Защо списъци не работят и как да го оправя
Продуктивност / / December 23, 2019
Находчивите управление на времето включва получаване на добри резултати за по-малко време. Популярна блогър и предприемач Томас Oppong казваКак да направите планове за постигане само пречат на производителността са цели и защо обикновено списъци със задачи.
Защо обикновените списъци не помагат
В един прост за задачи, списък, не отразяват колко време ще отнеме изпълнението на дадена задача. И най-вече, да започне с малки и прости, че не се нуждаят от повече от пет минути.
Постепенно се стигне до това на няколко пъти отнема само най-простите неща, но важното и труден отлага постоянно. В резултат на това големи проекти не са мръдна. И по-голямата част от точките на плана, не са били изпълнени, защото вие продължавате да добавите към тях, без да има система за контрол.
Ето го задейства Zeigarnik ефект, според което хората помнят незавършени или прекъснати действия по-добре от екзекутиран. Това означава, че мисълта за недовършена задача от списъка на делата, за да се въртят в главата ти, докато не изпълните. Вие ще преследва чувство на принуда, поради което ще бъде трудно да се концентрира върху работата си. В резултат на това може да доведе до стрес и безсъние.
Как да планират ефективно
Опишете своя перфектен ден
Джейсън Уомак, изпълнителен-треньор, говорител и автор на производителността, препоръчва подхода си към организацията на процеса, за да се постигне целта. Той предлага перфектен ден, за да напиша сценарий за да стигнете до него. Осъзнаването, че идеалът за вас, мотивирани да работят.
За да създадете скрипт отговор на следните въпроси.
- Как искате да прекарате деня?
- Какви дейности трябва да бъдат завършени днес точно?
- По кое време най-продуктивните си ти?
Въз основа на отговорите, вие ще бъдете в състояние да се разделят на работното време на сегменти, всеки от които да се включват определени задачи от задачите ви да направите листа.
Този метод ще помогне за по-ефективно работа със списък от случаи и своевременно да се справи с неотложните и важни въпроси, с.
План за всичко в календара
За да правя списъци са най-ефективни за Вас, не правят прости планове, без срокове и срокове, както и да научат как да използват правилно календар.
Моля, опишете по-подробно в това идва един ден или една седмица. Празнувайте всичките си бизнес в календара си и престой на създаден график. Това ще ви помогне да се реши за кои проекти да се предприемат, на първо място, и дали можете да добавите още задачи.
Вместо обичайните приоритизиране конфигуриране точките на плана с датата и точния час - особено в най-важните задачи. Това ще даде чувство на неотложност, и вие трябва да ги завършим до определен момент.
Оценяване на всяка задача
Ако не се анализира как да се харчат всеки ден си, шансовете са ви прекарват голяма част от него се губи.
Един от най-важните правила на производителността - да не позволи на задачата да отнеме повече време, отколкото го изисква.
За ефективно управление на времето не е достатъчно просто да знам какво трябва да се направи. Трябва да се помисли за колко време ще отнеме. По-добре да каже: "Днес имам само на 40 минути, за да го направя", а не да се планира нещата в един прост ред на важност без определен срок.
Добавяне към списък със задачи, оценка на това колко време ще отнеме изпълнението на всеки елемент. Опитайте се да планирате всяка минута от 8 до 17:00. Определя се предварително, когато те се паузи. Направете график за проверки уведомления, електронна поща и социални мрежи.
Може да изглежда, че тази дейност отнема само време. Но в действителност, тя определя на бара, където се опитвате да съвпадат. И в крайна сметка ще видите, че концентрацията си е подобрен.
Следете колко време прекарват на задачи, - тя може да бъде за вас истинско откритие. Така че можете да определи стила на своята работа и ще бъде в състояние да я подобрим. И все пак това помага да разберем кое време на деня ви са повече или по-малко ефективни.
Джеймс Харингтън, собственик, управление на процесите специалистИзмерение - е първата стъпка, която се изисква, за да наблюдава и в крайна сметка се подобри производителността. Ако не можете да измерите нещо - не можеш да го разбереш. Ако не можеш да разбереш нищо - не можеш да го контролираш. И ако не можете да го контролират - вие със сигурност не може да си позволи да я подобрим.
Анализирайте време, и тогава вие ще бъдете в състояние да го разпространява правилно.
Осигуряване на датите
Отворете своя календар, или приложение за график и да завърши в списъка на задачите, дължими. Присвояване на ниво на приоритет на всеки.
И за да се разбере какво е необходимо да се отделят повече време, си отговорете на няколко въпроса:
- Какви дейности ще отнеме по-малко от 20 минути?
- Какви неща се нуждаят от повече от един час?
- Какво по-добре да се направи на сутринта, когато най-много енергия?
Сега, вместо на "Завършване на проекта дизайн" запис "Пълна проект за два часа." Дори и да го довърша, че не е нужно време, а след това най-малко да се придвижат от мъртвата точка, без да харчите цяло денонощие.
Ако не разполагате с цел да се изпълни задачата на определена дата, все още планират да похарчат за него известно време. И след това преминете към други важни неща. Така постепенно ще можете да прегледа сметките на големи предизвикателства.
Фракция големите задачи на малки
В някои случаи може да отнеме часове или дори дни. Ако трябва да работи по голям проект, отделете няколко минути, за да мисля за това. Кои части се състои от? Какви усилия трябва да се направи и колко време ще отнеме? Напиши го надолу.
На следващо място, се разделят на проекта на няколко задачи с ясни срокове и решаването им един по един, докато неговото завършване. Колкото по-голяма воля на малки действия, толкова повече те ще изглежда осъществимо.
Когато непревземаема количество работа се превръща в нещо малко, мозъкът се фокусира върху това, което трябва да направите сега - по конкретна задача и малка мишена. Затова е по-добре да се организира спринтове за 40-60 минути с кратки почивки.
Работата по една задача в даден момент
Дайте си цялото си внимание, и тогава вие ще бъдете в състояние да бъде толкова ефективен, колкото е възможно.
Марк Мърфи на Forbes обяснява"Когато хората могат да избегнат прекъсвания в експлоатация, с вероятност от 67% от тях остава с впечатлението, че" днес беше много продуктивен ден. "
Да работи за един час върху една задача, без да се отвлича вниманието наистина има смисъл. Но това може да се окаже трудно, особено ако са постоянно да получавате известия, или трябва да отговори на въпросите на колегите си.
Съсредоточете се върху работата, като например машини Pomodoro. Тя включва 25 минути работни спринтове с кратки почивки петминутни. След няколко такива подходи могат да почиват.
Този метод не е универсален: педя и стил на работа са различни. Затова опитате различни техники за управление на времето и остана с този, който работи за вас лично.
Например, ако сте по-продуктивни на сутринта, след това се прехвърля в този момент задачи, които изискват повече време. Така че можете да станете по организиран и да бъде в състояние да постигне повече.
виж също🧐
- Как да не се наруши плановете и спазването на срокове
- 4 начина да се направи още по-седмица, отколкото други имат време този месец
- 4 начина за организиране на списък със задачи, за да работят по-ефективно