Контролирайте "кран", или как да не се удави в потопа на информация и задачи

С "кран" списъка с Вашата задача никога не е празен. Защото "кран" - това не е просто информация, е фабрика на нови работни места. Някои елементи в списъка със задачи са ясни, като имейли от шефа или клиентите, които изискват внимание. Но много от тях не са изразени изрично.

В тази статия, която е на стойност четене и размишлявайки върху него. Постът, който искате да коментирате. Сподели хареса с приятели и колеги.

Няма значение колко часа на ден се занимавате с малък бизнес. Основното нещо е, че те се вижда краят. Това е "кран".

И това понятие е много по-широк, отколкото просто списък със задачи. И в деня, за съжаление, все още е 24 часа.

чучулига

Ако сте като мен, всички творчески и комплекс заработи добре, Тя се движи през нощта по-рано. Има много причини - психологически и физиологични, - защо това е така. Но "хидрант" вътрешните си ритми са дълбоко безразлични. Защото, докато спите, количеството информация, продължава да се увеличава.

Закуска, отвори пощенската си кутия, а потокът на "хидрант" разбива на екрана, който през цялата вечер беше под налягането на буквите в сметките на поща в "Битрикс», Twitter, LinkedIn, Facebook, в базовия лагер, Jira, Trello и като. В календара си - отговаря на исканията и указанията от шеф, партньори, клиенти, подизпълнители, колеги. А фактът, че вчера не е бил в списъка със задачи днес запали и изисква незабавно изпълнение.

"Кран" няма да чака за вас. Той шумно изисква време и внимание.

Изведнъж на часовника 11 сутринта - и вече сте загубили по-голямата част от деня.

Как да отговорим на тази ситуация? Като цяло предлагат две възможности: или да се промени поведението или използването на технологиите. Но защо не се използва технология, за да се създаде основа за промяна на поведението?

Как да управлявате информацията, задачите и идеите ефективно? Трябва да се разбере, че непрекъснат поток от информация, и като цяло, това е повече потока: информация, предоставена от електронна поща, социални мрежи и медии, интернет сайтове, вестници, по време на срещите, приятели и дори си главата. Не всичко може да бъде покрита.

Трябва да обработва съобщенията, да реши какво да прави с тях, за да отговори, използване, акции, освен за по-късно или изтриването? Кога да го направя? И как да се намери време, за да се справи с всичко това?

За съжаление, мултитаскинг режим, когато се опитате да получите всичко наведнъж не работи. Вие не контролира графика си, вие сте трудно да се намери свободно време, освен по пощата и фокусът върху нещо за повече от 5 минути. Ако е така, вижте моя метод за управление на времето за максимална производителност през целия ден - може би това е, което ви трябва.

Три допълнителни инструменти и техники

Ежедневен ритуал. По това време ние ангажирани в организацията и планирането, с акцент върху малки и големи проблеми.

Проучването - Queuing - склад за информация - Дистрибуция. Паричните преводи от "кран" в материала, с който да работи. Форма списък със задачи, лично библиотека от полезни ресурси, информация стабилна лента от социалните мрежи и медиите.

Завеждане на дела до края. Ние управляваме списък със задачи и свободното си време.

Работа в съответствие с вътрешните ритми

Само вие ще бъдете в състояние да се изчисли със собствен набор от начини за увеличаване на производителността - всичко, което мога да споделя само моя.

Аз се открояват най-доброто време, за да се справи с най-важните предизвикателства

На сутринта, когато мозъкът ми работи най-добре, аз се разпределят на 2-3 часа, за да се гарантира, че работата по най-важната задача, и да не се разсейва повече за това. Проучванията показват, че работниците, които са разсеяни - или са те самите разсеяни - най-малко веднъж на всеки 3 минути, изискват най-малко 20 минути, за да се потопите в задачата отново.

Започнете деня си струва с трудна задача, дори и ако това лице може да започне с нещо по-лесно. На ден изисква да непредвидени обстоятелства, допълнителни срещи - и основен приоритет и няма да бъде изпълнена.

пауза

Каквото и да е, обикновено след 60-90 минути концентрацията намалява, така че споделят една сутрин За периода на работа на две части, което го прави кратка почивка, по време на които е задължително да напусне работното място място.

Учените твърдят, че заседналия начин на живот води до сърдечни проблеми, лоша поза, някои видове рак.

