който могат да се справят в рамките на час.
Когато часът разпределени за Започнем с EmailОчаквайте към края си, Джон Смит не се затваря в пощенската кутия, но си струва много по-малко внимание. Веднага след като пристигат нови съобщения, той бързо сканира имената на съдържание и на подателя, за да им даде известно предимство. Ако съобщението може да се отговори без да спира за дълго време от други работи, Джон прави. Но той започва да се занимава с пост отново.
Към края на деня, Джон разпределя още 30 минути, които се опитват да ги възложите работа с поща. По това време той се занимава с буквите, които изискват от него да никакви действия: да се даде одобрение, напишете подробен отговор или да се вземе някакво решение. Това е, когато той обръща внимание на съобщенията, които са маркирани като непрочетени.
Джон СмитМога да прекарват много повече време за работа с електронна поща, но тези временни ограничения помагат ми да се концентрира по-добре и да бъдат по-продуктивни.
Класифицират имейли според вида на отговор
За някои съобщения, Джон все още се създаде отделна папка. Някои писма, че не като непрочетени, че разпределя всичко в две посоки. Публикации, които изискват всяко действие или реакция от колега (не е задължително спешна), Джон поставят папка "марка". Тя е предназначена за имейли, които могат да се сортират в следващия ден или по-късно през седмицата.
Дори по-малко спешни писма Джон се премести в папка "Read". В допълнение, той използва специален филтър, който автоматично поставя бюлетина в тази папка. За да инсталирате филтъра, трябва да се харчат само за няколко минути, но това просто действие по-късно ще ви спести много време и усилия.
Ако използвате този метод, вие ще получите три активна папка, които се различават по степента на неотложност на отговор на съобщения "пощенска кутия" с непрочетени съобщения, "Марка" и "Четене".
Архивиране на съобщения
За всичко останало, Джон Смит използва функцията за архивиране на съобщения. Това му помага да почисти пощенската кутия и глава от ненужни задачи.
Джон СмитВеднага след като прочетете съобщението и предприема необходимите действия, било то фирма или новинарски изпращане, което съм подписал, аз архивите на.
Ако съобщението съдържа важна информация, която Джон иска да запази за бъдещето, той бележи звездичка архивирани съобщение, така че може да се намери по-бързо.
Бъдете особено внимателни, когато решите да изтриете съобщението
Джон рядко се използва функция за изтриване на съобщения. Това е урок, той черпи от реалната практика. След като Джон изтрит съобщението от колега, съдържащ информацията по това време той не смята за важно. Вече след като служителят е напуснал фирмата, Джон необходима информацията от тази буква. После разбра, че той е бил в твърди корици.
Джон СмитСлед това започнах да се отстрани само тези писма, които не са точно са ми полезни в бъдеще. Не се обиждайте, скъпи колеги, Който Ме е пратил прекрасна SIFCO с печати, но това са посланията и посочете "пазарска количка."
За да се стигне до тази система, Джон Смит се опита много различни подходи, които са доказали своята ефективност достатъчно за него. Той тества методите, използвани от други хора, но скоро разбрах, че трябва да се опитаме нещо друго. Джон стигна до заключението, че всяка система работи само когато тя се вписва добре от гледна точка на вашата конкретна работа.
Опитайте този метод или да търсят нещо по-различно. Може да имате възможност да се намери начин да се харчат за работа с електронна поща, е дори по-малко време.