Дори и да седне на едно място за само 30 минути, метаболизмът ще се забави до 90%.

вечерта

Нивото на енергия пада рязко в следобедните часове, затова мнозина предпочитат по това време да поспя. След вечеря се опитам:

• да се срещам с хора, аз съм сигурен, че едва ли е в състояние да направи добра работа в даден момент, и комуникация дава допълнителен тласък на енергия;
• заема малка, проста, и организационни цели.

Сутрин и вечер ритуал

Трябва да решите точно какво да правят по време на тези часове. Това означава, че трябва да се отвори пощата, да преведе част от съобщенията в списъка със задачи и да намерят време за тях, наред с други проекти.

Проблемът е, че съобщенията се запълват в пощата си - истински вампири, които се хранят с времето си. Анализ тях, прекарват повече време и усилия, отколкото изглежда. И най-лошото нещо, което, без значение колко го напрегнато, част от теб винаги иска да провери пощенската си кутия.

Решението е, че входящите трябва да се разглежда като опасни животни, които по-голямата част от времето, което трябва да се запази в клетка, но все пак от време на време, за да произвеждат, така че те не се спука.

Аз работя с членовете на два пъти на ден - сутрин и вечер ритуали. Толкова съм свикнал с тази процедура, че работата с входящ стана луд за същия автоматизиран задача, както за необходимостта да се хранят тялото и напитка.

Между тези два периода, не се тревожи за това дали нещо по пощата и не е забравил дали имам нещо важно - Вярвам, моята система. Ето защо, затваряне на пощенската кутия, отивам на работа с ясна глава.

И тъй като ритуал сутрин обикновено е кратко (повечето организационни въпроси оставени за ритуала на вечер), аз обърнем повече внимание на най-важната задача.

списък със задачи

За да организирате деня си и да спре потока от входящи, смучене всички сока на живота си, трябва да техники и инструменти за употреба.

Един такъв ефективни техники е "Проучване - Queuing - склад за информация - Дистрибуция", която се превръща в поток случаен:

• удобно за списъка със задачи,
• библиотека от полезни материали, които се съхраняват за по-нататъшно сътрудничество с тях,
• набор от материали, които да споделят с колегите си.

В идеалния случай, е необходимо те да бъдат разгледани по време на сутрин и вечер ритуала. Нека разгледаме този процес по-подробно.

Проучването включваше

пощенска кутия - е всичко, от е-мейли и съобщения за Twitter и довършителни вашите записи.

На първо място, не забравяйте, не входящо не изисква незабавен отговор. Ние всички се научили да изпращате и получавате бързи отговори на имейли, но тя не е наред: всеки, който се очаква тя налага допълнителни задължения за вас.

На второ място, отворен всеки имейл и да отговорят на това - абсолютно неефективна. Вие ще бъдете по-продуктивни, ако направите едно нещо. Например, просто разглеждате пощенската си кутия. Нашият мозък не е много добра връзка на множество задачи, взети заедно. Когато хората си мислят, че те могат лесно да се справят с много задачи едновременно, всъщност, те просто бързо да превключвате от една задача към друга. Но това има отрицателен ефект върху възприемането и концентрацията.

Ето защо, когато отворите входящата поща, трябва просто да ги проверите. Това е класически модел с един процес ", за да отнесе случая до края":

• ако можете да видите постъпващите за по-малко от две минути, и да направи;
• ако не можете да, да го добавите към списъка със задачи, които трябва да се върне по-късно;
• можете просто да игнорирате файла.

Дори и да отворите списъка на чакащите, които пристигат веднага след преглеждате съобщението, все още имате време да се коригира.

Преглед на входящите сутрин, само когато е абсолютно необходимо.

Когато на сутринта, за да видите съобщенията си, да си зададете въпроса: дали те са спешно? Тези спешни съобщения - вашият враг номер едно, тъй като те отнемат ценно време, че би искал да прекара да изпълнява най-важната задача.

В противен случай, просто трябва да се добави към списъка изберете "Проверка на съобщенията през вечерта" задачи.

На опашката

Non-неотложни задачи, които отнемат повече от 2 минути, поставени в една от двете линии секциите:

1. Какво трябва да прочетете това: онлайн ресурси, които трябва да се чете и да размишлява едно кликване добавите към джоб. Тези материали могат да се върнат по-късно и от всяко устройство.
2. Какво трябва да се направи: входящите съобщения, използвайки DoIt.im изпращат директно към списъка със задачи.

Разбира се, списъкът на задачите може да бъде ръчно, но аз вярвам, че това е по-удобно приложение.

Четене и разпространение на материали в личния библиотеката

По време на вечерта ритуал се върна към списъка на задачи и проверка на материалите, които се редяха на опашки за четене. Тъй като аз използвам джоба, не мога да ги гледам по време на пътуване в метрото, докато чакат за среща или по друг свободен момент. Ето защо, аз обикновено бързо се зае в списъка.

Ако материалът е наистина си струва, аз го добавите към Diigo - моят онлайн библиотека от полезни материали. Възможно е да се организира таговете, така че лесно да се намери бележка на следващия ден, месец или дори година. И специален ви благодаря за възможността да Diiogo фасетиран търсене.

l8r етикет (който е по-късно - от английски език. "По-късно") поставя на ресурса на друго място, на което да се обърна по време на нощни проверки списъка със задачи.

В допълнение, Diigo автоматично запазва копие от всеки текст, който добавих в полето за бележка. Мога да редактирате тази бележка, поставете забележки, идеи, които се появяват в подходящ момент, когато искам някой да се дял материал.

дял

Някои тагове в Diigo ви позволява да публикува навсякъде ресурс. Благодаря за тази магическа IFTTT:

• с маркер като материалът е изпратен на моя Tumblrkak цитира публикация
• ако изберете маркер Tweet заглавие и линк към поста изпратено до Twitter,
• Можете да конфигурирате етикети към други сметки: LinkedIn, Facebook ...

Благодарение на този метод, целият поток на "кран" се изпраща към списъка със задачи и лично библиотека и избрани ресурси, от своя страна, могат да бъдат споделени. И всичко това, без да губи фокус.

вечер ритуал

От тази сутрин искам да се съсредоточи върху творчеството, вечер ритуал - е в основата за планиране за целия ден.

Как да започна една вечер ритуал

По времето, след обяд:

• Аз вече приключи сутринта, за да работи по най-важната задача;
• натрупания външен непрочетени съобщения, които получих, когато бях доста заети в най-важната задача;
• на опашката в списъка на задачите, съдържаща Таско, което сложих там през нощта, и общи задачи, че изпълнява по време на вечерта ритуал всеки ден.

Актуални ежедневни задачи

Както бе споменато по-рано, през вечерта ритуал включва такива задачи като:

1. View. Това е пълна проверка на всички: Аз се занимавам с всичко възможно, дори и с тези материали, работата, която ще отнеме повече от 2 минути.
2. Прочетете, разпространявате акция. Аз работя с всички интересни неща, които, добавени през последните 24 часа.
3. списък за контрол на задача. Open своя страна, цели и въз основа на постигнатия напредък в работата по най-важната задача, аз:

• Реших, че ще направя тази вечер, както и че се прехвърля за следващия ден,
• реши кои задача е най-важната задача утре сутринта, и да определи колко време ще трябва да се плаща,
• от времето на график за почивка (или не го поставяйте след това или някога).

Съществуват няколко случаи, например за да отговори на имейлите, получени вчера, или задържане счетоводство финанси и др. Някои от тях се появяват само в специален ден. Например, мога да проверя по-горе Diigo всяка сряда и събота.

седмичен тест

Всеки понеделник в списъка на задачите, които трябва да включват позицията "Направете списък с цели за седмицата." Така че всяка вечер в продължение на седмица, аз да се има предвид целта: дойде по-удобно, когато трябва да реши какво да прави и днес, и какво да оставя за по-късно.

Всеки петък вечер, аз психически преглед на тези цели и да ги оценява критично.

Едва тогава идва време за почивка

Както вечерта лесни за управление график и по-трудно да работи по трудни проблеми, а след това през деня съм вероятно да бъдат ангажирани с оглед и да добавите задачи и материали на мястото си. Но дори и в този случай, най-малко половината от деня Входящи ще бъдат затворени.

Моят ден завършва цел "Проучване - Queuing - склад за информация - Дистрибуция", така че нов ден редуват да започнат без товар от недовършена работа.

Надяваме се, че тази техника е повишаване на производителността ще бъде полезна за вас.